文/周琴

高校檔案信息化建設(shè)探析

文/周琴

長(zhǎng)江大學(xué)工程技術(shù)學(xué)院

高校檔案信息化建設(shè)是高校檔案管理適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展、創(chuàng)新高校服務(wù)工作的重要舉措，同時(shí)發(fā)揮好高校檔案信息化建設(shè)的服務(wù)性能。

信息化建設(shè)；檔案價(jià)值

現(xiàn)代化的信息技術(shù)已滲透到人們生活的方方面面，從開(kāi)始的無(wú)紙化辦公走進(jìn)人們的視野開(kāi)始, 高校檔案管理也必將向檔案數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變。因此,加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè), 充分發(fā)揮高校檔案信息資源的重要價(jià)值和作用, 是新形勢(shì)下高校檔案部門(mén)所面臨的重要課題。所謂的檔案信息化建設(shè),《綱要》給出的定義為:“檔案信息化就是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn),向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為中心的轉(zhuǎn)變過(guò)程。”

1 高校檔案信息化的內(nèi)涵和內(nèi)容

1.1 高校檔案信息化的內(nèi)涵

信息化管理是利用(以計(jì)算機(jī)為主的)智能化工具來(lái)計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)和指揮工作的是一種高效、新型生產(chǎn)力的代表。而信息化管理平臺(tái)則是由計(jì)算機(jī)軟硬件、互聯(lián)網(wǎng)和其它支持設(shè)備構(gòu)成,專(zhuān)業(yè)人員使用多媒體、網(wǎng)絡(luò)、通信等新技術(shù),實(shí)現(xiàn)信息程序化處理和數(shù)字化傳遞,為用戶提供規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)的一種計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。個(gè)人認(rèn)為,高校檔案信息化管理平臺(tái)就是將高校檔案利用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)進(jìn)行采集并以數(shù)字化形式分類(lèi)存貯后,利用校園內(nèi)局域網(wǎng)和計(jì)算機(jī)聯(lián)機(jī)服務(wù)設(shè)備進(jìn)行傳遞,在保證數(shù)據(jù)的完整性和安全性的前提下,使用戶能以智能檢索為手段同步訪問(wèn)同一個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù),從而實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的這樣一個(gè)系統(tǒng)集成。簡(jiǎn)而言之,高校檔案信息化管理平臺(tái)就是學(xué)校檔案信息資源與學(xué)校公共信息傳遞系統(tǒng)結(jié)合而成的一個(gè)計(jì)算機(jī)服務(wù)平臺(tái)。

1.2 高校檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

為了加快高校信息化建設(shè)的進(jìn)程，首先就要改變現(xiàn)有檔案管理設(shè)備落后的局面，增加資金和設(shè)備的投入，尤其是要加強(qiáng)檔案信息化的硬件建設(shè)，包括掃描儀、光學(xué)儀器（OCR）、服務(wù)器等，以滿足電子化檔案信息管理的需要。采用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立電子化檔案信息管理，是加快高校檔案管理信息化建設(shè)的提供物質(zhì)保證。

2 高校檔案信息化建設(shè)的必要性

2.1高校檔案信息化建設(shè)符合檔案事業(yè)發(fā)展的要求。為了適應(yīng)國(guó)家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求, 高等學(xué)校必須把檔案信息化納入國(guó)家信息化建設(shè)的總格局, 以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ), 以檔案信息資源建設(shè)為核心, 以擴(kuò)大檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用為目標(biāo), 加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程, 促進(jìn)檔案事業(yè)續(xù)快速健康發(fā)展, 為改革開(kāi)放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

2.2高校檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路。作為傳播文化、傳承文明的文化事業(yè)機(jī)構(gòu),高等學(xué)校的文化積淀和文化理念是學(xué)校辦學(xué)和發(fā)展的重要內(nèi)涵和支撐。高校檔案部門(mén)作為收集、保管和研究校史的部門(mén),在學(xué)校文化底蘊(yùn)與文化積累的形成與挖掘中,有著舉足輕重的作用。隨著高校體制改革的進(jìn)一步深入,對(duì)外交往活動(dòng)急劇增加,檔案門(mén)類(lèi)不斷增多,如新出現(xiàn)的個(gè)人業(yè)績(jī)檔案、信用檔案、職稱(chēng)檔案等,內(nèi)容復(fù)雜多樣,數(shù)量急劇增長(zhǎng);另一方面,電子政務(wù)的實(shí)施使辦公自動(dòng)化程度得到提高和普及,檔案載體類(lèi)型已由過(guò)去單一的紙質(zhì)檔案發(fā)展為圖片、音像、磁盤(pán)、光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等多種載體檔案,載體信息容量加大,不穩(wěn)定因素增加。

