楊陽(yáng)

[摘 要] 隨著信息技術(shù)的發(fā)展，越來(lái)越多的行業(yè)已經(jīng)開(kāi)始將本行業(yè)與信息技術(shù)融合到一起，提高工作效率。人事檔案管理的數(shù)字化對(duì)人事檔案管理效率有著重要影響。文章先對(duì)人事檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，然后提出人事檔案數(shù)字化管理與建設(shè)的建議，旨在對(duì)人事檔案數(shù)字化管理的發(fā)展提供幫助。

[關(guān)鍵詞] 人事檔案；管理現(xiàn)狀；數(shù)字化管理；建設(shè)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 15. 058

[中圖分類(lèi)號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2018）15- 0146- 02

0 前 言

人事檔案中所包含的內(nèi)容非常廣泛，不僅包括個(gè)人經(jīng)歷，同時(shí)也是組織對(duì)個(gè)人進(jìn)行全面評(píng)估的參考。目前，我國(guó)人事檔案信息管理還存在著一定的滯后性，需要對(duì)這些影響人事檔案管理效率的因素進(jìn)行總結(jié)，并對(duì)人事檔案數(shù)字化管理和建設(shè)進(jìn)行探討，以促進(jìn)人事檔案管理效率的提升。

1 人事檔案數(shù)字化管理與建設(shè)的必要性

1.1 人事檔案數(shù)字化管理與建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的需求

隨著人事制度的改革，單位人員的流動(dòng)性也逐漸增加，這就在無(wú)形中為人事檔案管理工作增加了工作內(nèi)容。且我國(guó)人事檔案管理工作多數(shù)還要依靠人工的方式來(lái)進(jìn)行查檔和利用，不僅耗費(fèi)人力和物力，同時(shí)也難以滿足大規(guī)模變動(dòng)所帶來(lái)的工作需求。此外，在當(dāng)今的社會(huì)，數(shù)字化辦公已經(jīng)成為每個(gè)單位發(fā)展的必然趨勢(shì)，且在無(wú)紙化的發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生了大量的電子文件，使得人事檔案管理工作面臨著更大的改變。由此可見(jiàn)，人事檔案數(shù)字化管理與建設(shè)是各個(gè)單位發(fā)展的必然，是社會(huì)發(fā)展的基本需求。

1.2 人事檔案數(shù)字化管理是單位自身發(fā)展的需求

第一，表現(xiàn)在人事檔案的收集方面。我國(guó)《人事檔案管理制度》中規(guī)定，人事檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)在人事檔案材料形成的一個(gè)月之內(nèi)將其主動(dòng)移交到檔案館歸檔。但是很多時(shí)候都存在漏交、慢交等現(xiàn)象，使得人事檔案的完整性受到威脅。而使用數(shù)字化管理方式來(lái)進(jìn)行材料的收集能夠?qū)崿F(xiàn)部門(mén)之間的無(wú)縫對(duì)接，讓人事檔案相關(guān)資料自動(dòng)上傳到數(shù)據(jù)庫(kù)中，增強(qiáng)檔案收集的時(shí)效性。

第二，表現(xiàn)在人事檔案的存儲(chǔ)和使用方面。紙質(zhì)檔案的管理通常會(huì)有這樣一種情況——資料存儲(chǔ)的目的是為了使用方便，而資料的使用又會(huì)反過(guò)來(lái)影響存儲(chǔ)的“壽命”，二者之間存在一定的矛盾性。而通過(guò)數(shù)字化管理形式，上述情況被有效解決，無(wú)論是存儲(chǔ)還是使用，二者都互不影響，在使用的時(shí)候只需要在數(shù)據(jù)庫(kù)中提取所需要的檔案資料即可，不需要查閱原檔文件，并且可以滿足多人使用，在很大程度上提高了檔案的使用效率。

第三，表現(xiàn)在人事檔案的安全性方面。紙質(zhì)檔案在使用和保存的過(guò)程中存在著一定的安全威脅，容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息的缺失。而人事檔案數(shù)字化管理能夠更好地保留原檔文件，只需要通過(guò)借閱錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中的備份文件即可，杜絕篡改檔案、數(shù)據(jù)遺失等情況的發(fā)生，保證檔案的安全性。

2 人事檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

人事檔案數(shù)字化管理為人事檔案管理工作帶來(lái)了極大方便，但與此同時(shí)，也存在著較多問(wèn)題。

2.1 技術(shù)更新?lián)Q代較快

人事檔案的數(shù)字化管理對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、技術(shù)以及軟件的依賴性是較大的。在實(shí)際情況中，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)升級(jí)速度非?？?、計(jì)算機(jī)技術(shù)的更新?lián)Q代也較快，使得計(jì)算機(jī)軟件、硬件系統(tǒng)之間很可能會(huì)出現(xiàn)不匹配的情況，使得部分文件無(wú)法有效讀取，當(dāng)人們需要調(diào)取相關(guān)資料的時(shí)候，則會(huì)導(dǎo)致資料不全，無(wú)法獲得精準(zhǔn)數(shù)據(jù)，影響了人事檔案管理的效率。

