1 概述

我國(guó)正處于一個(gè)信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域被廣泛應(yīng)用。由于它具有高效的信息處理、提煉等優(yōu)勢(shì)，所以，很多單位，包括學(xué)校、企業(yè)等，都緊緊跟隨時(shí)代的步伐，將這些優(yōu)勢(shì)運(yùn)用到檔案管理的系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與設(shè)計(jì)中去，讓人們更容易使用檔案信息，也順應(yīng)了時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)。檔案管理系統(tǒng)能夠更有效的使檔案管理人員進(jìn)行快速的查詢、檢索、修改、歸檔、檔案調(diào)轉(zhuǎn)等操作，進(jìn)而大大提高檔案管理工作的效率。

2 檔案管理系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)

2.1 安全認(rèn)證

由于檔案具有私密性，主要涉及機(jī)構(gòu)的生產(chǎn)活動(dòng)中的一些機(jī)密。因此，保密措施是檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的一個(gè)主要環(huán)節(jié)，確保檔案能被安全的保存下來(lái)，這樣才能使檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性及有效性得到保障，由此也決定了安全認(rèn)證的重要性。一方面，檔案安全必須要考慮到信息管理系統(tǒng)的硬件安全，如路由設(shè)備、服務(wù)器、防火墻的安全設(shè)置；另一方面，系統(tǒng)的軟件安全也是必須考慮的因素，軟件安全主要體現(xiàn)在系統(tǒng)文件的加密以及管理員、用戶的加密設(shè)置上。其中涉及到管理員的權(quán)限設(shè)置、上傳、修改、刪除、審核等；操作員的上傳、檢索、審核等；用戶的上傳、檢索、瀏覽等權(quán)限設(shè)置，并且每一次操作文件或系統(tǒng)時(shí)，操作員工號(hào)都應(yīng)該準(zhǔn)確的記錄下來(lái)。

2.2 組織檔案信息

組織檔案信息就是序化資源庫(kù)中的檔案，形成的知識(shí)系統(tǒng)應(yīng)具有系統(tǒng)性、科學(xué)性，這樣才能更好地服務(wù)于辦事人員。在組織信息資源過(guò)程中，檔案信息系統(tǒng)應(yīng)該加入原存放部門、領(lǐng)域、主題、責(zé)任者等幾個(gè)方式，并根據(jù)分類提取出相關(guān)的關(guān)聯(lián)詞組，并描述出它們的上下位類和語(yǔ)義聯(lián)系，以便聚類組織相同類型的檔案。

2.3 存儲(chǔ)檔案信息

為了有效及時(shí)的進(jìn)行檔案信息資源存儲(chǔ)，有必要建立相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和制度。

建設(shè)一個(gè)可以實(shí)現(xiàn)連續(xù)上傳、批量上傳的快捷上傳接口，同時(shí)還支持從其他系統(tǒng)導(dǎo)入資源和原數(shù)據(jù)的功能，非數(shù)字作品的數(shù)字化、轉(zhuǎn)換和載入的方法，提供權(quán)屬管理和鑒別檔案資源的功能。

2.4 自動(dòng)入庫(kù)

傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)一般需要人工對(duì)檔案信息進(jìn)行入庫(kù)封存，這樣增加了檔案管理人員的工作量。而現(xiàn)階段需要檔案管理系統(tǒng)通過(guò)掃描，就可以轉(zhuǎn)化文件格式，并能自動(dòng)將信息存入相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)。

2.5 簡(jiǎn)化了檔案調(diào)轉(zhuǎn)程序

檔案整理方法比較復(fù)雜，并且檔案調(diào)轉(zhuǎn)程序較多，而檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用能夠減少整理步驟及檢索工具，簡(jiǎn)化程序后，查找的途徑增多，便于以“件”為單位來(lái)進(jìn)行查找，提高檔案調(diào)轉(zhuǎn)材料的查全率?？梢詫⒃嫉募堎|(zhì)檔案封存，電子檔案轉(zhuǎn)出。

2.6 檢索與傳播檔案信息

關(guān)鍵詞檢索是多種系統(tǒng)檢索中最為常見(jiàn)的一種，其次是分類檢索。針對(duì)有關(guān)檔案資源信息進(jìn)行檢索后，可以在第一時(shí)間獲取有效信息，提高檔案管理工作的效率。