2.3高校檔案信息化建設(shè)使工檔案工作變得更方便、快捷、高效。隨著數(shù)字化校園的建設(shè)與實(shí)施, 檔案管理網(wǎng)絡(luò)軟件基本可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上歸檔。各歸檔單位只需在網(wǎng)上收發(fā)文件, 并將處理完畢的文件材料輸入或上傳到檔案管理網(wǎng)絡(luò)軟件中, 可根據(jù)自己的權(quán)限瀏覽相關(guān)的文件, 并注上處理意見(jiàn)。到年終時(shí)點(diǎn)擊組卷歸檔,數(shù)據(jù)就會(huì)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)到檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中, 檔案館工作人員進(jìn)入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)轉(zhuǎn)庫(kù)的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查驗(yàn)收, 符合標(biāo)準(zhǔn)的就直接提交入庫(kù), 反之寫(xiě)上意見(jiàn), 將數(shù)據(jù)退回原單位進(jìn)行整改后提交,減少了檔案館工作人員的數(shù)據(jù)錄入工作量。

3 高校檔案信息化建設(shè)的途徑

3.1高校檔案信息化建設(shè)是高校檔案館( 室) 進(jìn)行的深層次改革,是傳統(tǒng)管理模式的轉(zhuǎn)變, 是提高綜合服務(wù)能力的內(nèi)在要求。高校檔案管理者必須轉(zhuǎn)變觀念, 傳統(tǒng)的“重藏輕用”的管理方式要舍去, 要依靠現(xiàn)代化信息技術(shù), 來(lái)實(shí)現(xiàn)信息資源共享, 提高服務(wù)水平和工作質(zhì)量。在工作重心上作相應(yīng)的轉(zhuǎn)移, 為創(chuàng)建新的檔案管理模式做好充分的思想準(zhǔn)備。將服務(wù)方式由原來(lái)“你求我供”的被動(dòng)方式向網(wǎng)上主動(dòng)提供模式轉(zhuǎn)移。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下, 真正實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)工作及管理的自動(dòng)化。

3.2高校檔案館要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的宣傳力度, 主動(dòng)做好電子文件歸檔意義、歸檔范圍和歸檔辦法的宣傳工作, 將應(yīng)歸檔的電子文件的具體歸檔范圍公布在校園網(wǎng)上, 擴(kuò)大宣傳面, 提高人們對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)主動(dòng)做好電子文件歸檔意義、歸檔范圍和歸檔辦法的宣傳工作, 將應(yīng)歸檔的電子文件的具體歸檔范圍公布在校園網(wǎng)上, 擴(kuò)大宣傳面, 提高人們對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)。高校檔案館的工作人員要深入到各歸檔部門(mén)進(jìn)行調(diào)研, 廣泛聽(tīng)取各部門(mén)對(duì)電子文件形成與歸檔情況的意見(jiàn), 制定出適合自己學(xué)校的電子文件歸檔范圍, 以及切實(shí)有效的檔案信息化建設(shè)的法規(guī)、政策。

3.3檔案的真正價(jià)值在于利用,檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供前所未有的條件。高校檔案信息化建設(shè)的重要途徑是利用校園網(wǎng)建立檔案信息網(wǎng)站, 將檔案信息通過(guò)校園網(wǎng)向廣大師生公布, 并在網(wǎng)頁(yè)上設(shè)置機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)介、業(yè)務(wù)規(guī)范、政策法規(guī)、目錄查詢(xún)等欄目, 指導(dǎo)兼職檔案員的業(yè)務(wù)工作, 幫助利用者提高對(duì)檔案的利用能力。同時(shí)開(kāi)展檔案信息服務(wù), 利用者通過(guò)校園網(wǎng)進(jìn)入網(wǎng)站瀏覽檔案信息, 實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享, 這是高校檔案館擺脫自我封閉、面向社會(huì)、貼近用戶、建立高校檔案信息服務(wù)新模式、樹(shù)立新形象的有效途徑。

3.4高校檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)是信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。人的建設(shè)是實(shí)現(xiàn)信息化的關(guān)鍵所在，再好的設(shè)備和科學(xué)管理辦法都需要具有一定高素質(zhì)的人來(lái)掌握，因此，還必須加強(qiáng)檔案專(zhuān)業(yè)人員隊(duì)伍建設(shè)的問(wèn)題。高校要重視電子檔案管理的專(zhuān)業(yè)人員隊(duì)伍建設(shè)，積極培養(yǎng)復(fù)合型人才，這是建立電子檔案管理隊(duì)伍的關(guān)鍵。

綜上所述, 高等學(xué)校檔案信息化建設(shè)的實(shí)施是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程, 需要檔案工作者認(rèn)清形勢(shì), 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思想, 樹(shù)立新觀念, 提高檔案工作者的自身素質(zhì), 優(yōu)化檔案隊(duì)伍整體結(jié)構(gòu),為創(chuàng)建高校檔案工作新模式提供有力的技術(shù)保證。