2.2 檔案信息管理安全問(wèn)題

在信息化時(shí)代，數(shù)字化管理方式為管理工作帶來(lái)很大方便，但是其中也存在著一定的檔案信息管理安全問(wèn)題。在網(wǎng)絡(luò)背景下，大量的電腦病毒已經(jīng)對(duì)數(shù)據(jù)安全造成威脅。雖然電腦中都會(huì)安裝殺毒軟件，但是并不能夠完全阻止計(jì)算機(jī)病毒的入侵和傳播。此外，電腦黑客惡意攻擊也會(huì)導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)的缺失和丟失，導(dǎo)致人事檔案數(shù)字化管理數(shù)據(jù)的安全性受到了非常大的考驗(yàn)。

2.3 信息數(shù)據(jù)的維護(hù)

人事檔案管理所涉及的信息數(shù)據(jù)較多，通常都會(huì)有紙質(zhì)+電子版共同管理。兩種方式共同管理所產(chǎn)生的效果較好，但是其中也存在著一定的問(wèn)題。比如：傳統(tǒng)紙質(zhì)的人事檔案信息中，若是有改動(dòng)，則改動(dòng)的痕跡會(huì)很明顯，很容易查找到修改的地方。但電子版管理中的數(shù)據(jù)若是進(jìn)行修改，則不會(huì)留下改動(dòng)痕跡，很難保證數(shù)據(jù)的可靠性，若是有心故意改動(dòng)，則很難查看出來(lái)，這對(duì)數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)度來(lái)說(shuō)是一個(gè)非常大的威脅。

2.4 管理人員的綜合素質(zhì)和能力

管理人員的綜合素質(zhì)和能力對(duì)人事檔案數(shù)字化管理與建設(shè)有著直接的影響。從事檔案管理的人員應(yīng)當(dāng)要具備較高的計(jì)算機(jī)操作能力和技術(shù)、現(xiàn)代化管理觀念、完善的管理體系等。但是在現(xiàn)階段的人事檔案管理中，一些管理人員的管理觀念較為落后，認(rèn)為數(shù)字化管理方式使用起來(lái)不方便，技術(shù)難學(xué)，同時(shí)也不具備先進(jìn)的管理能力和計(jì)算機(jī)操作能力，使得人事檔案數(shù)字化管理效率低下。此外，由于人事檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作能力有限，當(dāng)病毒入侵計(jì)算機(jī)的時(shí)候，無(wú)法正確應(yīng)對(duì)，導(dǎo)致相關(guān)數(shù)據(jù)的缺失，影響管理效率。

3 人事檔案數(shù)字化管理與建設(shè)的策略

面對(duì)人事檔案數(shù)字化管理與建設(shè)中存在的不足之處，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)要采取適當(dāng)?shù)拇胧﹣?lái)加強(qiáng)人事檔案數(shù)字化管理與建設(shè)。

3.1 建立完善的數(shù)據(jù)庫(kù)

為了促進(jìn)人事檔案數(shù)字化管理和建設(shè)，需要有完善的數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)“承載”和存儲(chǔ)人事檔案數(shù)據(jù)，一方面能夠?yàn)樾畔?shù)據(jù)的錄入和儲(chǔ)存提供良好的硬件配置，另一方面也能夠避免數(shù)據(jù)出現(xiàn)缺失的現(xiàn)象和情況發(fā)生。在實(shí)際情況中，單位可以通過(guò)以下方式來(lái)建立完善的數(shù)據(jù)庫(kù)：第一，不同單位的人事檔案建立需要根據(jù)單位的整體規(guī)模來(lái)制定，在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下，將人事檔案及時(shí)錄入到系統(tǒng)中，并完善各個(gè)模塊的功能，如：存儲(chǔ)功能、查找功能、同步功能、備份功能等。第二，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化，單位人事檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)要派遣專(zhuān)員嚴(yán)格審核紙質(zhì)版檔案數(shù)據(jù)，并對(duì)其進(jìn)行綜合編輯，將其以更加簡(jiǎn)潔的形式錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中。在此過(guò)程中，需要有專(zhuān)門(mén)的人員對(duì)紙質(zhì)版材料和電子版材料進(jìn)行對(duì)比，避免相關(guān)數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)錯(cuò)誤、遺漏等現(xiàn)象，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。第三，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立可以分為兩方面，一方面是前臺(tái)操作系統(tǒng)，另一方面是后臺(tái)操作系統(tǒng)。前臺(tái)操作系統(tǒng)的主要功能是能夠?qū)崟r(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)的人事檔案資料進(jìn)行檢索、整理、查詢等，以簡(jiǎn)單、快速為主要特點(diǎn)，提高人事檔案數(shù)字化管理的效率。后臺(tái)操作系統(tǒng)的主要功能是能夠方便專(zhuān)門(mén)的管理人員對(duì)人事檔案進(jìn)行修改和完善的，保證數(shù)據(jù)的科學(xué)和完整。

