文/渠縣光榮院 陳東

自1956年我國(guó)優(yōu)撫制度確立以來(lái)，優(yōu)撫對(duì)象人數(shù)不斷增加。優(yōu)撫對(duì)象的管理工作也受到各級(jí)民政部門(mén)的高度重視。優(yōu)撫對(duì)象民政檔案管理是管理工作中的重要環(huán)節(jié)。因此，加強(qiáng)優(yōu)撫對(duì)象的民政檔案管理和利用是值得探討的課題。

一、優(yōu)撫對(duì)象的民政檔案管理

（一）不斷完善檔案管理制度。要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的效率，首先必須具備完善的優(yōu)撫檔案管理制度來(lái)規(guī)范日常行為。因此，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，建立動(dòng)態(tài)的檔案管理機(jī)制，將民政中的優(yōu)撫對(duì)象納入統(tǒng)一的管理和審核，確保制度到位、精準(zhǔn)識(shí)別，定期了解優(yōu)撫對(duì)象的生活狀況，適當(dāng)?shù)臅r(shí)候做好精準(zhǔn)退出工作。所以，各民政部門(mén)要積極改變自身的管理模式，促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)化、規(guī)范化發(fā)展。

（二）實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案有機(jī)結(jié)合。通過(guò)信息化建設(shè)，將優(yōu)撫檔案納入電子系統(tǒng)，但是日常管理中必須堅(jiān)持和紙質(zhì)的檔案管理結(jié)合起來(lái)。這對(duì)于具體的工作人員要求很高，需要檔案管理人員能夠從思想上重視，清晰明確地掌握電子歸檔和紙質(zhì)歸檔兩種不同的形式。在具體工作中，遇到優(yōu)撫對(duì)象填寫(xiě)電子檔案有困難的時(shí)候，工作人員要常懷愛(ài)民之心，幫助其完成電子歸檔。

（三）實(shí)現(xiàn)優(yōu)撫檔案信息高度整合。在檔案管理工作中要不斷加強(qiáng)優(yōu)撫檔案具體信息的整合。因?yàn)閮?yōu)撫對(duì)象的信息和發(fā)展?fàn)顩r是隨著時(shí)間變化而不斷發(fā)展的。比如，有一些對(duì)象在審核的時(shí)候達(dá)不到優(yōu)撫對(duì)象的標(biāo)準(zhǔn)，但是隨著時(shí)間的推移和社會(huì)的變遷，在之后能夠達(dá)到優(yōu)撫的標(biāo)準(zhǔn)。再如，有的對(duì)象在審核中達(dá)到了優(yōu)撫對(duì)象的標(biāo)準(zhǔn)，但是經(jīng)過(guò)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展已經(jīng)不再符合優(yōu)撫對(duì)象的標(biāo)準(zhǔn)了。如果不及時(shí)整合優(yōu)撫信息，可能導(dǎo)致在優(yōu)撫人群精準(zhǔn)不到位，一部分對(duì)象無(wú)法享受優(yōu)撫政策。因此，各級(jí)民政部門(mén)要加強(qiáng)優(yōu)撫對(duì)象的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)優(yōu)撫對(duì)象電子信息管理，將對(duì)象有效劃分等級(jí)，做好精準(zhǔn)識(shí)別、精準(zhǔn)退出工作。

（四）強(qiáng)化優(yōu)撫檔案安全管理。在檔案管理過(guò)程中，要不斷完善優(yōu)撫對(duì)象檔案管理中的安全管理措施，強(qiáng)化檔案安全。嚴(yán)格按照《檔案管理辦法》，設(shè)置檔案室，并且配置空氣除塵、除濕、升降溫設(shè)備，保證檔案保持在通風(fēng)、恒定的溫度、濕度環(huán)境中。同時(shí)做好電子檔案管理安全工作，配置掃描儀、掃碼器等檔案管理錄入設(shè)備，確保檔案能夠有效錄入計(jì)算機(jī)。根據(jù)網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，購(gòu)置安全防護(hù)軟件，并且在日常管理中不斷更新升級(jí)，確保優(yōu)撫檔案的網(wǎng)絡(luò)安全。

