鄒瑩瑩

摘要：在現(xiàn)代科技快速發(fā)展的背景下使得檔案信息資源的數(shù)量也呈現(xiàn)出高速增長(zhǎng)的趨勢(shì)，而這也對(duì)檔案管理工作提出了更多的要求，為了使檔案管理工作在開展中可以更好的對(duì)檔案信息資源的價(jià)值進(jìn)行開發(fā)，則需要推動(dòng)其向著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展，通過(guò)在檔案管理工作中貫徹及落實(shí)規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容可以有效的提高其各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)開展的效率，使檔案管理工作的質(zhì)量進(jìn)一步提升，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理工作良好發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

在現(xiàn)今的檔案管理工作中雖然其已經(jīng)具備了較為成熟的管理體系，但是在現(xiàn)今信息技術(shù)推動(dòng)下使得檔案管理工作必須要融合信息技術(shù)及現(xiàn)代管理理念來(lái)對(duì)其各項(xiàng)工作內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充及完善，并采取規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系來(lái)對(duì)檔案管理工作所涉及的各項(xiàng)流程進(jìn)行全面的規(guī)范及控制，使其可以按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求來(lái)進(jìn)行各項(xiàng)管理活動(dòng)，以此來(lái)達(dá)到提升檔案管理工作整體實(shí)行的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平的目的。

一、檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程中存在的問(wèn)題

1、缺乏正確的認(rèn)識(shí)

檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)程中，存在一系列障礙因素，存在的首要問(wèn)題就是認(rèn)識(shí)不足。很多單位從負(fù)責(zé)人到管理人對(duì)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化重視程度不夠，固守傳統(tǒng)的管理方法和管理理念不愿改進(jìn)，導(dǎo)致了管理水平長(zhǎng)時(shí)間難以提高。

2、缺乏投入的力度

檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化意味著檔案管理系統(tǒng)包括管理設(shè)備、管理技術(shù)、管理人才等都需要全面的優(yōu)化建設(shè)，設(shè)備要更新，技術(shù)要改進(jìn)，人才要培養(yǎng)，而每一項(xiàng)工作的優(yōu)化升級(jí)都需要投入大量的人力物力才能保證檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)。但是，從目前的情況來(lái)看，檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)展緩慢很大程度上與資金投入量過(guò)小、經(jīng)費(fèi)支持不足有關(guān)，相關(guān)機(jī)構(gòu)的供給能力有限，檔案管理部門的融資情況不好，導(dǎo)致檔案管理工作建設(shè)失力。

3、缺乏原則的確立

檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化需要確立嚴(yán)格的原則加以維護(hù)，否則就會(huì)成為某一個(gè)單位或部門自愿采取而其他機(jī)構(gòu)不予熱心的內(nèi)容，檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化就無(wú)法大范圍地普及和推廣。檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的原則確立，需要相關(guān)政策和法律的支持，但是當(dāng)前我國(guó)缺乏對(duì)檔案管理工作的相關(guān)政策規(guī)范和法律規(guī)定，導(dǎo)致了檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

二、推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的有效措施

1、檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作

要落實(shí)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，不是一朝一夕即可實(shí)現(xiàn)完成的，因此有必要在工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)落實(shí)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的相關(guān)原則，尤其是基礎(chǔ)工作要做到位，是檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的前提?；A(chǔ)工作的工作內(nèi)容即是對(duì)公文的處理，具體環(huán)節(jié)有三：第一，公文的制發(fā)環(huán)節(jié)。檔案在形成之前是以公文的形式存在的，因此公文即是檔案的前身，所以公文管理的水平直接影響到檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化程度。公文的制發(fā)環(huán)節(jié)往往因缺乏嚴(yán)格的管理和監(jiān)督而出現(xiàn)紕漏，因此相關(guān)部門應(yīng)在制發(fā)公文的同時(shí)嚴(yán)格監(jiān)管程序，確保制發(fā)公文高質(zhì)高效。第二，公文的檔案收效管理。公文的收效管理是公文管理環(huán)節(jié)的重點(diǎn)，涉及到的細(xì)節(jié)更多，需要進(jìn)行反復(fù)檢查與糾正，確保公文的準(zhǔn)確無(wú)誤。特別是要按照國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定的規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范公文的尺寸、格式等基本要素。第三，公文的書寫。公文的各種文體在書寫規(guī)范和要求方面都有著嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，包括筆種、墨色及紙張，在書寫時(shí)要確保字跡的簡(jiǎn)潔、工整及清晰，有利于存檔管理。