3 檔案管理系統(tǒng)的整體系統(tǒng)設(shè)計(jì)及實(shí)現(xiàn)

檔案管理系統(tǒng)的整體設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)過(guò)程中，應(yīng)該表現(xiàn)出各種類型的檔案管理系統(tǒng)功能。而檔案管理系統(tǒng)的功能可以通過(guò)動(dòng)態(tài)服務(wù)器的頁(yè)面來(lái)實(shí)現(xiàn)。圍繞整個(gè)檔案管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，就是由各種動(dòng)態(tài)的網(wǎng)頁(yè)組成的，系統(tǒng)同后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案管理者、以及檔案用戶之間的交流互動(dòng)是依靠動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁(yè)達(dá)成的，最終檔案管理與檔案使用的聯(lián)系、整體單位的管理與整體資源文件的聯(lián)系功能都可以實(shí)現(xiàn)。對(duì)檔案管理員來(lái)說(shuō)，校驗(yàn)身份后就能夠進(jìn)入到管理系統(tǒng)的網(wǎng)頁(yè)內(nèi)，可以進(jìn)行具體的管理與調(diào)整，添加記錄、修改信息、等。添加或修改的頁(yè)面是大致相同的，只需在動(dòng)態(tài)頁(yè)面內(nèi)添加數(shù)據(jù)，而區(qū)別在于修改信息時(shí)修改頁(yè)面里則具有初始值。因此，添加與修改管理系統(tǒng)時(shí)，可在統(tǒng)一頁(yè)面內(nèi)進(jìn)行。在統(tǒng)一管理這些動(dòng)態(tài)頁(yè)面后，就要進(jìn)行提交，為了保證所提交的數(shù)據(jù)與資料是既完整又安全的，應(yīng)在頁(yè)面提交前先進(jìn)行客戶端驗(yàn)證。由于客戶端驗(yàn)證時(shí)也難免會(huì)出現(xiàn)重復(fù)記錄的問(wèn)題，所以，在設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)時(shí)，還應(yīng)在數(shù)據(jù)提交到服務(wù)器之后進(jìn)行服務(wù)器端驗(yàn)證。在設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)時(shí)，添加文件圖片總會(huì)遇到一些問(wèn)題，導(dǎo)致無(wú)法準(zhǔn)確獲知文件與資料中的圖片數(shù)量，頁(yè)面上傳時(shí)文件所包含的控件大小也無(wú)法確定。所以，要提交服務(wù)器，找到存在的具體數(shù)量，之后再根據(jù)圖片的數(shù)量進(jìn)行一致數(shù)量的控件。那么可以將文件中圖片數(shù)量的數(shù)據(jù)提交給服務(wù)器，服務(wù)器依據(jù)這個(gè)數(shù)據(jù)，對(duì)數(shù)量相應(yīng)的文件上傳控件進(jìn)行動(dòng)態(tài)生成。專門的文件上傳組件在上傳文件時(shí)可以被使用，同時(shí)也可以使用程序在所提交的數(shù)據(jù)中將圖片信息提取出來(lái)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，盡管傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)仍被廣泛的應(yīng)用，同時(shí)紙質(zhì)檔案具有較高的法律性及有效性，但是受到保存年限及保存方式的影響，紙質(zhì)檔案極易受到損壞、遺失、模糊等損傷。針對(duì)這一問(wèn)題，我們應(yīng)該保存好紙質(zhì)檔案，提升其使用壽命。隨著電子信息技術(shù)的普及，就有必須要做好檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與優(yōu)化，使電子檔案的真實(shí)性與安全性得到保證。應(yīng)加大電子檔案的加密程度，落實(shí)電子檔案的保存與管理工作。總之，合理使用檔案管理系統(tǒng)，對(duì)于加強(qiáng)檔案管理工作是科學(xué)有效的，也能促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，并可以全面優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，推動(dòng)了檔案管理工作的開(kāi)展。

[1]張慧.檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)分析[J].現(xiàn)代電子技術(shù),2016(11).

[2]李明艷.試論電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)路徑[J].蘭臺(tái)世界,2017(8).

[3]李華.電子檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策分析[J].赤子，2016（02）.