廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司東莞供電局 吳秀全 李學(xué)鵬

公文核稿是公文送交領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前文秘人員所做的一項重要工作，是保證公文質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，其目的在于使公文規(guī)范，節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)審閱時間。但面對海量的文字，人工核稿不僅效率低，而且錯誤率高，所以基于計算機(jī)技術(shù)下研發(fā)的核稿工具很有現(xiàn)實需要，本文扼要闡述了核稿工具的研發(fā)歷程。

前言：核稿是公文處理工作中的重要組成部分，是對形成正式文件前的文稿進(jìn)行把關(guān)，修改、訂正文稿中存在的各種問題。這是一項綜合性、技術(shù)性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，有其自身的規(guī)律性。一般來說，核稿必須首先弄清文稿形成的背景、過程、部門領(lǐng)導(dǎo)的意見以及會商情況等，在此基礎(chǔ)上，抓住重點對公文進(jìn)行審核。

公文核稿主要是“三核”。一是核公文內(nèi)容，保證用詞準(zhǔn)確、客觀、可行；二是核公文文字，保證文字精煉、通暢、規(guī)范；三是核公文格式，保證公文規(guī)范化的具體表現(xiàn)和主要標(biāo)志。公文核稿不僅僅是關(guān)乎公文質(zhì)量的好壞，還是工作作風(fēng)、業(yè)務(wù)水平的體現(xiàn)。

但是，面對大量的公文、海量的文字，如果單是人工核稿會花費(fèi)大量的時間，而且在人工核稿過程中由于人力的疏忽，有時會出現(xiàn)文稿疏漏了格式，疏忽了細(xì)節(jié)，甚至因核稿費(fèi)時較長，出現(xiàn)更嚴(yán)重的錯誤。這會導(dǎo)致公文質(zhì)量下降，所以研發(fā)出一種自動核稿工具很有現(xiàn)實需要。

1.需求分析

經(jīng)調(diào)研分析，辦公室核稿工具需要實現(xiàn)如下功能；

（1）WORD文檔排版格式自定義功能。工具提供排版格式自定義功能，可以新建、編輯、復(fù)制排版規(guī)則和格式。例如：可針對會議格式新建一個排版格式，可自定義標(biāo)題、目錄的生成及格式，可自由設(shè)置格式有多少級標(biāo)題（如一級標(biāo)題、二級標(biāo)題、三級標(biāo)題……等等），可針對每一級標(biāo)題的字體、段落、格式進(jìn)行自由設(shè)置，并可將格式存為模板。

（2）格式版本管理功能和共享發(fā)布功能?？舍槍ψ远x的格式進(jìn)行版本管理，并可查看不同版本之間的具體情況。同時可以將格式版本設(shè)置權(quán)限，共享給工具的其它使用者。其它使用者可以在現(xiàn)有模塊上快速復(fù)制新的格式模版。

（3）文字、表格、圖片自動排版功能

可根據(jù)自定義的格式模板，對具體的WORD格式文檔和目錄，自動進(jìn)行排版。

（4）常見錯別字、標(biāo)點符號自動校準(zhǔn)功能可設(shè)置常見錯別字匹配庫，以及專用術(shù)語核對庫。工具可根據(jù)設(shè)置的匹配庫，對WORD文檔的錯別字、標(biāo)點符號進(jìn)行識別，并進(jìn)行更正。

（5）文章層次段落自動識別功能?？筛鶕?jù)文檔格式的設(shè)置規(guī)則，自動識別文檔的不同層次的段落，并對段落進(jìn)行排版，同時具備對層次段落進(jìn)行自動編號，并可識別錯誤編號進(jìn)行糾正。

（6）目錄生成功能?？筛鶕?jù)文檔的層次段落結(jié)構(gòu)，自動生成目錄，并按設(shè)置的格式設(shè)置目錄的格式。

（7）頁眉、頁腳、頁面自定義設(shè)置功能。

（8）后臺運(yùn)行功能。要求工具可在后臺以服務(wù)的形式運(yùn)行。用戶可以通過工具提供的服務(wù)，在WORD編輯器中，直接通過快捷按鍵的方式，調(diào)用工具提供的服務(wù)，進(jìn)行格式排版的設(shè)置。同時，要求工具具備針對不同的用戶，自定義快捷鍵的功能。

（9）右鍵快速操作功能。工具需要提供右鍵快速操作功能?？梢栽谥С执斯δ艿南到y(tǒng)內(nèi)，通過右鍵菜單，對WORD文檔或是整個目錄進(jìn)行快速排版。

