馮健文， 林亨斌， 林 璇

(韓山師范學(xué)院 a.計算機與信息工程學(xué)院; b.基建后勤與資產(chǎn)管理處，廣東 潮州 521041)

0 引 言

實驗室是高校的基本辦學(xué)條件之一，也是衡量高校辦學(xué)水平、科研能力的一個重要標(biāo)志。如何充分發(fā)揮投資效益、提高實驗室建設(shè)的成效，從而更好地為人才培養(yǎng)、科學(xué)研究服務(wù)，是教育管理部門和高校實驗室建設(shè)與管理工作者需要思考及研究的重要課題。國內(nèi)不少高校引入了過程管理、項目管理或多級管理等方法[1-8]，進行了實驗室管理改革探索，并建立了實驗室綜合信息管理系統(tǒng)[9-10]，提高了工作效率和項目質(zhì)量。其中，采用過程管理方法可使實驗室建設(shè)項目從宏觀決策的角度，統(tǒng)一實驗室建設(shè)的總體流程和子流程，減少人為因素，明確執(zhí)行者和決策者職責(zé)，充分利用各種資源，達(dá)到既滿足教學(xué)和科研的需求，又能發(fā)揮資金最大效益的效果，因此受到較多關(guān)注[4-6,9,11]。但是現(xiàn)有研究和應(yīng)用存在一些問題：多側(cè)重事務(wù)流程化管理，流程與管理分離，忽視過程全局聯(lián)系；注重硬件資源建設(shè)，忽視實驗室資源的有機聯(lián)系；注重業(yè)務(wù)流程信息化，忽視質(zhì)量管理信息化；注重完成項目，忽視建設(shè)的有效性論證等。

從過程管理出發(fā)，提出一種基于業(yè)務(wù)和管理過程的過程網(wǎng)絡(luò)，重點討論了采用質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和協(xié)同實驗數(shù)據(jù)輔助管理過程決策的方法，并介紹了構(gòu)建實驗室建設(shè)項目管理協(xié)同過程網(wǎng)絡(luò)的步驟。實踐證明該方法能充分使用各類實驗室信息資源，實現(xiàn)過程管理全局化、管理職責(zé)角色化、分工組織科學(xué)化、輔助決策協(xié)同化的管理目標(biāo)，提高工作效率、管理力度和建設(shè)效益。

1 過程管理

1.1 過程網(wǎng)絡(luò)

過程是指把資源輸入轉(zhuǎn)化為輸出的活動。根據(jù)企事業(yè)單位的業(yè)務(wù)質(zhì)量目標(biāo)，若干個過程按某個執(zhí)行次序形成過程鏈，若干條過程鏈組成過程網(wǎng)絡(luò)。在信息化的要求下，過程分為業(yè)務(wù)過程和管理過程[12]，任何過程執(zhí)行信息都必須記錄。業(yè)務(wù)過程的執(zhí)行必然需要與業(yè)務(wù)有關(guān)的專業(yè)知識，而管理過程不僅負(fù)責(zé)資源的傳輸，還要完成判斷業(yè)務(wù)過程的完成質(zhì)量，并選擇合適的處理措施。業(yè)務(wù)過程不涉及決策，管理過程則必須在設(shè)定的管理規(guī)則下進行控制執(zhí)行流程。圖1顯示了一個包括3個過程鏈的過程網(wǎng)絡(luò)N1。過程鏈A中，管理過程AM1根據(jù)規(guī)則選擇執(zhí)行業(yè)務(wù)過程A2或A3。

圖1 過程網(wǎng)絡(luò)

1.2 過程質(zhì)量檢查

業(yè)務(wù)過程的執(zhí)行情況可通過質(zhì)量檢查標(biāo)準(zhǔn)衡量，每條過程鏈中要有相應(yīng)的管理過程設(shè)置質(zhì)量檢查點，所有檢查均通過表明整個過程網(wǎng)絡(luò)達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

過程管理信息化要求盡可能實現(xiàn)質(zhì)量檢查自動化，因此要預(yù)先制定定性或定量的評估標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)檢后的處理方案也由計算機自動完成，如圖2(a)所示，在自動管理過程M中有一個質(zhì)量檢查標(biāo)準(zhǔn)。對于無法給出支持自動管理的評估標(biāo)準(zhǔn)的情況，則需要在業(yè)務(wù)過程后增加人工檢查過程，例如專家論證、復(fù)核等，如圖2(b)所示。這時質(zhì)檢結(jié)果的處理方案可能有多種，甚至可由人工自定義選擇。

