戚昊軼

摘 要：本文主要分析目前基層單位實(shí)物檔案存在的問(wèn)題，并提出了加強(qiáng)實(shí)物檔案安全保護(hù)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：基層單位；實(shí)物檔案；管理與保護(hù)

1 基層單位實(shí)物檔案的收集范圍

主要收集在本單位防汛、水資源管理、水量調(diào)度、綜合規(guī)劃、流域規(guī)劃、科研、管理等過(guò)程中產(chǎn)生的大量反映單位整體發(fā)展水平的獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)狀、證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗等不同形式的實(shí)物，根據(jù)實(shí)物檔案管理規(guī)定，將這些不同材質(zhì)、不同價(jià)值的實(shí)物，納入實(shí)物檔案收集歸檔的范圍，是收集工作的基礎(chǔ)和依據(jù)。實(shí)物檔案歸檔范圍的制定要注意與已有的室存檔案相協(xié)調(diào)，這樣有利于單位的發(fā)展和建設(shè)，有利于提高單位的社會(huì)地位。因此，具有查考利用價(jià)值的實(shí)物都應(yīng)該收集歸檔。

首先確定歸檔范圍。主要包括：一是本單位的集體或個(gè)人在各類(lèi)公務(wù)活動(dòng)中獲得的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、錦旗、榮譽(yù)證書(shū)等；二是公務(wù)活動(dòng)中獲贈(zèng)的紀(jì)念品；三是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、知名人士的題詞、字畫(huà)等；四是本單位形成以來(lái)使用過(guò)的牌匾、停用的各種印章、各種重大活動(dòng)中形成的紀(jì)念品和宣傳品；五是其他有保存價(jià)值的實(shí)物。

其次，按照實(shí)物檔案的歸檔要求。由于實(shí)物檔案的重要性和載體的特殊性，應(yīng)歸檔的實(shí)物一般應(yīng)自形成后的次年六月底前向本單位的檔案管理部門(mén)移交；由于單位需要展放一段時(shí)間，可以與展放部門(mén)溝通好，對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行拍照登記，有些歸檔的實(shí)物確實(shí)需要在有關(guān)部門(mén)保留一段時(shí)間的，也應(yīng)該先移交檔案管理部門(mén)拍照登記，再辦理借用手續(xù)。任何部門(mén)和個(gè)人不能隨意將應(yīng)歸檔的實(shí)物據(jù)為己有或轉(zhuǎn)送他人，歸檔的實(shí)物要保持干凈、整齊、無(wú)破損。個(gè)人在公務(wù)活動(dòng)中獲得的頒發(fā)給單位的獎(jiǎng)杯、證書(shū)、紀(jì)念品等實(shí)物檔案應(yīng)交本單位檔案管理部門(mén)歸檔。歸檔的實(shí)物應(yīng)當(dāng)先拍照后登記，所拍照片納入本單位照片檔案的管理，兩者之間應(yīng)建立互見(jiàn)關(guān)系。本單位對(duì)外交往中贈(zèng)送給對(duì)方的重要實(shí)物，也應(yīng)當(dāng)拍照歸檔。

2 基層單位實(shí)物檔案的整理要求

按照基層單位實(shí)物檔案管理辦法進(jìn)行分類(lèi)。實(shí)物檔案應(yīng)以“件”為單位進(jìn)行整理，如，一個(gè)獎(jiǎng)杯為一件，一張證書(shū)為一件，一份紀(jì)念品為一件，成套的實(shí)物以一件計(jì)。歸檔實(shí)物可按物品種類(lèi)分類(lèi)，如獎(jiǎng)旗類(lèi)、證書(shū)類(lèi)、印章類(lèi)等，有些單位的實(shí)物檔案總量較少，可以不分類(lèi)。在保管期限上，由于實(shí)物檔案既能直觀地反映歷史，又較為稀少，所以，一般應(yīng)作“永久”保管。

