周冰靈 朱小根

摘要：檔案安全是檔案工作的重要內容。本文結合城市建設檔案的特點，分析了城市建設檔案現(xiàn)階段在安全管理問題上存在的意識不強、信息安全存在隱患、管理不規(guī)范、保障不到位等問題，針對性的提出一些了加強風險管理，保障城市建設檔案安全等方面的對策與措施。

關鍵詞：城市建設檔案 檔案安全管理 問題域對策

城市建設檔案館是城市重要的工程檔案、城市建設檔案存放保管的重要基地，館內存放的文獻資料豐富多樣，在保管檔案資料工作的同時，還承擔著為城市規(guī)劃、建設、管理部門提供服務的工作職責，另外，還要向社會和公眾承擔提供信息利用服務的工作。隨著城市建設工作的快速發(fā)展，館藏檔案數(shù)量迅速增加，館藏檔案對外開放利用的程度越來越高，在此情況下，城市建設檔案的安全問題越來越突出，如何保障城建檔案的安全成為重要的研究課題。為了全方位的做到城市建設檔案的安全保障，需要綜合考慮城市建設檔案自身的特點，分析現(xiàn)階段城市建設檔案安全管理中遇到的問題，有針對性的建立城市建設檔案的安全保障體系，確保城市建設檔案的安全。

一、城市建設檔案的特點

（一）綜合性與專業(yè)性強。綜合性和專業(yè)性是城市建設檔案最大的特點。城市建設檔案包括各種工民建建筑工程和市政建設工程的工程檔案以及城市規(guī)劃建設管理等政府主管部門的業(yè)務檔案，還有城市測繪地理信息、水文與地質條件信息、氣象與環(huán)境信息等基礎資料。

（二）形式、載體的多樣性。對于建筑工程竣工檔案來說，一套完整的建筑工程檔案包括前期中的可研性文件、審批文件、設計文件、施工技術文件、監(jiān)理資料、節(jié)能資料（紙質）、設計圖紙、竣工圖紙（有紙質和電子兩種類型）、照片（底片、銀鹽、電子）、攝像等聲像資料。對于一個城市來說，還有航測形成的航拍膠片。

（三）檔案保管格式的多樣性。對于涉及各門類的檔案，又由于專業(yè)的不同，呈現(xiàn)不同的保管或表現(xiàn)形式。

二、城市建設檔案工作目前存在的安全問題

（一）建設工程檔案資料文件多，存在易遺漏的隱患，收集管理難度較大

部分大型工程建設工期比較長，部分主體工程和一些配套工程是由不同的施工單位承擔施工建設任務，這樣一來，建設檔案相對分散，集中歸檔的難度較大耗時較長，這就使得建設檔案存在著遺漏丟失的安全隱患。還有一些小的施工單位，對工程檔案工作重視不足，只看中工程建設進度，甚至對專職的檔案管理人員都沒有配套，很少制定檔案匯編的計劃與制度，多采用滯后于工程的事后補充的工作方式，對檔案的真實性有不利的影響。還有一些施工單位，施工現(xiàn)場疏于管理，雜亂無序，往來人員復雜，檔案存在易丟失的風險。

（二）部分城市工作的建設單位對檔案工作重視不足

一是有些建設單位的檔案管理隊伍不健全，為應付檢查，表面上專門設置了專職檔案管理人員，但這些人員的綜合素質不高，沒有檔案管理的專業(yè)知識，有些甚至只是兼職的檔案管理人員，這樣以來，檔案管理工作僅僅是將工程建設資料收集起來，并沒有按照規(guī)范要求歸檔整理，檔案安全得不到保障；二是有些政府相關部門對檔案管理工作的資金才入不足，檔案保管庫房建設不標準不專業(yè)不規(guī)范，安全設施比較落后，存在著安全漏洞；三是施工單位的相關檢查和管理工作往往對工程質量和工程進度比較看重，對工程資料收集、匯編忽視，不進行檢查監(jiān)督，甚至一些單位沒有建立相應檔案管理制度，沒有明確相關責任；四是檔案安全保障制度不完善不健全，對工程檔案管理權責不清，借閱管理不規(guī)范，檔案原件隨意外借，容易導致受損或者遺失。

（三）網絡環(huán)境下，檔案信息安全受到考驗

信息技術的發(fā)展促使檔案的提供利用發(fā)生新的變化。一是需求面的擴大；二是利用的系統(tǒng)性要求提高，許多利用者要求系統(tǒng)查閱有關某一專題、地區(qū)的全部檔案；三是追求利用時效性；四是出現(xiàn)了遠距離利用檔案信息的需要。如果要提供網絡利用服務的需要，則信息監(jiān)督控制能力和安全保障機制必將受到極大的挑戰(zhàn)。病毒侵襲、黑客攻擊等威脅著信息的安全。

三、改進和加強城建檔案安全保障工作的建議

（一）提高認識，加強領導

一要充分認識到做好城建檔案工作的重要性，加強對工程檔案的管理；二要充分認識到城建檔案安全保障建設，是一項直接反映本單位（企業(yè)）管理水平和形象的基礎性工作；三要充分認識到城建檔案安全保障沒有做好的嚴重后果。在提高認識的基礎上，采取有效措施加強對城建檔案的安全管理。

（二）建設一支綜合素質高、責任意識和安全意識強的檔案管理隊伍。一是要配齊人員，除了檔案室要有專職管理人員，與城建工程經營管理監(jiān)督有關的內設部門都應配備兼職檔案員，同時加強專兼職檔案人員的崗位培訓，增強檔案業(yè)務能力。二是城建工程主管單位要指導和督促施工單位與工程建設同步做好工程檔案管理工作。

（三）加強檔案安全基礎設施建設在檔案管理工作中，絕不能有“亡羊補牢”的思想，搞好庫房及其安防設施建設，這是確保檔案安全的重要基礎。首先要按照要求，配置標準規(guī)范的檔案庫房。其次，針對本市溫濕度偏高的特點，庫房內要對溫濕度進行控制，放置必要的化學藥物，做好防高溫、防潮、防霉、防蟲、防蛀工作。要安裝煙感探測器、紅外探測器、閉路視頻監(jiān)控等。

（四）加強城建檔案的信息化管理，確保數(shù)字化檔案的安全。一是要對照實體 檔案管理，對應建立數(shù)字化檔案的歸檔分類、目錄和檢索體系。二是要規(guī)范數(shù)字化檔案存儲格式、存儲介質。城建檔案有多種類型，建設主管部門應事先規(guī)范數(shù)字化檔案技術與標準，明確要求各業(yè)務部門和有關承建單位必須按要求統(tǒng)一存儲格式、存儲介質。三是要做好數(shù)字化檔案的安全備份。在進行集中保存的基礎上，要采用安全可靠的存儲介質對數(shù)字化檔案進行集中備份，同時，要采用另一種安全可靠的存儲介質對數(shù)字化檔案再進行集中備份，并實行異地保存。對所有永久保存的重要數(shù)字化文件，都要轉換成紙質檔案或縮微膠卷保存。四是要加強檔案信息化系統(tǒng)的安全保護。做好對信息化系統(tǒng)各種硬件、軟件的安全檢測、保密與安全防護。按照要求定期升級軟件硬件、定期更新存儲介質。五是要嚴格規(guī)范數(shù)字化檔案調閱利用審批程序，防止不對外公開檔案外泄。

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