人工檢查容易出現(xiàn)主觀判斷，在該業(yè)務(wù)過程可以加上判定規(guī)則以及來自于第三方系統(tǒng)的相關(guān)數(shù)據(jù)，用于輔助人工決策，同時決策過程可事后追查、有依據(jù)。第三方系統(tǒng)包括實驗教學(xué)系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)、實驗室基礎(chǔ)信息系統(tǒng)等，在這些協(xié)同數(shù)據(jù)的幫助下，實驗室項目建設(shè)管理演變?yōu)閰f(xié)同過程管理，可提高業(yè)務(wù)過程決策的準(zhǔn)確性、合理性和有效性。

2 高校實驗室建設(shè)項目過程管理模式研究

2.1 實驗室建設(shè)項目過程管理目標(biāo)

實驗室質(zhì)量是實驗室活動滿足用戶需要、期望的程度，與實驗室的活動、標(biāo)準(zhǔn)及實驗效果相關(guān)聯(lián)[13]。因此實驗室建設(shè)項目管理的目標(biāo)首先要考慮參評實驗室建設(shè)方案是否能達(dá)到實驗室質(zhì)量要求。

(1) 過程管理全局化。實驗室建設(shè)項目管理是系統(tǒng)工程，分為申請、評審、招標(biāo)、實施、考評等多個階段，涉及不同級別的管理部門，受資金、規(guī)劃、政策等因素約束，必須從全局考慮建立統(tǒng)一的過程管理流程。

(2) 管理職責(zé)角色化[14]。整個過程涉及多個決策點，要提高審批效率、避免推諉現(xiàn)象，必須按照過程節(jié)點設(shè)立不同的管理崗位，明確崗位職責(zé)和業(yè)務(wù)執(zhí)行次序，采用崗位角色代替管理人員，提高工作靈活性。

(3) 分工組織科學(xué)化。從整個過程工作內(nèi)容看，必須把業(yè)務(wù)任務(wù)分為業(yè)務(wù)過程和管理過程，業(yè)務(wù)過程必須由具備或擁有專業(yè)知識的角色執(zhí)行，管理過程應(yīng)由熟悉管理辦法和評審規(guī)則、具備管理經(jīng)驗和素質(zhì)的角色完成，科學(xué)地劃分過程類別和指派崗位角色，可以保障過程執(zhí)行者的執(zhí)行力和質(zhì)量。

(4) 輔助決策協(xié)同化[15]。決策時可參考的信息越準(zhǔn)確越齊全，決策結(jié)果就越正確，采用其他相關(guān)的實驗室、教學(xué)、規(guī)劃等數(shù)據(jù)協(xié)同輔助，可以從全局思考實驗室項目建設(shè)的合理性，避免重復(fù)建設(shè)、實驗室質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等情況。

根據(jù)上述目標(biāo)，實驗室建設(shè)項目過程管理應(yīng)該制定統(tǒng)一、全局、科學(xué)的工作過程網(wǎng)絡(luò)，設(shè)立分工職責(zé)明確的管理組織結(jié)構(gòu)，執(zhí)行科學(xué)全面的績效考評標(biāo)準(zhǔn)，并采集足夠、準(zhǔn)確的協(xié)同數(shù)據(jù)提高管理決策的合理性。

2.2 實驗室建設(shè)項目管理協(xié)同過程網(wǎng)絡(luò)

過程網(wǎng)絡(luò)的輸出代表了工作成果。對于實驗室建設(shè)項目管理，最終的工作成果應(yīng)是實驗室質(zhì)量達(dá)標(biāo)，這個成果是經(jīng)過多個前面階段的任務(wù)執(zhí)行和中間成果得到的。要保證成果質(zhì)量，就必須明確過程網(wǎng)絡(luò)中的工作任務(wù)和質(zhì)量檢查點。下面以實驗室建設(shè)項目評審工作為例，說明如何建立協(xié)同過程網(wǎng)絡(luò)。

(1) 明確工作成果，劃分過程鏈。評審過程的起點是管理部門發(fā)布申報通知和指南，終點是立項結(jié)論及相關(guān)評審過程文檔。為了保證工作成果的有效性、合法性，就必須采用嚴(yán)格、多層次的評審流程。因此劃分為準(zhǔn)備、申請、評審、審核4個過程鏈，每個過程鏈應(yīng)該有明確的階段成果，如申請階段的成果是申請書。

(2) 確定工作任務(wù)，設(shè)立質(zhì)量檢查點。根據(jù)每條過程鏈的階段工作成果，細(xì)分工作任務(wù)，并初步確定任務(wù)執(zhí)行次序。可先列出典型的工作任務(wù)，再根據(jù)學(xué)校規(guī)定，增加或修改任務(wù)描述。工作任務(wù)要根據(jù)是否需要專業(yè)知識和決策，劃分為業(yè)務(wù)過程和管理過程。每個管理過程代表一個質(zhì)量檢查點。例如建設(shè)單位負(fù)責(zé)人收到本單位的申請書后，需要決策是否同意申報，由于申請書內(nèi)容的審查需要較強的專業(yè)知識，所以設(shè)立一個業(yè)務(wù)過程“檢查項目合理性”，在得到明確的合理性判定結(jié)果后，單位負(fù)責(zé)人執(zhí)行審批管理過程進行決策。那么單位負(fù)責(zé)人的決策過程信息就被記錄下來，作為監(jiān)察和數(shù)據(jù)分析使用。

