苗艷紅 國網(wǎng)河南省電力公司武陟縣供電公司

引言：所謂的檔案數(shù)字化指的就是利用現(xiàn)代科學技術(shù)，包括計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、多媒體技術(shù)等，打造一種新的檔案信息儲存形式。相比起傳統(tǒng)檔案管理，檔案數(shù)字化能夠更加方便快捷地打造一個檔案信息庫，實現(xiàn)資源的存儲、調(diào)度和共享。除此之外，檔案數(shù)字化對于提高企業(yè)經(jīng)濟效益、工作效率以及檔案的保護工作都有著重要作用。

1 電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容

電力企業(yè)檔案管理內(nèi)容包含一般檔案管理工作的要求，但其特殊的行業(yè)性質(zhì)也決定了特定職責的存在。從具體內(nèi)容上看，包含以下幾個方面。首先是日常業(yè)務管理，它是根據(jù)上級主管單位安排的工作目標，進行檔案工作的合理調(diào)配，負責檔案的整理、收集、保管，并符合各類檔案的利用和鑒定工作。另外，全宗卷的編制和管理工作應該落實到位，并負責開展檔案信息資源的開發(fā)和利用，統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)好相關(guān)工作，對原始信息進行合理的收集、查詢和管理。數(shù)字化管理后，紙質(zhì)載體的檔案可以轉(zhuǎn)為機讀檔案，既節(jié)約了保管費用，也節(jié)省了占地空間，查閱方便迅速，避免了反復印制資料造成的紙張和人員的浪費。數(shù)字化管理后檔案能及時歸檔，并能盡快提供利用服務。數(shù)字化檔案管理使查詢檔案資料變得快捷、方便，做到足不出戶可查所需，數(shù)字化使信息共享成為現(xiàn)實?？梢钥吹皆夹畔⒌墓芸毓ぷ魇菣n案管理工作的基本內(nèi)容，而行業(yè)性的特殊內(nèi)容體現(xiàn)在基建工程、變電站等相關(guān)部門的檔案管理工作等方面。

2 檔案數(shù)字化管理在企業(yè)管理中的意義

數(shù)字化的檔案信息和信息化的檔案管理手段是檔案數(shù)字化管理的兩個主要內(nèi)容。檔案數(shù)字化建設是現(xiàn)代企業(yè)信息管理工作的主要內(nèi)容，檔案完整性和使用價值的高低其實就是企業(yè)管理水平的一種體現(xiàn)。檔案數(shù)字化建設對企業(yè)管理來說，其一，由于縮小了占地空間，節(jié)省了保管費用，為企業(yè)節(jié)約了運營成本，還有效避免了傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的資料反復復制浪費紙張，浪費人力的問題。其二，檔案數(shù)字化建設中通過充分利用網(wǎng)絡信息資源為企業(yè)提供當下急需的信息資源，整個過程便捷高效，促進了企業(yè)生產(chǎn)效率的提高。其三，檔案數(shù)字化建設最大化實現(xiàn)了資源的共享，檔案信息可直接通過網(wǎng)絡渠道供多個使用者下載，提高了檔案信息的利用率，充分發(fā)揮了檔案信息的價值，在一定程度上促進了企業(yè)經(jīng)濟效益和管理效益的提高。

3 企業(yè)檔案數(shù)字化工作的對策及建議

3.1 加強信息技術(shù)的利用

要想進一步加強企業(yè)檔案數(shù)字化工作，那么還需要不斷加強信息技術(shù)的利用。隨著當前科學技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)也在發(fā)展進步。因此，企業(yè)檔案數(shù)字化建設除了要注重硬件設施的建設以外，還需要重視軟件的應用。在當前，可以通過編程技術(shù)建立一套檔案資料管理系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)資料的錄入、導出、整理、傳輸、存儲、共享、應用等功能。這樣一來，就能夠更好的提高檔案管理的工作效率。

3.2 建立推進企業(yè)檔案數(shù)字化建設的制度

第一，要結(jié)合企業(yè)實際情況制定統(tǒng)一的檔案信息歸檔日期，提前歸檔或者未按時歸檔的都要對相關(guān)責任人進行嚴格的處理。第二，將企業(yè)各個部門的檔案工作情況加入到年終績效考核指標中。第三，強化檔案工作責任制，企業(yè)各部門要將初始檔案的建立工作細分到人頭，進而相關(guān)資料的收集、整理、保存和上交等程序才能得到有效的保證，相互之間還能起到監(jiān)督和提醒的作用，從而養(yǎng)成良好的檔案管理習慣。另外，由于檔案管理中的保管環(huán)節(jié)涉及收集、著錄、標引、數(shù)據(jù)加工、檢索和保密等多個重要環(huán)節(jié)，針對此必須建立系統(tǒng)性的工作秩序。

3.3 建立數(shù)據(jù)庫

企業(yè)在經(jīng)營管理的過程中，需要加強檔案資料的管理，這是因為企業(yè)在不同的業(yè)務活動中，產(chǎn)生的檔案資料均屬于重要的信息憑證，記錄的信息內(nèi)容，對于企業(yè)的綜合管理以及相關(guān)戰(zhàn)略計劃制定等具有重要作用。企業(yè)在檔案管理工作中進行數(shù)字化的管理，需要對相關(guān)應用平臺和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等進行建設和完善，并在此基礎上利用先進的計算機網(wǎng)絡，提高企業(yè)檔案數(shù)字化建設的總體效益。在檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的構(gòu)建中，要保證數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性、規(guī)范性和完整性，同步建立文件型數(shù)據(jù)庫和檢索型數(shù)據(jù)庫。企業(yè)檔案數(shù)字化建設工作的實施，主要是為企業(yè)的檔案管理提供先進的信息技術(shù)應用平臺，建立和使用的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)要求具備文本保存和信息檢索的功能。這是因為企業(yè)的檔案管理，對于文件信息要能夠?qū)崿F(xiàn)電子化和數(shù)字化的保存，同時，要滿足企業(yè)內(nèi)部人員的檔案檢索和文件調(diào)閱需求。

3.4 提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)

首先，從源頭抓起，嚴把人才引進關(guān)，在充分考慮企業(yè)發(fā)展需要的情況下，引進同時具備計算機知識和現(xiàn)代檔案管理專業(yè)知識的人才，開展企業(yè)檔案數(shù)字化建設工作。其次，加強在職檔案管理人員的培訓工作，分計劃開展現(xiàn)代信息技術(shù)培訓和數(shù)字檔案管理知識的培訓，從實踐能力與技巧，思想意識和態(tài)度兩方面提高檔案人員的數(shù)字化管理水平，強化管理意識。最后，著重培養(yǎng)一批專業(yè)人才，具備系統(tǒng)開發(fā)與維護、知識產(chǎn)權(quán)使用與保護等方面的技能。

結(jié)語：檔案數(shù)字化建設是檔案管理發(fā)展規(guī)劃的重要任務，其核心是資源建設，也是未來各企業(yè)發(fā)展的必然趨勢。檔案數(shù)字化建設可以通過各種技術(shù)手段來對檔案信息資源進行數(shù)字化管理和利用。相比于傳統(tǒng)的管理手段，在優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)、提升管理水平、促進現(xiàn)代技術(shù)的使用等多個方面都具有顯著的效果。因此，我國的檔案數(shù)字化質(zhì)量管理和安全管理工作也有廣闊的發(fā)展前景，電力企業(yè)也應該意識到這些工作的重要性，并針對性地采取優(yōu)化措施。