2、及時(shí)進(jìn)行檔案案卷清理，保證檔案時(shí)效性特征

保證檔案時(shí)效性是在檔案管理工作中的基礎(chǔ)性基本原則之一，只有使檔案信息資源具備時(shí)效性才能使其實(shí)際的利用率得到有效提高，進(jìn)而更好的開發(fā)出檔案資源所具備的價(jià)值。由于在管理工作中一些檔案信息資源的時(shí)效性會(huì)隨時(shí)間的推移而消失，因此在管理活動(dòng)中需要對(duì)其時(shí)效性進(jìn)行明確的標(biāo)注，并根據(jù)檔案管理的特征及類別進(jìn)行分類，以此來(lái)提高檔案資源的管理效率。并且為了達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理需求，在檔案案卷的清理中必須要制定完整的檔案案卷清理流程，以此來(lái)確保清理過(guò)程中出現(xiàn)信息泄露及遺失等問(wèn)題。在檔案管理活動(dòng)中要想提高其管理效率需要，及時(shí)清理檔案案卷，將失去價(jià)值的文件及時(shí)銷毀，對(duì)于永久性保存的檔案資料，要做到再次查看，保證其完整性，這樣就能有效的保證檔案管理的時(shí)效性。

3、構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，推進(jìn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理

在信息化時(shí)代下要求檔案管理向著規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，這就需要電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。只有建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，才能使機(jī)構(gòu)或部門的檔案以電子的形式保存，這樣能夠使文件的安全性加強(qiáng)，更能規(guī)范化、科學(xué)化地管理檔案。另外，檢索或使用檔案在電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的輔助下也變得更加快速和便宜。那么，電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量決定了檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，在電子計(jì)算機(jī)、信息科學(xué)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的輔助下，搭建電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，創(chuàng)設(shè)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的存儲(chǔ)盤，如此可以使檔案得到科學(xué)的檢索、整理和保存，并且能夠加快檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化進(jìn)程。

4、注意做好檔案管理工作人員的規(guī)范管理

從事檔案管理的工作者是檔案管理工作得以有效展開的直接實(shí)踐者，檔案管理工作者的工作質(zhì)量提高就會(huì)提高檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，對(duì)于檔案管理工作的科學(xué)化與信息化更是具有十分大的促進(jìn)作用。特別是在檔案管理工作者在交接檔案文件時(shí)，被交接的工作是否規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，直接關(guān)系到管理工作的安全性和科學(xué)性，更是現(xiàn)代化管理秩序的必然要求。一般情況下，檔案管理工作者在等待脫離檔案管理崗位的前期，就必須將所管轄的檔案資料整理完畢，移交完畢后方可離崗。

結(jié)語(yǔ)：

為了應(yīng)對(duì)現(xiàn)今不斷增多的檔案管理要求，在管理工作中采取規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系是保證檔案工作可以良好發(fā)展的重要條件之一，規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作符合現(xiàn)代化的管理理念及管理要求。以上對(duì)檔案管理工作中所需面對(duì)的問(wèn)題及要求進(jìn)行了深入分析，并立足于此提出了在實(shí)際中可以采取的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理策略，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)提升檔案管理工作水平的要求，同時(shí)對(duì)于檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展還需確保其所采用的措施契合實(shí)際的檔案管理?xiàng)l件，以此來(lái)保證相關(guān)策略實(shí)行的有效性。

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