范少芬， 賀宗平

(南京審計大學(xué) 信息化辦公室， 南京 211815)

引言

隨著時下信息化進(jìn)程的日趨深入，國內(nèi)高校的數(shù)字化校園建設(shè)也隨即獲得了迅猛發(fā)展。數(shù)字化校園建設(shè)一般可分為3個階段：網(wǎng)絡(luò)和硬件建設(shè)階段；業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)階段；數(shù)據(jù)共享、界面整合階段。網(wǎng)絡(luò)和硬件建設(shè)階段是數(shù)字化校園建設(shè)的基礎(chǔ)。業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)階段的重點是軟件建設(shè)，主要包括校園一卡通系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)務(wù)系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、OA系統(tǒng)等。業(yè)務(wù)職能部門根據(jù)自己的業(yè)務(wù)需求建立各自的業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，用于解決業(yè)務(wù)職能部門內(nèi)部的信息化管理和數(shù)據(jù)統(tǒng)計問題。在這個階段，各業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)之間彼此孤立，存在入口不統(tǒng)一、信息孤島等問題。因此，高校開始建設(shè)全校統(tǒng)一的校園門戶，實現(xiàn)單點登錄和統(tǒng)一身份認(rèn)證；并且建設(shè)公共數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)交換平臺，打通信息孤島，在各個業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)中實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換和數(shù)據(jù)共享。目前，國內(nèi)高校的數(shù)字化校園建設(shè)大多處于第三個階段。

隨著高校管理改革的不斷深入，高校的管理理念已經(jīng)逐步從管理向服務(wù)轉(zhuǎn)變。管理理念的轉(zhuǎn)變對數(shù)字化校園的建設(shè)提出了新的要求，要求高校的職能部門從各自為政的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)槿Ｒ暯窍碌膮f(xié)同工作機(jī)制。目前，國內(nèi)高校的各項工作大多由各個職能部門獨立承擔(dān)和管理，各自為政的管理模式導(dǎo)致師生辦事難，因此建立信息化一站式服務(wù)平臺迫在眉睫。信息化一站式服務(wù)平臺要求在全校視角下各個職能業(yè)務(wù)部門和組織機(jī)構(gòu)之間協(xié)同服務(wù)和調(diào)度，通過發(fā)揮協(xié)同服務(wù)和調(diào)度的優(yōu)勢，減少各個職能部門和組織機(jī)構(gòu)之間的協(xié)調(diào)和溝通成本，從而提高辦事效率和服務(wù)水平。

1 信息化一站式服務(wù)

1.1 傳統(tǒng)的一站式服務(wù)大廳

傳統(tǒng)的線下一站式服務(wù)大廳提供了集中辦理各種事務(wù)的行政服務(wù)場所，其目的是讓師生“少跑路，少找人”，在一定程度上簡化了審批流程，提高了辦事效率[1]。傳統(tǒng)的線下一站式服務(wù)的內(nèi)容架構(gòu)可如圖1所示。但是傳統(tǒng)的線下一站式服務(wù)還存在不少問題，比如如果沒有協(xié)調(diào)好進(jìn)駐中心的各個職能部門之間的關(guān)系，反而可能會增加師生們辦理業(yè)務(wù)的困難；用戶一旦提交業(yè)務(wù)申請，后續(xù)無法跟蹤業(yè)務(wù)辦理進(jìn)度和結(jié)果等。這些問題直接影響了用戶體驗，所以網(wǎng)上一站式服務(wù)大廳的建設(shè)迫在眉睫。

圖1 傳統(tǒng)的線下一站式服務(wù)