（10）文檔備份功能。工具需要對編輯過的文檔，具備自動備分的功能。并要求備份有清晰的版本信息。同時需提供文檔的版本還原下載功能。

（11）文檔排版日志功能。工具需要對排版的文檔，有清晰的日志記錄。如：本次排版，修改了哪些部分，進(jìn)行了哪些格式的調(diào)整，以及錯別字的糾正等。并要求日志信息可根據(jù)使用者、操作文件名、日期等進(jìn)行清晰詳細(xì)的歸類查看。

2.研發(fā)思路

采用先進(jìn)的VB作為開發(fā)語言，利用計算機(jī)的運(yùn)算、分析能力，基于B/S架構(gòu)，開發(fā)框架主要采用典型MVC分層架構(gòu)，使用JSTL和MUI框架處理界面UI層。運(yùn)用WebWork框架處理表現(xiàn)層業(yè)務(wù)，運(yùn)用STRUCT2框架與JDBC處理持久層和操作數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫使用Oracle11G，服務(wù)器運(yùn)行于RHEL。

利用計算機(jī)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪\(yùn)算功能應(yīng)用到公文核稿工作中,實現(xiàn)類似Office辦公軟件一樣自動檢查、搜索錯誤或按設(shè)定條件進(jìn)行一些不規(guī)范的語句，語病的提醒功能，并實現(xiàn)文稿版本的管理，能夠清晰記錄該文稿改動的次數(shù)，提高寫稿人的文稿水平,并實現(xiàn)文稿規(guī)范化管理，提高文稿管理水平。大大減少了工作時間，提高工作效率。

2.1 軟件邏輯設(shè)計

首先編寫宏定義模板，用戶根據(jù)核稿對象文件類型選擇核稿方式，提供軟件核稿、鼠標(biāo)右鍵直核、鍵盤快捷鍵核稿三種方式，通過調(diào)用模板進(jìn)行排版，完成核稿流程。

文本格式的自動校核功能設(shè)計：先對word 文檔進(jìn)行遍歷識別，識別出標(biāo)題、正文、一級標(biāo)題、二級標(biāo)題等內(nèi)容。然后按要求的格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，主要是對字體大小、行間距離、字號、符號、字體顏色等進(jìn)行修改。最后設(shè)置具有變換格式功能的快捷鍵F2/F3/F4/F5。

2.2 代碼實現(xiàn)

編寫代碼設(shè)計文本格式的自動校核功能、文檔排版格式自定義、格式版本管理功能和共享發(fā)布、常見錯別字、標(biāo)點符號自動校準(zhǔn)、文章層次段落自動識別、目錄生成功能、文檔排版日志、后臺運(yùn)行、右鍵快速操作、文檔備份、網(wǎng)絡(luò)排版高級、IE瀏覽器插件等12個功能。

2.3 設(shè)計應(yīng)用界面

(1)程序的入口，完成程序的啟動；

(2)完成鍵盤監(jiān)聽功能；

(3)可單文件右鍵核稿；

(4)可文件夾批處理；

(5)完成界面和其他邏輯功能；

每份待校核文件，可以單文件通過右鍵菜單“一鍵核稿”進(jìn)行處理，也可以對整個文件夾進(jìn)行批量處理。我們將四份原稿在字體、間隔、排版等方面都不是很規(guī)范的文稿來進(jìn)行模擬，如圖1所示：

圖1

通過辦公室核稿工具自動核稿之后，上圖四份文稿變成如圖2所示：

圖2

可以看出，通過使用核稿工具自動編輯后，文稿無論是標(biāo)題、字體，還是字號、斷落等都從雜亂無章變得整然有序。

3.總結(jié)

基于VB編程研制了“辦公室核稿工具”公文快速核稿軟件。軟件研制分為編碼設(shè)計、界面設(shè)計兩個部分，具有12個實用功能。適用性強(qiáng)，可應(yīng)用所有windows 系統(tǒng)計算機(jī)設(shè)備，有軟件文檔核稿、右鍵文件夾核稿、文檔內(nèi)容識別核稿三種方式，使用簡單，實現(xiàn)一鍵無差錯完成。操作簡單“辦公室核稿工具”能夠自動完成對整個文檔的初核，簡單快捷，比起人工逐字、逐句、逐個符號檢查核對減少了98%時間。本軟件能應(yīng)用于辦公室文秘文員核稿、審稿工作，減少審核時間，提高審稿核稿效率。軟件應(yīng)用簡便，上手即用，無需專門培訓(xùn)，推廣性強(qiáng)。在東莞局文秘線開展全范圍應(yīng)用，應(yīng)用1年多以來文秘人員審稿效益得到明顯提高，擬稿人的擬稿質(zhì)量、規(guī)范率較以往有顯著改善。