二、優(yōu)撫對(duì)象的民政檔案利用

（一）不斷完善優(yōu)撫檔案的利用制度。優(yōu)撫檔案管理是為了更好地落實(shí)優(yōu)撫制度，方便人員管理。因此在優(yōu)撫檔案的利用中必須堅(jiān)持檔案管理基本原則。因此，各級(jí)民政部門(mén)必須不斷完善優(yōu)撫檔案的利用制度，規(guī)范檔案利用流程。筆者認(rèn)為，優(yōu)撫檔案未經(jīng)允許不能外借，要必須確保優(yōu)撫對(duì)象的信息安全，防止信息丟失導(dǎo)致對(duì)象權(quán)益受損。在檔案信息管理中，嚴(yán)格制定網(wǎng)絡(luò)檔案管理辦法，及時(shí)更新檔案管理密碼、采取局域網(wǎng)的工作模式、提升網(wǎng)絡(luò)安全密級(jí)，確保在利用過(guò)程中的網(wǎng)絡(luò)信息安全。總的來(lái)講，在檔案的利用過(guò)程中，操作人員要嚴(yán)格遵守檔案利用制度，對(duì)于違反制度的行為必須給予一定的行政處罰。

（二）不斷規(guī)范優(yōu)撫檔案管理的利用方法。在優(yōu)撫對(duì)象檔案利用過(guò)程中，要不斷規(guī)范利用方法，確保民政檔案信息的安全。實(shí)際利用過(guò)程中，嚴(yán)格按照程序?qū)崿F(xiàn)檔案管理不外借原則。具體來(lái)講體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一是實(shí)現(xiàn)優(yōu)撫檔案利用效率，通過(guò)對(duì)優(yōu)撫對(duì)象的管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)象的精確管理，保障優(yōu)撫對(duì)象政策享受到位。二是實(shí)現(xiàn)優(yōu)撫檔案系統(tǒng)管理。通過(guò)檔案信息化，明確地區(qū)靶向，將優(yōu)撫對(duì)象納入統(tǒng)一的管理中去。根據(jù)對(duì)象的實(shí)際情況，實(shí)現(xiàn)政策傾斜。

（三）不斷完善電子優(yōu)撫檔案的利用途徑。電子檔案的利用能夠提高民政工作效率，提升檔案管理的效率。在電子檔案的利用過(guò)程中，本文認(rèn)為可以從以下三個(gè)方面實(shí)現(xiàn)利用途徑：一是電子檔案拷貝利用的途徑。電子檔案的拷貝利用是電子檔案利用中獨(dú)具優(yōu)勢(shì)的形式，能夠?qū)㈦娮訖n案最大化保留，實(shí)現(xiàn)檔案的利用效率最大化。因此，在實(shí)際的利用途徑中我們要優(yōu)先考慮“拷貝利用”的形式。二是信息的傳輸途徑。這種形式方便、快捷，是檔案利用的重要途徑之一。只要有網(wǎng)絡(luò)的地方，就能實(shí)現(xiàn)檔案的信息傳輸，因此這種途徑運(yùn)用得比較廣泛。但是值得注意的是，在網(wǎng)絡(luò)途徑下，有可能會(huì)導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)的存在，因此對(duì)于不適宜在網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)男畔?，依然采取拷貝的形式。三是檔案的現(xiàn)場(chǎng)利用。這種途徑使用是最廣泛的，民政部門(mén)可以通過(guò)直接查詢(xún)的方式，實(shí)現(xiàn)檔案信息現(xiàn)場(chǎng)查閱，當(dāng)然，優(yōu)撫對(duì)象也可以在檔案管理現(xiàn)場(chǎng)查閱到自己的信息。

三、結(jié)語(yǔ)

優(yōu)撫對(duì)象的檔案管理和利用是我國(guó)民政部門(mén)加強(qiáng)優(yōu)撫對(duì)象管理的重要途徑，因此不斷完善檔案管理和利用是保證檔案安全、提升工作效率，保障優(yōu)撫政策落地生根的重要手段。所以我國(guó)各級(jí)民政部門(mén)要不斷完善優(yōu)撫對(duì)象檔案管理制度，加強(qiáng)優(yōu)撫對(duì)象的管理，確保檔案管理工作更好地為民服務(wù)，讓更多符合條件的優(yōu)撫對(duì)象納入保障中。