(3) 找出崗位角色，分配工作任務(wù)。根據(jù)業(yè)務(wù)流程來指派部門崗位角色，可避免部門崗位變化對業(yè)務(wù)流程影響。通常一個決策管理過程屬于某個崗位角色，按照這個方法可依次指定相關(guān)管理部門。如“審查項目預(yù)算合理性”任務(wù)，可能屬于財務(wù)部門。

(4) 收集質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和協(xié)同數(shù)據(jù)，確定決策方式。決策管理過程質(zhì)量檢查點對于過程的工作成果有關(guān)鍵的影響，因此要高度重視質(zhì)量檢查的依據(jù)以及可靠性。管理辦法、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則、技術(shù)指標(biāo)等是理想的檢查依據(jù)，可以采用計算機自動審查的方式。當(dāng)計算機難以得出穩(wěn)定可信的評審結(jié)論時，應(yīng)采用人工審批加上可靠的協(xié)同數(shù)據(jù)輔助。在圖3中，共有9個決策檢查點，其中包括4個自動審批和5個人工審批。計算機自動審批接近50%比例，所有人工審批都有協(xié)同數(shù)據(jù)輔助。協(xié)同數(shù)據(jù)主要包括實驗室信息資源、建設(shè)規(guī)劃、工作重點、專家意見等。實驗室信息資源有同類或相近實驗室使用情況、實驗使用學(xué)生情況、實驗教學(xué)文件、實驗管理人員及教學(xué)師資、實驗室場地情況等。在教務(wù)部門的“檢查項目用途合理性”業(yè)務(wù)過程中，采用了實驗室教學(xué)管理系統(tǒng)提供的全校相近實驗室的使用數(shù)據(jù)，包括面向?qū)I(yè)、學(xué)生數(shù)、利用率、設(shè)備、師資隊伍、產(chǎn)出成果等。如果已有類似實驗室且利用率較低，那么教務(wù)部門傾向于給出不同意立項的結(jié)論。

(5) 優(yōu)化結(jié)構(gòu)，實例測試。過程網(wǎng)絡(luò)制訂好后，應(yīng)召開相關(guān)部門進行論證和完善，并使用3個以上不同類型的實驗室建設(shè)項目例子進行模擬運行。測試時，不僅要考察流程結(jié)構(gòu)合理性，還要查看過程信息記錄的完備性，尤其是決策管理過程檢查點相關(guān)的信息。如可能，應(yīng)記錄每個任務(wù)的執(zhí)行時間，分析工作效率和執(zhí)行瓶頸，以作進一步的優(yōu)化工作。

3 信息化實踐

從2014年起，學(xué)校在教務(wù)部門和資產(chǎn)管理處等牽頭下，組織網(wǎng)絡(luò)中心、計算機學(xué)院等，以實驗室資源為核心，啟動實驗室資源管理服務(wù)(LRMS)建設(shè)。實驗室教學(xué)管理系統(tǒng)至今已使用3年，采用Web Service接口對外提供實驗教學(xué)數(shù)據(jù)共享。實驗室項目協(xié)同管理系統(tǒng)在2016年投入使用，全部采用開源技術(shù)，使用JAVA語言開發(fā)，基于struts2、Hibernate 、Spring2.5三大主流開源框架設(shè)計，數(shù)據(jù)庫使用MYSQL。主要采用過程管理方法對實驗室項目申報業(yè)務(wù)進行全面管理，有效規(guī)范申報工作的流程，提升項目申報質(zhì)量、評審效率，對項目實施和建設(shè)效率有效監(jiān)控，滿足科學(xué)高效管理、文件歸檔、協(xié)同管理和決策支持需要，具有操作簡單、響應(yīng)速度快、擴充能力好的優(yōu)點。

4 結(jié) 語

實驗室建設(shè)項目管理是一個綜合性工程，應(yīng)使用科學(xué)的方法對項目建設(shè)的各個階段，按照相應(yīng)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和要求進行過程控制管理，使其更加高效有序。本文討論了過程網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，以及過程管理中采用實驗教學(xué)、實驗室設(shè)備資源、項目庫等協(xié)同數(shù)據(jù)，為項目立項提供輔助決策的新思路。在人工智能和智慧教育時代，大數(shù)據(jù)分析、互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)將引入實驗室建設(shè)項目管理領(lǐng)域，增強管理的有效性和智能化水平。