李孟巖

摘 要：油田企業(yè)往往企業(yè)工程量較大，本文從油田企業(yè)文秘日常工作實(shí)際出發(fā)，通過提煉總結(jié)一些比較實(shí)用、有效的方法和措施，就如何做好辦公室文秘工作提出了建議。

關(guān)鍵詞：油田；辦公室；文秘

1前言

辦公室是一個(gè)單位的窗口、形象和面孔，處于承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)各方的重要位置，是辦文、辦公、辦事、辦會(huì)的主要平臺(tái)。文秘工作者作為辦公室的成員，涉及工作的方方面面，既有人，又有事，千頭萬緒，林林總總。文秘是企業(yè)辦公職能的重要組成部分，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)階層與普通員工工作聯(lián)系的重要紐帶，在企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營中具有非常重要的地位和作用。文秘工作開展效果，直接影響著企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營的經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)企業(yè)發(fā)展也有著一定的作用和影響。在新時(shí)期發(fā)展環(huán)境下，隨著企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營環(huán)境的轉(zhuǎn)變，對(duì)文秘工作也提出的新的要求和標(biāo)準(zhǔn)，只有在不斷創(chuàng)新文秘工作，提升文秘工作人員能力水平的情況，才能夠?yàn)槠髽I(yè)正常辦公開展提供相應(yīng)的支撐，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營效率及綜合發(fā)展競(jìng)爭(zhēng)能力的提升。

2背景及意義

何為秘書？按照百度百科的解釋，指經(jīng)過學(xué)習(xí)，掌握公關(guān)與文秘專業(yè)的基本理論與基本知識(shí)，熟悉現(xiàn)代文書學(xué)、秘書學(xué)的原理和方法，具有較強(qiáng)的寫作能力、能熟練地從事文書、秘書事務(wù)工作，能進(jìn)行文章寫作、文學(xué)編輯和新聞寫作、有較強(qiáng)的公關(guān)能力，并從事信息宣傳、文秘服務(wù)、日常辦公管理及公共關(guān)系等工作的人才。在新形勢(shì)下，秘書工作已逐步在走向職業(yè)化，其職能作用越來越強(qiáng)。作為國企辦公室的文秘工作者，主要職責(zé)一是政務(wù)服務(wù)，包括辦文、辦會(huì)、文檔管理、代擬文稿、綜合協(xié)調(diào)等。二是事務(wù)服務(wù)，主要是后勤服務(wù)工作?？傃灾?，秘書工作是一個(gè)圍繞領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的需求和目標(biāo)而開展的輔助性工作，是實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)職能的重要手段，又是承上啟下，聯(lián)系內(nèi)外，溝通左右的紐帶，為領(lǐng)導(dǎo)工作起著服務(wù)、指導(dǎo)、監(jiān)督、參謀的作用。

3企業(yè)對(duì)文秘工作人員的能力要求

首先，文秘崗位工作人員要想勝任各項(xiàng)工作，必須具備較強(qiáng)的綜合能力。企業(yè)辦公開展中，文秘工作人員工作的開展，不僅需要其具備較為深厚的文字能力與業(yè)務(wù)知識(shí)，同時(shí)還需要掌握一定的科學(xué)文化知識(shí)，在文書制作與文件擬訂中，能夠通過準(zhǔn)確、合理的語言表達(dá)，實(shí)現(xiàn)信息的有效傳遞，起到企業(yè)上下溝通第的紐帶作用。此外，文秘工作人員還需要具備較好的理解能力，能夠在與領(lǐng)導(dǎo)溝通過程中，將信息有效傳遞下去，同時(shí)能夠?qū)⑵髽I(yè)員工的意見有效反饋上來，提高工作效率。

其次，文秘工作人員還需要具備較好的日常事務(wù)處理能力。企業(yè)中，文秘工作所涉及的范圍比較廣，日常工作內(nèi)容繁雜，因此，要求文秘工作人員必須具備較好的日常事務(wù)處理能力，在能夠在較多的日常工作內(nèi)容中，快速、準(zhǔn)確的處理好各項(xiàng)事務(wù)，提高工作效率。對(duì)于企業(yè)來講，文秘工作人員日常工作開展，不僅需要進(jìn)行各類文件的正確管理與傳達(dá)發(fā)送，同時(shí)還需要對(duì)企業(yè)的管理結(jié)構(gòu)以及企業(yè)工作開展性質(zhì)等進(jìn)行熟練掌握，在較高的工作能力與素養(yǎng)支持下，高效完成各項(xiàng)工作任務(wù)。