1.2 網(wǎng)上一站式服務(wù)大廳

網(wǎng)上一站式服務(wù)大廳、即one-stop services，是基于業(yè)務(wù)流程管理的，由專門的部門來承擔(dān)和管理，利用信息化手段將業(yè)務(wù)申報審批、數(shù)據(jù)共享和信息發(fā)布等服務(wù)集中起來，在全校視覺下對多個職能部門進(jìn)行內(nèi)部協(xié)調(diào)和統(tǒng)一管理[2]。其中，業(yè)務(wù)流程包括單部門的業(yè)務(wù)流程和多個跨部門的業(yè)務(wù)流程。建立網(wǎng)上一站式服務(wù)大廳的最終目標(biāo)是“信息多跑路，師生少跑腿”。

通過網(wǎng)上一站式服務(wù)大廳，師生可在統(tǒng)一的前臺界面下，快速找到要辦理的業(yè)務(wù)申報入口，在線提交申請，并全程跟蹤業(yè)務(wù)辦理狀態(tài)和結(jié)果。相關(guān)的職能部門可以在電腦、手機(jī)上進(jìn)行業(yè)務(wù)審批，打破了時間和空間上的限制，從滿足師生的需求出發(fā)，真正做到讓信息多跑路，師生少跑腿。一站式服務(wù)的實質(zhì)是業(yè)務(wù)流程和服務(wù)內(nèi)容的集成和整合，是高校信息化服務(wù)的發(fā)展趨勢。

2 網(wǎng)上一站式服務(wù)大廳的建設(shè)思路

2.1 網(wǎng)上一站式服務(wù)大廳建設(shè)的基礎(chǔ)

(1)基礎(chǔ)平臺及應(yīng)用系統(tǒng)。人事、教務(wù)、學(xué)務(wù)、財務(wù)、科研、資產(chǎn)等業(yè)務(wù)部門應(yīng)各自擁有獨立的應(yīng)用系統(tǒng)。并且學(xué)校通過信息門戶和統(tǒng)一身份認(rèn)證等基礎(chǔ)平臺，為學(xué)校各業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)提供單點登錄和認(rèn)證授權(quán)，方便用戶快速、便捷地訪問各個應(yīng)用系統(tǒng)。

(2)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。所有數(shù)據(jù)采用統(tǒng)一的編碼規(guī)范，并且在全校范圍內(nèi)建立共享數(shù)據(jù)中心，在學(xué)校各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫和共享數(shù)據(jù)中心之間建立雙向聯(lián)系，實現(xiàn)各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的共享。共享數(shù)據(jù)中心是業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)，一旦數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題，將直接影響業(yè)務(wù)流程的質(zhì)量和使用。南京審計大學(xué)采用ODI(oracle data integrator)數(shù)據(jù)庫集成工具，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的同步一個小時執(zhí)行一次，保證各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的實時性、完整性和準(zhǔn)確性。

2.2 網(wǎng)上一站式服務(wù)大廳的建設(shè)思路

南京審計大學(xué)網(wǎng)上一站式服務(wù)大廳的建設(shè)思路，可做解析闡述如下。

(1)頂層設(shè)計。網(wǎng)上一站式服務(wù)大廳的建設(shè)涉及到多個部門的協(xié)調(diào)和管理，是一項全局工作，需要站在學(xué)校視角下統(tǒng)一規(guī)劃、管理和協(xié)調(diào)各個部門的工作[3]。

(2)前期調(diào)研。用戶需求調(diào)研階段非常重要。業(yè)務(wù)流程的建設(shè)并不是將現(xiàn)有的工作簡單地搬到網(wǎng)上，必須對業(yè)務(wù)流程的用戶需求進(jìn)行一次全面調(diào)研，調(diào)研對象包括教職工和學(xué)生。需要充分考慮同一部門、院系進(jìn)行批量申請和審批的需求；以及多個跨部門業(yè)務(wù)流程等情況。前期調(diào)研的目標(biāo)是最終得到各個職能部門都認(rèn)可并且系統(tǒng)可以實現(xiàn)的需求方案。

