文/佛山市第一人民醫(yī)院 張育文

事業(yè)單位的檔案儲存了本單位真實的歷史資料，真實記載了工作人員在工作時產(chǎn)生的所有資料，是工作執(zhí)行的依據(jù)和標準。為了有效提高檔案的使用幾率，可以在工作過程中加強使用規(guī)范性檔案管理。本文重點探討了事業(yè)單位檔案管理的特征和規(guī)范性管理的重要性，并提出相應(yīng)的建議。

一、事業(yè)單位檔案管理的特征

事業(yè)單位檔案管理是具有公共服務(wù)性和保密性的。事業(yè)單位是公益性的一種機構(gòu)，其公益性就是無條件為社會提供檔案信息查詢和借閱的服務(wù)，保存的檔案都是各行各業(yè)的信息。事業(yè)單位通過檔案管理無法自動參與市場資源調(diào)配的社會信息，遵守為國家和人民服務(wù)的宗旨。事業(yè)單位是我國非常重要的信息管理組織，主要是服務(wù)國家機關(guān)，為國家機關(guān)提供信息和管理，因此存放的檔案都是保密的。

二、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容

（一）事業(yè)單位檔案收集工作的規(guī)范化管理。檔案管理工作最基礎(chǔ)的就是收集工作，收集工作主要是為檔案管理提供管理對象，收集工作的質(zhì)量對下一環(huán)節(jié)的檔案管理工作十分重要。最基礎(chǔ)的工作就是收集工作，為了給檔案管理工作的每個環(huán)節(jié)打下堅實的基礎(chǔ)，應(yīng)該及時收集材料，保障收集材料的完整性。為了做好事業(yè)單位的收集工作，應(yīng)該避免出現(xiàn)檔案收集過少或者收集的材料不真實的情況發(fā)生，如果發(fā)生這種情況，會嚴重影響檔案管理工作各個環(huán)節(jié)的工作，帶來不必要的麻煩，非常不利于檔案管理工作的開展。應(yīng)該事先與各部門溝通清楚，確認檔案收集工作的工作步驟和詳細的收集內(nèi)容。在工作過程中產(chǎn)生的各種文件都要經(jīng)過相關(guān)人員的處理，及時整理入卷，定期交由檔案室進行儲存。

（二）事業(yè)單位檔案整理工作的規(guī)范化管理。檔案管理工作的收集工作下一個工作環(huán)節(jié)就是檔案的整理工作，其內(nèi)容主要是對檔案進行分類存放，把收集的資料進行組合并且編制成文檔等，把檔案內(nèi)容管理的有條理。檔案整理工作對事業(yè)單位的檔案管理非常重要，在事業(yè)單位檔案管理工作時，如果缺少整理工作，就會使檔案毫無章法，給檔案的使用造成巨大影響。為了使檔案清晰地表現(xiàn)主題，應(yīng)該合理進行整理，提高檔案的使用率。在進行事業(yè)單位檔案整理工作時，為了有助于順利開展后續(xù)工作，首先需要保障收集工作的良好質(zhì)量，然后才能對檔案進行整體的整理和編目。

（三）事業(yè)單位檔案鑒定工作的規(guī)范化管理。檔案鑒定工作就是工作人員考慮檔案的實際價值，依據(jù)檔案價值的大小，確定其保留時間。事業(yè)單位的工作眾多，檔案的數(shù)量就會隨之增加，要對沒有價值或者已經(jīng)超出保留期限的檔案進行及時銷毀。檔案的價值是由檔案是否還具有利用價值決定的。因此，檔案鑒定工作時檔案管理工作中具有復(fù)雜而又重要的工作。

（四）事業(yè)單位檔案保管工作的規(guī)范化管理。檔案保管質(zhì)量可以直接決定檔案管理的水平。在進行檔案保管工作時，需要踴躍和其他部門進行緊密合作，比如在檔案的整理工作和使用過程中注意保護檔案，使檔案延長壽命。檔案如果保管妥善，就可以延長檔案的壽命；反之如果保管不妥善，會給事業(yè)單位文檔管理工作帶來無法挽回的損失。

