文/黑龍江護(hù)理高等專科學(xué)校 范志偉

當(dāng)前隨著社會活動的增加，檔案的數(shù)量呈現(xiàn)出不斷增長的態(tài)勢，這使傳統(tǒng)的手工目錄管理模式越來越無法適應(yīng)當(dāng)前檔案工作發(fā)展的要求。通過建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，可以有效改變傳統(tǒng)手工模式檢索中的單點(diǎn)線性，可能有效提高檔案查詢檢索效率和準(zhǔn)確率，而且對于檔案編排管理效率的提升也具有極為重要的意義。同時檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，可以將所有檔案都錄入數(shù)據(jù)庫中，強(qiáng)化了檔案的保存功能，有效解決了檔案保存和利用之間的矛盾。

一、檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的順序

在檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中，需要先收集檔案信息，這其中以傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化和電子文件作為主要檔案信息的來源，同時檔案機(jī)構(gòu)和管理部門也是檔案數(shù)據(jù)和事實(shí)數(shù)據(jù)的重要來源，因此在檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)時，需要對檔案信息的收集范圍和來源進(jìn)行確定，并按照要求進(jìn)行全面收集。同時還要做好檔案信息的前期處理工作，即將檔案的內(nèi)容特征和形式特征著錄和標(biāo)引出來，同時著錄和標(biāo)引還要達(dá)到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化要求，從而為檢索質(zhì)量起到重要的保障。在對檔案數(shù)字化過程中，其是將一切信息用0和1這兩個數(shù)字組成的不連續(xù)的數(shù)位表示的二進(jìn)制代碼來表示，從而實(shí)現(xiàn)計算機(jī)管理，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸和提供利用。電子文件生成時即是以數(shù)字代碼形式表示，因此要功能上與經(jīng)過數(shù)字化處理的文件相等同，在檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)時，需要做好電子文件的收集歸檔工作。在對檔案信息數(shù)據(jù)錄入時要經(jīng)過嚴(yán)格的校對審核，還需要對不同格式的數(shù)據(jù)進(jìn)行具體的轉(zhuǎn)換，使其成為機(jī)讀數(shù)據(jù)。另外，由于計算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)也發(fā)生了不斷的變化，作為組成數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的數(shù)據(jù)、軟件和硬件等的范圍、規(guī)模和復(fù)雜性也有了較大程度的擴(kuò)展，因此最后一個步驟需要對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行完善，通過不斷完善數(shù)據(jù)庫，從而更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息的存儲、開發(fā)和利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源有效共享，全面提高檔案信息管理和檔案服務(wù)質(zhì)量。

二、檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的具體方法

通過檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，充分表明當(dāng)前檔案管理工作的科技含量不斷提升，先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)開始在檔案工作中進(jìn)行廣泛應(yīng)用?；陂L遠(yuǎn)的眼光進(jìn)行分析，可以將檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)看作是檔案信息化建設(shè)的延伸和推進(jìn)，其涉及到數(shù)字檔案信息從形成直至銷毀的全部過程。在檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中，其具體的建設(shè)方法主要以調(diào)整相關(guān)檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、文化一體化及其實(shí)現(xiàn)為主。在相關(guān)檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)調(diào)整工作中，需要通過采取一系列有效的方法來確保檔案有序化，即對檔案進(jìn)行整理，有效解決檔案的零亂和管理、利用系統(tǒng)化之間的問題，更好地實(shí)現(xiàn)對檔案實(shí)體進(jìn)行管理及利用。這其中通過利用計算機(jī)自動檢索，能夠快速找到指定的文件。在具體的整理工作中，要盡量做到簡化，即在尊重文件形成的自然形態(tài)的基礎(chǔ)上，確保文件之間的內(nèi)在聯(lián)系即可，以檔案計算機(jī)檢索系統(tǒng)或管理系統(tǒng)準(zhǔn)備好數(shù)據(jù)作為整理工作的重點(diǎn)。同時還要實(shí)現(xiàn)對數(shù)字檔案信息的保管保護(hù)工作，由于數(shù)字檔案信息存儲載體在保管條件上具有較高的要求，不僅要存放在專用庫房內(nèi)，而且還要嚴(yán)格控制庫房內(nèi)的溫度和濕度，并在庫房內(nèi)配備防塵、防塵、防磁場和電場等設(shè)施，做好計算機(jī)病毒的防范工作。這也充分說明傳統(tǒng)的檔案保管手段對于數(shù)字檔案信息的存儲和管理都不具有適用性，因此對于數(shù)字檔案信息的保管保護(hù)工作需要新的會議紀(jì)要、標(biāo)準(zhǔn)和方法，同時還要充分運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)手段。在文檔一體化中，主要是將文件管理與檔案管理進(jìn)行銜接，將其整合到一個管理系統(tǒng)中，從而實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理和控制文件生命周期的全過程。由于信息化環(huán)境下，文件與檔案之間界限并不明顯，電子文件的形成、流轉(zhuǎn)和消亡可能都會在數(shù)據(jù)庫中完成，因此要向前端延伸檔案管理，實(shí)現(xiàn)文檔一體化，充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段來對各單位和組織中的文件信息流進(jìn)行重新組成，可以說文檔一體是一個業(yè)務(wù)流程重組的過程，是檔案管理的一種變革。

三、結(jié)束語

檔案信息庫的建設(shè)與科學(xué)管理是保障檔案安全有效的前提條件，是提升現(xiàn)今檔案管理效率的有效手段，進(jìn)行檔案信息庫建設(shè)應(yīng)明確檔案目錄分類，理順檔案信息庫建設(shè)步驟，根據(jù)檔案建設(shè)目標(biāo)有針對性地對檔案進(jìn)行歸類與錄入，才能保證檔案建設(shè)工作的完整及有序，從而推動我國檔案管理工作的科學(xué)發(fā)展。