實(shí)物檔案的排列與編號(hào)。歸檔實(shí)物可先按物品類(lèi)型排列，同一類(lèi)中再按歸檔時(shí)間順序排列，實(shí)物檔案較少而不分類(lèi)的基層單位可直接按歸檔時(shí)間順序排列，編流水號(hào)，一件一號(hào)，并在不影響實(shí)物品相的合適位置貼上標(biāo)簽，填寫(xiě)年度（形成時(shí)間）、編號(hào)、保管期限。實(shí)物檔案的編號(hào)由類(lèi)別號(hào)、件號(hào)組成，類(lèi)別號(hào)由各單位按本單位分類(lèi)方案自行編制，如，用“S”表示實(shí)物檔案，如果實(shí)物檔案類(lèi)別下再按物品類(lèi)型分類(lèi)的可以用“SW1”表示牌匾類(lèi)，“SW2”表示獎(jiǎng)杯類(lèi)等。件號(hào)是按歸檔時(shí)間順序給的流水號(hào)，那么“SW2-5”即表示該單位獎(jiǎng)杯類(lèi)第五件歸檔實(shí)物。不按物品類(lèi)型分類(lèi)也可以直接按流水號(hào)排序。

歸檔實(shí)物應(yīng)按分類(lèi)方案和編號(hào)順序編制實(shí)物檔案目錄。實(shí)物檔案目錄可設(shè)置編號(hào)、責(zé)任者、題名、年度（形成時(shí)間）、數(shù)量、保管期限、存放地點(diǎn)、互見(jiàn)號(hào)、備注等項(xiàng)目。在編目時(shí)要注意：獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀等榮譽(yù)性實(shí)物在編寫(xiě)題名時(shí)要寫(xiě)明獲獎(jiǎng)單位、榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)、獲獎(jiǎng)級(jí)別或等級(jí)；紀(jì)念品、宣傳品等實(shí)物要在題名中寫(xiě)明實(shí)物名稱(chēng)、公務(wù)活動(dòng)名稱(chēng)；題詞、字畫(huà)等應(yīng)具體到個(gè)人，如有需要還應(yīng)注明該人的職務(wù)和單位，備注欄中填寫(xiě)字畫(huà)、題詞的規(guī)格；印章要在年度一欄填寫(xiě)印章使用起止時(shí)間。

實(shí)物檔案目錄應(yīng)按類(lèi)別裝訂成冊(cè)并編制封面。實(shí)物檔案目錄封面設(shè)置全宗名稱(chēng)、實(shí)物類(lèi)別等項(xiàng)目。

3 基層單位實(shí)物檔案的安全保管

實(shí)物檔案載體形態(tài)各異、大小規(guī)格不一，小的有獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū)，大的有獎(jiǎng)杯、錦旗、牌匾，由于裝具不統(tǒng)一，因此，保管方法也不盡相同。可折疊的或小于“A4”幅面的實(shí)物檔案，如證書(shū)、獎(jiǎng)狀、錦旗等，在貼好標(biāo)簽后分類(lèi)別按順序放入實(shí)物檔案盒中保管，這樣，既外觀排列整齊又方便利用；較大實(shí)物檔案，如獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、紀(jì)念品、字畫(huà)等，由于規(guī)格不統(tǒng)一，無(wú)法入盒保管，可在貼好標(biāo)簽后放在陳列柜或?qū)Ｓ霉裰斜９?，也可放在特制的裝具里，置于單位榮譽(yù)室或會(huì)議室中，能更好地發(fā)揮它們的宣傳作用；存放實(shí)物檔案的庫(kù)房和柜架應(yīng)保持整潔，定期除塵，避免實(shí)物檔案褪色。易蟲(chóng)蛀、易銹蝕的實(shí)物檔案要做好防蟲(chóng)、防銹蝕的技術(shù)保護(hù)，確保實(shí)物檔案完好無(wú)損。停用的歸檔印章應(yīng)蓋在制作好的表格上，并在表格內(nèi)填寫(xiě)與實(shí)體相同的編號(hào)和有關(guān)內(nèi)容，再將印章清洗干凈，裝在特制的木格盒子里，印模向上，將印有印模的紙一同歸檔。

