彭晶

[摘 要] 湛江公司通過實施SAP ERP系統(tǒng)，實現(xiàn)了公司采購流程、財務(wù)流程的無縫對接。隨著公司的不斷發(fā)展，公司的對外采購業(yè)務(wù)量急劇增加，如何規(guī)范、有序、高效地進行發(fā)票管理意義重大。文章將以SAP系統(tǒng)為基礎(chǔ)，通過一定量的系統(tǒng)開發(fā)，實現(xiàn)發(fā)票全流程管理，解決企業(yè)財務(wù)管理過程中的實際問題。

[關(guān)鍵詞] SAP；ERP；發(fā)票管理；財務(wù)管理；信息系統(tǒng)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 15. 022

[中圖分類號] F232 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）15- 0063- 03

1 引 言

大量的供應(yīng)商發(fā)票流轉(zhuǎn)于財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門之間，以往傳統(tǒng)的手工登記發(fā)票流轉(zhuǎn)的管理方式不僅工作量巨大，且極其容易產(chǎn)生錯漏，無法跟蹤，難以滿足現(xiàn)代企業(yè)管理需求。以現(xiàn)有SAP系統(tǒng)為基礎(chǔ)，通過發(fā)票管理、發(fā)票領(lǐng)取、發(fā)票核算、發(fā)票付款、發(fā)票查詢五個模塊的開發(fā)，并通過掃描粘貼在發(fā)票上的一維條碼標(biāo)簽來記錄發(fā)票的交接記錄，并運用SAP捕獲技術(shù)獲取發(fā)票相關(guān)的SAP系統(tǒng)發(fā)票核算、發(fā)票付款等關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)，實現(xiàn)發(fā)票管理的“業(yè)務(wù)流”與“實物流”雙流合一。

2 業(yè)務(wù)流程

供應(yīng)商按照合同要求將發(fā)票和附件寄送到計財部，由發(fā)票崗審核、整理并錄入發(fā)票系統(tǒng)，打印條碼指派給相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門。業(yè)務(wù)部領(lǐng)取實物發(fā)票，做完簽審返回財務(wù)核算、付款。流程如圖1所示。

3 系統(tǒng)架構(gòu)

3.1 平臺的選擇

SAP系統(tǒng)已經(jīng)在湛江公司應(yīng)用多年，是公司運營過程中人、財、物管理的核心系統(tǒng)平臺，一方面其擁有良好的用戶基礎(chǔ)，另一方面，其作為財務(wù)管理的主要系統(tǒng)，與發(fā)票管理有著更為緊密的聯(lián)系，使用SAP系統(tǒng)作擴展開發(fā)應(yīng)用，減少了系統(tǒng)間的接口，更有利于保證數(shù)據(jù)的統(tǒng)一。

3.2 總體架構(gòu)

發(fā)票管理系統(tǒng)的開發(fā)完全依托與SAP系統(tǒng)平臺，更好地保證了發(fā)票財務(wù)信息與發(fā)票流轉(zhuǎn)信息的統(tǒng)一?？傮w架構(gòu)如圖2所示。

4 系統(tǒng)實現(xiàn)

4.1 設(shè)計思路

梳理了發(fā)票在湛江分公司各部門中流轉(zhuǎn)的每一個環(huán)節(jié)以及在SAP系統(tǒng)中對應(yīng)的業(yè)務(wù)操作，定義出了發(fā)票從“已錄入”到“已付款”的14種不同狀態(tài)，運用條形碼掃描記錄發(fā)票流轉(zhuǎn)各環(huán)節(jié)記錄，并將發(fā)票流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)與SAP財務(wù)處理流程相結(jié)合，實現(xiàn)發(fā)票的全生命周期管理。

4.2 實施原則

4.2.1 堅持規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的原則

由于發(fā)票管理系統(tǒng)的建設(shè)依托于公司核心的ERP系統(tǒng)，因此要嚴(yán)格執(zhí)行公司ERP系統(tǒng)建設(shè)相關(guān)制度和規(guī)范，在系統(tǒng)實施的設(shè)計、實施、應(yīng)用、運維方面，應(yīng)遵循公司統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

4.2.2 堅持便捷性與實用性結(jié)合的原則

發(fā)票管理系統(tǒng)的實施必須堅持好用、實用的原則，盡量做到以人為本，在滿足系統(tǒng)功能的前提下盡量考慮使用者的特殊需求及習(xí)慣等因素，使建立的系統(tǒng)不僅功能強大而且界面美觀，同時操作上還非常便捷，實現(xiàn)良好的人機交互。

