文/吳嘉瑩

增強社區(qū)檔案管理促進和諧社區(qū)建設(shè)

文/吳嘉瑩

中山市港口鎮(zhèn)人民政府辦公室

社區(qū)是我國城市中最基層的群眾組織,它直接面對廣大人民群眾,與我國市場經(jīng)濟發(fā)展相伴,是社會發(fā)展的產(chǎn)物,自1999年在原居民委員會的基礎(chǔ)上建立社區(qū)組織以來,社區(qū)的規(guī)模不斷擴大,社區(qū)的功能越來越完善,社區(qū)的作用越來越強,社區(qū)檔案管理作為社區(qū)的一項基礎(chǔ)性工作必將發(fā)揮越來越重要的作用。本文淺析增強社區(qū)檔案管理的措施，以此來促進促進和諧社區(qū)建設(shè)。

城市社區(qū)；檔案管理；對策

在社區(qū)建設(shè)進程中，如何規(guī)范城市社區(qū)檔案管理以促進社區(qū)建設(shè)，服務(wù)民生，成為社區(qū)工作者和檔案工作者共同研究的課題。

1 加強社區(qū)檔案管理的緊迫性

1.1 加強社區(qū)檔案管理是體制改革的需要

原來的居委會面向社區(qū)轉(zhuǎn)變,轉(zhuǎn)變后的社區(qū)工作不僅要面向居民,更要面向社會,社區(qū)活動的開展,形成了大量的文字、圖表、聲像等原始記錄,其記載的內(nèi)容反映了社會基層管理體制變革的進程及社會各項活動的真實情況。社區(qū)成立后,由于建制交替、人員變動等原因,不但要清理接收原居委會的文件材料,而且隨著社區(qū)工作的開始,必然產(chǎn)生新的文件材料,為了真實地記錄社會發(fā)展的歷史過程和百姓生活的變遷,并更好地為社區(qū)管理工作服務(wù),開創(chuàng)社區(qū)檔案工作新局面已是當務(wù)之急。

1.2 加強社區(qū)檔案管理是做好社區(qū)服務(wù)與管理的需要

社區(qū)在日常管理工作中,必然形成大量的檔案記錄,這些材料在服務(wù)工作中都有著重要的參考價值,社區(qū)內(nèi)居民不再任何事情都依賴單位,而是依賴居住的社區(qū),社區(qū)只有全面、系統(tǒng)地將這些材料收集、整理、歸檔,才能充分發(fā)揮社區(qū)的管理職能。

1.3 加強社區(qū)檔案管理是社區(qū)工作連續(xù)性和延伸檔案管理的需要

社區(qū)是城市居民選舉出來的自治組織,社區(qū)每三年舉行一次換屆選舉,選舉后社區(qū)干部就要變動一次,如果不建立社區(qū)檔案,沒有以前的材料作參考,新一任社區(qū)干部很難順利適應(yīng)工作。

2 加強社區(qū)檔案規(guī)范管理的對策

2.1 加強檔案法制宣傳，增強檔案意識

思想是行動的先導，影響行為及其效果。加強社區(qū)檔案的規(guī)范管理，首要的是從思想入手，加強《檔案法》等法律法規(guī)的宣傳，增強從上級領(lǐng)導、居委會工作人員到居民的檔案意識，使上級領(lǐng)導和居委會工作人員認識到檔案管理工作的地位和作用，獲得經(jīng)費、辦公條件的支持，建立領(lǐng)導和相關(guān)工作人員的崗位責任制、檔案管理制度和獎懲制度，實現(xiàn)檔案管理的物質(zhì)和制度的保障。同時，使居民認識到檔案的價值，認識到檔案與自身利益密切相關(guān)，從而獲得居民的理解和信任，以推動社區(qū)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

2.2 增強社區(qū)工作人員的檔案意識,并把檔案工作納入社區(qū)工作計劃

社區(qū)在從事管理活動中,需要回顧過去、了解情況、借鑒經(jīng)驗、核對事實,這樣就產(chǎn)生利用檔案的需要,在直接使用檔案中獲益,從而增強社區(qū)人員的檔案意識。將檔案工作列入社區(qū)工作計劃和考核之中,保證檔案工作與社區(qū)各項工作同步發(fā)展,區(qū)檔案學會應(yīng)吸收社區(qū)加入,這樣可以更好地發(fā)揮檔案學會的作用,更好地解決社區(qū)檔案工作存在的問題。