三、加強檔案規(guī)范化管理及優(yōu)化管理的有效措施

（一）加強制度建設(shè)，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)。與管理層進行足夠的溝通，規(guī)定相關(guān)的規(guī)章制度，其規(guī)章制度一定要保證貼合實際工作，并且適合本單位，制定檔案管理三合一的制度，嚴格按照規(guī)章制度對檔案分類管理，保障檔案工作的基本內(nèi)容能夠順利展開。嚴格按照要求對資料收集、整理、編目、保存，保障資料的真實性、有效性以及齊全性，制定檔案工作人員職責。檔案歸檔制度、檔案保密制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案室管理制度以及檔案鑒定與銷毀等制度，對檔案進行規(guī)范性的管理，使工作按照規(guī)章辦事和在使用過程中更加規(guī)范性、科學性。提高重視檔案的管理工作，使管理工作的程序性和制度性日益提高，由重要領(lǐng)導和部門負責人組成檔案管理網(wǎng)絡(luò)機構(gòu)，明確責任到各部門的負責人，完善各部門之間的管理，每個部門都要設(shè)立檔案員，明確各檔案員的責任，嚴格控制工作質(zhì)量，制定檔案工作階段性的規(guī)劃，確定檔案工作年度目標和任務(wù)，建立檔案工作聯(lián)絡(luò)員制度，制訂各部門資料收集、移交時間表，部署檔案工作形成常態(tài)，確保檔案管理工作的高效運轉(zhuǎn)。

（二）重視事業(yè)單位檔案的保密管理工作。事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)該加強學習《保密法》，增強保密意識，定期對檔案管理人員進行保密教育，做好單位檔案資料保密工作，和確認好保管期限，未經(jīng)批準，不能進行抄錄、復(fù)制或者翻拍檔案材料。根據(jù)不同密級程度，確定不同的利用對象以及利用范圍，保密材料僅限于閱文室內(nèi)查閱，并且涉密材料不得進入編研范圍。相關(guān)工作人員不在公共場所談及保密內(nèi)容。對需要進行銷毀的文件，首先經(jīng)過上級領(lǐng)導批準，交由鑒定部門鑒定，通過后銷毀現(xiàn)場必須有多個人員參加監(jiān)督銷毀。嚴禁發(fā)生泄密事件，比如把需要銷毀的文件變賣給廢品站等，對于泄密者必將究其法律責任。

（三）提高事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)。加強事業(yè)單位檔案管理工作人員的職業(yè)道德和專業(yè)素質(zhì)。培養(yǎng)事業(yè)單位檔案管理人員做事嚴謹、有始有終的工作作風。培養(yǎng)事業(yè)單位檔案管理人員的事業(yè)心、責任感和高度的保密意識。在任何場合和時候都要嚴格保守秘密，保密是工作人員應(yīng)盡的責任和義務(wù)。定期做好培訓員工素質(zhì)的工作，對員工進行思想教育，從而有效提高事業(yè)單位檔案管理人員的管理水平。

（四）加強培訓。為了促進單位和諧發(fā)展，先進的檔案管理工作可以提高單位的工作效率。現(xiàn)在很多工作人員嚴重缺乏耐心，無視檔案的管理工作，使檔案失去了本身的作用。事業(yè)單位的領(lǐng)導層應(yīng)該重視培訓工作，加強對檔案人員的培訓，使他們了解并認識到檔案管理工作的重要性。聘請檔案管理的專業(yè)人士對員工定期培訓，加強檔案相關(guān)的知識。并且加入評比的工作模式，有效調(diào)動其工作的積極性，使工作人員能更好的開展工作。

（五）逐步建立檔案信息化管理，提高利用效率。檔案的管理模式由傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存模式替換成軟件文檔模式向社會提供服務(wù)就是檔案管理的信息化的含義。使用先進的軟件，使檔案從紙質(zhì)模式實現(xiàn)信息化，提高檔案管理的有效使用，有效為信息資源進行分類、分析、提取和加工。和傳統(tǒng)的檔案資料相比，電子檔案方便保管、修改以及查閱。為了有效地減少檔案管理的經(jīng)濟成本，可以使用網(wǎng)絡(luò)傳輸功能進行快速的傳遞，從而保障工作效率。

五、結(jié)語

檔案規(guī)范管理對事業(yè)單位檔案管理是必不可少的，規(guī)范地管理檔案可以有效提高單位的工作效率和質(zhì)量。為了更快適應(yīng)社會的發(fā)展，接受新的挑戰(zhàn)，事業(yè)單位的檔案規(guī)范性管理必須不斷進行優(yōu)化，與社會同時進步，為單位的快速運轉(zhuǎn)指明正確的方向，為社會和單位的發(fā)展盡其所能出份力。