4.3 功能設(shè)計

發(fā)票管理系統(tǒng)主要分為數(shù)據(jù)層、功能層、操作層、展現(xiàn)層四層結(jié)構(gòu)（見圖3）。數(shù)據(jù)層用戶存儲發(fā)票信息，功能層主要實現(xiàn)發(fā)票信息錄入、發(fā)票流轉(zhuǎn)、發(fā)票業(yè)務(wù)操作功能，操作層負(fù)責(zé)向用戶提供具體的系統(tǒng)操作界面，展現(xiàn)層負(fù)責(zé)向用戶提供發(fā)票信息的分析手段和報表展示。

4.3.1 數(shù)據(jù)層

通過自建表實現(xiàn)發(fā)票信息數(shù)據(jù)的存儲，系統(tǒng)中的表分為兩類： 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)表。 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表包括：發(fā)票領(lǐng)取部門表、部門領(lǐng)票人員表、發(fā)票核算人員表、發(fā)票付款人員表； 業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)表包括：發(fā)票主記錄表、發(fā)票領(lǐng)取記錄表、發(fā)票日志表。

4.3.2 功能層

基于SAP系統(tǒng)的ABAP程序開發(fā)，提供發(fā)票信息數(shù)據(jù)的錄入接口，并通過錄入發(fā)票信息打印發(fā)票條形碼。發(fā)票在各部門之間流轉(zhuǎn)時，通過掃描條形碼記錄發(fā)票交接人、交接時間等流轉(zhuǎn)記錄，形成發(fā)票流轉(zhuǎn)過程中完整的信息流。當(dāng)發(fā)票需要在SAP系統(tǒng)中處理時，發(fā)票管理系統(tǒng)通過發(fā)票狀態(tài)控制，將待處理任務(wù)推送至相應(yīng)崗位操作界面，達到發(fā)票流轉(zhuǎn)與系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理的統(tǒng)一。

4.3.3 操作層

用戶通過系統(tǒng)提供的發(fā)票信息錄入、條碼打印、發(fā)票領(lǐng)取、發(fā)票簽審、發(fā)票核算、發(fā)票付款等程序的應(yīng)用，結(jié)合發(fā)票掃描做到對發(fā)票的精細(xì)化管控。發(fā)票跟蹤管理貫穿于供應(yīng)商發(fā)票到達公司后到發(fā)票付款的整個過程，形成規(guī)范、通順、高效的工作機制和流程，實現(xiàn)發(fā)票的全生命周期管理。其操作流程如圖4所示。

4.3.4 展現(xiàn)層

以發(fā)票交接人、交接時間等流轉(zhuǎn)信息和發(fā)票核算憑證、付款憑證等業(yè)務(wù)處理數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，根據(jù)業(yè)務(wù)處理的業(yè)務(wù)流程，發(fā)票管理系統(tǒng)提供了多維度的發(fā)票信息分析手段供用戶進行發(fā)票狀態(tài)、發(fā)票位置、處理時效、核算狀態(tài)、付款狀態(tài)等數(shù)據(jù)分析，滿足了不同層次用戶的各項管理要求。

5 結(jié) 論

精細(xì)化的發(fā)票管理對于現(xiàn)代企業(yè)財務(wù)管理具有十分重要的意義，傳統(tǒng)的ERP系統(tǒng)并不能提供與業(yè)務(wù)需求完全匹配的解決方案。本文從湛江公司財務(wù)管理中遇到的實際問題入手，梳理了發(fā)票管理的業(yè)務(wù)處理流程，并闡述了以SAP系統(tǒng)平臺為基礎(chǔ)的發(fā)票管理系統(tǒng)的系統(tǒng)架構(gòu)、設(shè)計思路、系統(tǒng)實現(xiàn)過程。基于發(fā)票全生命周期的管理理念，進一步提升了財務(wù)管理的精細(xì)化水平，提高了財務(wù)核算、付款效率，在公司運營中發(fā)揮了重要的作用。

主要參考文獻

[1]錢亦君.發(fā)票管理系統(tǒng)與SAP無縫連接的設(shè)計與實現(xiàn)[J].中國管理信息化，2013，16（5）：2-3.