周 奇

（山東省濱州市鄒平市中醫(yī)院 山東 濱州 256200）

1 引言

隨著我國改革開放的進(jìn)程不斷推進(jìn)，市場經(jīng)濟(jì)得以快速發(fā)展，檔案信息資源日趨復(fù)雜化和多樣化，并且社會各界對于檔案信息的相關(guān)需要也越來越多，在這種情況之下不斷加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息內(nèi)容管理的質(zhì)量效果顯得尤為重要，但是目前在我國相關(guān)事業(yè)單位開展檔案管理工作的過程中尚且存在著許許多多空白空缺和混亂的現(xiàn)象，這就需要檔案和檔案學(xué)者對此進(jìn)行更加深入的探索和挑戰(zhàn)。社會各界對于檔案信息管理的要求變得越來越嚴(yán)格，所以檔案工作者當(dāng)下面臨的最大挑戰(zhàn)便是如何適應(yīng)新的環(huán)境。

2 檔案管理信息化現(xiàn)代化在檔案管理工作中起到的重要作用

首先是如果仍舊沿用傳統(tǒng)的檔案信息管理的模式和方式，那么很容易出現(xiàn)死檔案的情況，換句話說，即便是檔案室對所需要的檔案資料內(nèi)容進(jìn)行了保存，但是可能因?yàn)榉N種因素比如說存放不當(dāng)、檢索工具不夠完整等多種原因?qū)е率聵I(yè)單位需要更多的人力、物力和財力來進(jìn)行大面積查找，但是當(dāng)檔案管理信息化開始建設(shè)之后這種問題正在逐漸得到有效解決，計算機(jī)憑借著其自身計算精度高、存儲的信息量比較大、運(yùn)算速度非常快等多個優(yōu)勢可以幫助事業(yè)單位快速地對所需要的檔案信息內(nèi)容進(jìn)行全面快速準(zhǔn)確的檢索，提高了檔案查詢的工作效率[1]。其次事業(yè)單位開展檔案信息信息化建設(shè)還可以更好地保存檔案信息的完整性，除了在一開始輸入信息的時候需要使用到原件，其他時間都不需要再使用原件。最后是開展檔案信息化建設(shè)工作之后，可以在多個存儲空間內(nèi)儲存大量的檔案信息資源內(nèi)容，讓檔案信息的存儲更加簡單和便捷。

3 提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平的相關(guān)措施

3.1 完善檔案管理信息化水平

根據(jù)當(dāng)下所有事業(yè)單位的檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀來看，事業(yè)單位檔案管理信息化水平不高是一個普遍存在的問題，所以為了加強(qiáng)和提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平，就必須對傳統(tǒng)的思想觀念進(jìn)行一定的摒棄和改正，在檔案內(nèi)容信息化管理的過程中采用更多靈活和多變的方式，除此之外還需要對相應(yīng)的工作人員進(jìn)行定期的教育，將傳統(tǒng)思想觀念和信息化檔案管理相違背的方面進(jìn)行摒棄，只有這樣才能將信息化在事業(yè)單位檔案信息管理過程中的巨大作用充分發(fā)揮出來，對事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行不斷優(yōu)化和創(chuàng)新。

3.2 建立完善的事業(yè)單位檔案信息管理相關(guān)服務(wù)設(shè)施

檔案管理信息化建設(shè)實(shí)質(zhì)上就是借助計算機(jī)等高科技設(shè)備來通過互聯(lián)網(wǎng)對信息實(shí)現(xiàn)搜集和儲存，以此來達(dá)到對信息進(jìn)行加工和傳輸?shù)哪康模聵I(yè)單位在開展檔案管理信息化建設(shè)過程中應(yīng)該根據(jù)自身的實(shí)際情況來對計算機(jī)進(jìn)行更加合理有效的利用，對現(xiàn)代的電子信息設(shè)備的實(shí)施進(jìn)行統(tǒng)一的管理，只有這樣才能在最大程度上提高電子信息設(shè)備的使用周期和作用效果，除此之外事業(yè)單位還要實(shí)現(xiàn)對信息化設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一管理，對計算機(jī)檔案管理設(shè)備的資源進(jìn)行最大程度的使用[2]。

3.3 提高檔案管理工作的信息化水平

隨著社會的不斷進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，信息技術(shù)得到了突飛猛進(jìn)的進(jìn)步，新型的檔案管理軟件在事業(yè)單位檔案管理的信息化過程中發(fā)揮出了巨大的作用。我國事業(yè)單位的檔案信息化管理水平在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)軟件快速發(fā)展的基礎(chǔ)之上得到了很大程度上的提高，并且當(dāng)下檔案管理工作開展信息化的優(yōu)勢已經(jīng)凸顯出來。傳統(tǒng)的檔案管理工作一般都是采用紙質(zhì)檔案的方式對相關(guān)的材料內(nèi)容進(jìn)行保存，但是紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存具有一定的缺點(diǎn)比如說會受到周圍環(huán)境的影響，如果紙質(zhì)檔案周圍的環(huán)境濕度過高的話會導(dǎo)致出現(xiàn)變質(zhì)發(fā)霉的問題，如果發(fā)生這種情況那么很多重要的信息都會得不到應(yīng)有的保存，而檔案管理信息化就可以很好地彌補(bǔ)這一問題，檔案管理信息化借助計算機(jī)將檔案備份在電子磁盤之內(nèi)，這樣不僅僅可以在很大程度上大量節(jié)省檔案存儲的空間并且可以保證一些比較重要的信息不被丟失，通過建立更加科學(xué)合理的措施來對事業(yè)單位的檔案和文件進(jìn)行合理的分類，以此來提高檔案管理工作開展的信息化水平。

3.4 加大資金投入的力度

事業(yè)單位檔案管理工作未來的發(fā)展趨勢和走向一定是不斷提高事業(yè)單位檔案管理的信息化水平，因此在這種情況下事業(yè)單位在檔案管理工作開展的實(shí)際過程中就需要不斷改變自身檔案管理的理念和工作方式，不斷加大對檔案管理信息化建設(shè)資金的投入力度，通過購買一些開展工作所需要的現(xiàn)代化設(shè)備，不斷推動檔案信息的管理水平。[3]。

總而言之，在檔案管理信息化工作建設(shè)過程中存在許多的問題，在對現(xiàn)代化信息技術(shù)借助的基礎(chǔ)上這些問題正在逐漸得到解決，針對這種情況就需要對傳統(tǒng)的工作理念和工作方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，不斷加大資金投入的力度，提高檔案管理工作的信息化水平。建立和完善事業(yè)單位的檔案管理服務(wù)制度，然后不斷提高檔案信息化的管理水平，只有這樣才能不斷提高檔案管理工作開展的質(zhì)量效果，幫助事業(yè)單位更好地發(fā)展和進(jìn)步。