4 基層單位實(shí)物檔案的有效利用

利用實(shí)物檔案為治黃各項(xiàng)工作服務(wù)。實(shí)物檔案的收集、保管目的在于利用，充分利用實(shí)物檔案更具有直觀性，具有無(wú)可爭(zhēng)辯的憑證作用，多形式、多渠道、多層次、多方位地開(kāi)展利用工作，更好地服務(wù)于工作中。利用的方法很多，如，一是為了制作單位網(wǎng)頁(yè)、展覽，版面需要借閱實(shí)物檔案的榮譽(yù)照片，加以宣傳；二是為了寫(xiě)材料需要查閱本單位的獲獎(jiǎng)證書(shū)、有關(guān)內(nèi)容及獲獎(jiǎng)時(shí)間；三是為了上報(bào)材料需要統(tǒng)計(jì)獲獎(jiǎng)榮譽(yù)數(shù)以及省部級(jí)以上榮譽(yù)；四是為了評(píng)職稱(chēng)需查閱獲獎(jiǎng)項(xiàng)目、復(fù)印證書(shū)；五是參加投標(biāo)需要借閱獲獎(jiǎng)證書(shū)來(lái)展現(xiàn)單位的實(shí)力；六是編史、修志需要榮譽(yù)證書(shū)題詞；七是單位資質(zhì)申報(bào)、年檢等提供榮譽(yù)證書(shū)需要查閱實(shí)物檔案。加強(qiáng)實(shí)物檔案的開(kāi)發(fā)和利用，實(shí)物檔案是本單位的寶貴財(cái)富，實(shí)物檔案的管理最終目的是為了提供利用，檔案管理員要積極對(duì)實(shí)物進(jìn)行收集整理，存放有序，這樣可以更加有利于提供利用。

5 基層單位實(shí)物檔案的信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，需要存儲(chǔ)和傳播的信息量越來(lái)越大，信息的種類(lèi)和形式越來(lái)越豐富，傳統(tǒng)檔案管理的機(jī)制顯然已不能滿(mǎn)足這些需要，因此，利用掃描儀和數(shù)碼相機(jī)拍攝等方法，把實(shí)物檔案拍下來(lái)進(jìn)行存貯登記編目，并上傳本單位協(xié)同辦公網(wǎng)，多渠道查找檔案，這樣有利于迅速提供利用，也是人們提出數(shù)字化檔案管理的前提。在加強(qiáng)電子檔案管理工作時(shí)，要根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)，注重硬件和軟件的建設(shè)，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質(zhì)，不斷加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)的溝通、管理。只有這樣，才能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，快速準(zhǔn)確地傳遞檔案信息資源，做到既能迅速開(kāi)發(fā)資源，又能提升信息時(shí)代電子檔案管理的工作效率。

總之，基層單位實(shí)物檔案是反映本單位各項(xiàng)工作在各個(gè)歷史時(shí)期所取得的成績(jī)，也是一個(gè)單位的榮譽(yù)，它主要有以本單位或本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)的名義在各項(xiàng)比賽、評(píng)比、檢查、考核等工作活動(dòng)中獲得的獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、榮譽(yù)證書(shū)等實(shí)物。檔案室實(shí)物收藏必須以利用為目的，不要人為地形成某類(lèi)特色收藏。與檔案有密切聯(lián)系的，一同隨檔案接受保管，不能任意擴(kuò)大檔案室管理的實(shí)物范圍，這樣，更能有效地保管好實(shí)物檔案，利用好實(shí)物檔案，為黃河的治理和開(kāi)發(fā)作出貢獻(xiàn)，為黃河下游的國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

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