2.3 加強業(yè)務(wù)指導，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化

檔案管理部門要跟上社區(qū)建設(shè)的步伐，及時為社區(qū)檔案工作提供業(yè)務(wù)指導，實現(xiàn)社區(qū)檔案的規(guī)范管理，推動社區(qū)檔案管理工作隨著社區(qū)的發(fā)展而發(fā)展。一是及時按照社區(qū)建設(shè)要求和檔案管理要求，制定相應(yīng)的社區(qū)檔案管理的指導性文件，為社區(qū)檔案的規(guī)范管理提供依據(jù)；二是對社區(qū)檔案進行定期指導和檢查，針對社區(qū)檔案收集、整理、保管等環(huán)節(jié)存在的不規(guī)范的問題，及時要求整改并督促落實；其三，指導社區(qū)檔案管理信息化建設(shè)，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，加強電子檔案的歸檔指導，積極推進社區(qū)引進檔案管理系統(tǒng)，以實現(xiàn)社區(qū)檔案管理的信息化、數(shù)字化。

2.4 加強專業(yè)培訓，提高檔案管理人員素質(zhì)

加強社區(qū)檔案的規(guī)范管理，檔案管理人員發(fā)揮著關(guān)鍵作用，因此必須通過各種途徑提高檔案管理人員的素質(zhì)。首先，無論是專職檔案管理人員，還是兼職檔案管理人員，必須按照檔案管理要求參加檔案專業(yè)資格培訓，獲得檔案人員上崗資格證書，才能長期從事社區(qū)檔案管理；其次，由于居委會工作人員來自不同崗位、不同專業(yè)，文化層次也不一樣，檔案管理部門應(yīng)充分考慮社區(qū)的這一特點，專門針對社區(qū)檔案工作開辦包括檔案專業(yè)知識和技能的培訓，以提升檔案管理人員的檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)；第三，社區(qū)應(yīng)該支持檔案管理人員外出考察、學習和交流，尤其支持到社區(qū)檔案工作做得好的社區(qū)去參觀學習，以增長見識，吸取經(jīng)驗。

2.5 抓住機遇,開創(chuàng)檔案管理新局面

現(xiàn)在人們對社區(qū)的重視程度不斷提高,社區(qū)的工作取得了一定的成績,進入了提高、推廣和發(fā)展階段,檔案部門要抓住這一機遇,使檔案工作與創(chuàng)建和諧社區(qū)同步進行,讓社區(qū)真正了解檔案工作,把社區(qū)檔案工作全面推開。

2.6 加強檔案利用服務(wù)，為居民提供檔案信息

檔案利用是社區(qū)檔案規(guī)范管理的重要環(huán)節(jié)，也是實現(xiàn)社區(qū)服務(wù)民生的重要內(nèi)容之一，社區(qū)檔案管理工作應(yīng)為社區(qū)建設(shè)和居民提供及時有效的檔案利用服務(wù)。社區(qū)應(yīng)根據(jù)本地的特點，圍繞社區(qū)建設(shè)和居民需求，找準檔案工作為社區(qū)服務(wù)的結(jié)合點，構(gòu)建新形勢下社區(qū)檔案服務(wù)體系，從而切實為居民排憂解難，為社區(qū)建設(shè)做出貢獻。一方面，在收集檔案材料過程中，重點收集下崗職工、空巢老人、低保戶、殘疾人等文件材料并形成檔案，隨時跟蹤；另一方面，加強對民政救助、勞動保障、計生、老齡、殘疾、治保調(diào)解、就業(yè)創(chuàng)業(yè)等民生文件資料的收集保存，以便及時為上述這些居民提供信息，更好地為他們排憂解難。另外，社區(qū)應(yīng)該編制案卷目錄、歸檔文件目錄等檢索工具，還要加強檔案信息化建設(shè)，以便為居民提供快捷的檔案信息服務(wù)。

3 結(jié)語

社區(qū)檔案記錄了我國城市現(xiàn)代化建設(shè)的歷史，記錄了我國社會主義精神文明建設(shè)的歷史，記錄了我國民主政治建設(shè)的歷史，是社區(qū)建設(shè)和服務(wù)民生的重要參考依據(jù)，在城市社區(qū)建設(shè)的進程中，應(yīng)高度重視社區(qū)檔案的規(guī)范管理，為我國城市社區(qū)建設(shè)和發(fā)展留下寶貴的歷史記憶，為服務(wù)民生，構(gòu)建和諧社會發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

[1]齊雪華.加強社區(qū)檔案管理工作的幾點的思考[J]. 檔案天地，2015（11）.

[2]吳建華，何小菁，徐欣云.我國社區(qū)檔案管理的現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢[J].檔案與建設(shè)，2016（1）.