3.2 加強(qiáng)信息安全管理

為了提高人事檔案數(shù)字化管理的效率，需要通過(guò)適當(dāng)?shù)姆绞絹?lái)加強(qiáng)信息安全管理，保證數(shù)據(jù)信息的安全。第一，人事檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)要高度重視數(shù)字化管理與建設(shè)，將人事檔案管理逐漸向著多元化、服務(wù)化方向轉(zhuǎn)變。第二，加強(qiáng)管理系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫(kù)的安全管理。雖然病毒會(huì)入侵電腦，但是只要管理人員不隨意下載無(wú)關(guān)軟件、不隨意打開(kāi)陌生網(wǎng)頁(yè)、注重日常的殺毒和管理，那么就可以在最大程度上避免病毒的侵入，保證人事檔案相關(guān)信息數(shù)據(jù)的安全。條件允許的情況下，可以加強(qiáng)局域網(wǎng)的安全管理，降低黑客入侵的概率。第三，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享。單位內(nèi)部人事檔案信息是不對(duì)外開(kāi)放的，因此，在企業(yè)內(nèi)部，人事檔案信息數(shù)據(jù)可以與相關(guān)部門(mén)共享，一方面能夠加大信息管理的效率，另一方面也能夠加強(qiáng)部門(mén)之間的交流，促進(jìn)單位信息的全面管理。

3.3 系統(tǒng)的設(shè)定和維護(hù)

受到系統(tǒng)更新?lián)Q代速度以及計(jì)算機(jī)病毒的影響，若是單位沒(méi)有定期對(duì)設(shè)備及系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，那么就很容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，甚至整個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)崩潰的現(xiàn)象產(chǎn)生。為了保證信息的真實(shí)性，需要定期對(duì)系統(tǒng)升級(jí)、硬件配置等方面進(jìn)行維護(hù)。第一，選取合適的操作系統(tǒng)和軟件，將人事檔案的信息數(shù)據(jù)錄入到其中，避免不合適的系統(tǒng)和軟件影響管理效果。第二，單位人事檔案相關(guān)管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)要派遣專(zhuān)員對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、相關(guān)管理軟件以及計(jì)算機(jī)硬件進(jìn)行全面檢查，包括環(huán)境方面、軟硬件的質(zhì)量方面、計(jì)算機(jī)運(yùn)行情況等，一方面避免外界環(huán)境對(duì)計(jì)算機(jī)的使用產(chǎn)生影響（如：外來(lái)磁場(chǎng)、有害氣體、灰塵、光線、空氣濕度等因素），另一方面也能夠保證計(jì)算機(jī)內(nèi)部系統(tǒng)的正常使用，促進(jìn)所有管理工作有序進(jìn)行。

3.4 提升管理人員的綜合素質(zhì)

管理人員綜合素質(zhì)的提升是提高人事檔案數(shù)字化管理效率的有效途徑。因此，單位應(yīng)當(dāng)要通過(guò)適當(dāng)?shù)姆绞絹?lái)提升管理人員的綜合素質(zhì)。在實(shí)際情況中，單位可以參考以下內(nèi)容：第一，定期培訓(xùn)。對(duì)人事檔案管理人員來(lái)說(shuō)，除了要具備完善且先進(jìn)的管理觀念和管理能力外，同時(shí)還要能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)、軟件的使用能力等。因此，單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，一方面培訓(xùn)其管理能力，另一方面培訓(xùn)其計(jì)算機(jī)操作能力，循序漸進(jìn)提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。第二，提高管理人員的招聘要求。對(duì)新進(jìn)單位的管理人員來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)要適當(dāng)提高準(zhǔn)入的門(mén)檻，招聘一些綜合能力較強(qiáng)的人才進(jìn)入到人事檔案管理部門(mén)，以便能夠從源頭上提高人事檔案數(shù)字化管理的整體效率。第三，高素質(zhì)人才的輸送。高校是培養(yǎng)高素質(zhì)人才的搖籃，高校應(yīng)當(dāng)要與單位做好對(duì)接，并以此為基礎(chǔ)加大力度培養(yǎng)單位所需的高素質(zhì)人才，這樣不僅能夠提高管理人才的綜合素質(zhì)，同時(shí)也能夠解決學(xué)生就業(yè)問(wèn)題，是一個(gè)一舉多得的方式。

4 結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，隨著信息技術(shù)的發(fā)展及其在各行各業(yè)中的滲透，人事檔案管理也應(yīng)當(dāng)要適當(dāng)做出改革，拋棄舊有的管理觀念和模式，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)檔案資料進(jìn)行全面的管理和利用，提高人事檔案的管理效率和使用價(jià)值，在保證檔案資料安全完整的同時(shí)，為單位的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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