(3)流程梳理和制定。用戶需求調(diào)研之后，需要對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行一次全面的梳理和優(yōu)化。比如對于跨部門業(yè)務(wù)流程，哪些環(huán)節(jié)可以并行執(zhí)行，哪些可以簡化，哪些可以合并和優(yōu)化，通過全面梳理和優(yōu)化流程，從而提高辦事效率，真正做到“讓信息多跑步，用戶少跑腿”。

業(yè)務(wù)流程的制定要考慮到平臺所能承受的實時并發(fā)數(shù)和負(fù)載能力，特別是面向全校師生的業(yè)務(wù)流程。另外，還應(yīng)充分考慮到業(yè)務(wù)流程并不是一次性建設(shè)到位，在建設(shè)完畢之后還會出現(xiàn)修改流程或是出現(xiàn)新的流程的情況，因此平臺應(yīng)具備快速修改和重建新流程的功能。

3 網(wǎng)上一站式服務(wù)大廳的系統(tǒng)架構(gòu)

網(wǎng)上一站式服務(wù)大廳的系統(tǒng)架構(gòu)可分為數(shù)據(jù)層、業(yè)務(wù)層和可視化表示層，系統(tǒng)設(shè)計架構(gòu)如圖2所示。由圖2可知，系統(tǒng)中各主題分層的功能研發(fā)設(shè)計可做剖析分述如下。

(1)數(shù)據(jù)層。數(shù)據(jù)層包括用戶、流程、日志、文檔等數(shù)據(jù)庫，并通過ODI實現(xiàn)數(shù)據(jù)集成。用戶數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)與學(xué)校共享數(shù)據(jù)庫同步。流程數(shù)據(jù)庫存儲所有流程相關(guān)的數(shù)據(jù)，如流程節(jié)點信息、流程圖、流程表單、執(zhí)行周期等。

(2)業(yè)務(wù)層。 用戶通過可視化表示層提交流程申請之后，業(yè)務(wù)層對該用戶提出的流程申請進(jìn)行處理。主要包括流程管理和綜合管理兩個部分的內(nèi)容，其中綜合管理又包括：用戶與角色管理、日志管理、知識分享、報表統(tǒng)計等功能[4]。

圖2 基于流程管理的網(wǎng)上一站式服務(wù)大廳系統(tǒng)架構(gòu)圖

Fig.2Systemstructurediagramofonlineone-stopservicehallbasedonprocessmanagement

用戶在網(wǎng)上進(jìn)行流程申請之后，可在全程跟蹤和監(jiān)控整個流程的狀態(tài)和審批的結(jié)果，特別是針對需要多個職能部門協(xié)作審批的流程，可以通過提醒相關(guān)的負(fù)責(zé)人對流程申請及時進(jìn)行審批，從而提升服務(wù)效率。電話移機(jī)申請流程如圖3所示。

圖3 電話移機(jī)申請流程圖

(3)可視化表示層。用戶通過可視化表示界面提交申請、進(jìn)行流程審批或完成打印流程表單等功能。用戶可通過Web browser、學(xué)校的微信企業(yè)號、APP進(jìn)入平臺。電話移機(jī)服務(wù)流程界面如圖4所示。

圖4 電話移機(jī)服務(wù)流程界面圖

4 結(jié)束語

通過基于流程管理的網(wǎng)上一站式服務(wù)平臺，師生可以在網(wǎng)上進(jìn)行業(yè)務(wù)申請，職能部門的相關(guān)負(fù)責(zé)人在網(wǎng)上進(jìn)行審批，申請人和管理員可全程跟蹤整個流程的狀態(tài)和審批結(jié)果，并可提醒相關(guān)的負(fù)責(zé)人及時進(jìn)行流程審批。特別是對于需要多個部門同時審批的流程，打破了時間和空間上的限制，大大提高了辦事效率，從滿足師生的需求出發(fā)，真正做到讓信息多跑路，師生少跑腿，推動學(xué)校信息化服務(wù)上升到一個新的水平。