最后，企業(yè)文秘工作人員還需要具備較高的責(zé)任心。文秘工作在企業(yè)各項(xiàng)工作開展中，具有承上啟下的作用，其工作內(nèi)容經(jīng)常涉及企業(yè)內(nèi)部的重要決策或信息等，只有在較高的責(zé)任素質(zhì)下，才能夠通過責(zé)任意識(shí)與使命感的約束，起到較好的保密作用，避免企業(yè)重要信息外漏，對(duì)企業(yè)發(fā)展造成不利影響。此外，文秘工作人員日常工作開展中，還需要結(jié)合國家的政策制度以及油田行業(yè)發(fā)展要求規(guī)定等，對(duì)各項(xiàng)工作任務(wù)進(jìn)行綜合處理和協(xié)調(diào)解決，在問題解決與工作執(zhí)行中，需要堅(jiān)持正確的立場(chǎng)，具備明辨是非的責(zé)任意識(shí)，樹立全局觀念，才能夠確保各項(xiàng)工作的有序開展，為企業(yè)發(fā)展提供保障。

4具體舉措

4.1在專業(yè)知識(shí)上扎實(shí)學(xué)、學(xué)扎實(shí)

一個(gè)稱職的秘書，必須具有文字綜合、組織協(xié)調(diào)、分析判斷以及相關(guān)的學(xué)習(xí)、實(shí)踐能力、掌握現(xiàn)代化信息的能力等等。其中文字綜合能力是最重要、最基礎(chǔ)的，也是實(shí)現(xiàn)其他能力的基礎(chǔ)。而文字綜合能力的基礎(chǔ)在于扎實(shí)的知識(shí)，包括管理、法律、外語、寫作以及對(duì)從事的文秘工作有幫助的其它知識(shí)。尤其是作為油田企業(yè)的文秘，必須掌握油田建設(shè)方面的專業(yè)知識(shí)、術(shù)語，同時(shí)要注意收集新的信息，關(guān)注油田行業(yè)新的發(fā)展動(dòng)態(tài)。

4.2在督辦工作時(shí)下真功、動(dòng)真格

領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情千頭萬緒，這些事有的是刻不容緩，馬上就要落實(shí)的；有的則是常抓不懈，時(shí)時(shí)要催辦、催促的。作為督辦這些事項(xiàng)的文秘工作者，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批示交辦的重要事項(xiàng)，要緊抓不放，大膽督辦，跟蹤問效，直至落實(shí)，形成閉環(huán)。要堅(jiān)決杜絕“老好人思想”，狠抓落實(shí)，敢于碰硬，敢于拔“釘子”，敢于督辦到底。要敢于在難點(diǎn)、焦點(diǎn)問題上加大督辦力度，尤其是涉及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營進(jìn)度的問題，必須本著大膽督辦，反復(fù)督辦，跟蹤督辦的意識(shí)，真正把領(lǐng)導(dǎo)授予的督辦權(quán)用出權(quán)威來。同時(shí)，要結(jié)合企業(yè)工作實(shí)際情況制定督查督辦管理辦法，將督辦結(jié)果納入績效考核，在月度績效獎(jiǎng)金上予以體現(xiàn)，以此倒逼被督辦者。

4.3在寫材料工作時(shí)上接仙氣、下接地氣

一篇好材料，要“吃透上情、掌握下情”，把握好密切聯(lián)系基層與領(lǐng)導(dǎo)，才能寫出有活力、有深度的公文。只有做到既密切聯(lián)系實(shí)際、聯(lián)系基層，又能跟得上上級(jí)和領(lǐng)導(dǎo)要求，這樣的文章，員工才會(huì)看得懂、喜歡看，看了以后，才會(huì)覺得不浮夸、不浮躁、不膚淺。那么如何做到上接仙氣、下接地氣呢？一是要學(xué)會(huì)積累材料，建立資料文庫。及時(shí)摘抄各類報(bào)紙期刊、新聞網(wǎng)站、微信公眾號(hào)上的新聞宣傳稿、理論學(xué)習(xí)稿、調(diào)研信息、典型經(jīng)驗(yàn)等，以此不斷充實(shí)大腦，做好海量的知識(shí)儲(chǔ)備，提高自身理論水平。二是要學(xué)會(huì)及時(shí)總結(jié)提煉領(lǐng)導(dǎo)在各類會(huì)議、各種場(chǎng)合上的講話內(nèi)容，同時(shí)要做好錄音、筆記工作，以備整理遺漏的話語。三是學(xué)會(huì)調(diào)研，加強(qiáng)與一線員工的溝通交流，及時(shí)了解和掌握一線員工的需求及他們的關(guān)注點(diǎn)。四是關(guān)注其他油田企業(yè)微信公眾號(hào)和企業(yè)網(wǎng)站，注重學(xué)習(xí)借鑒其他企業(yè)宣傳文稿中的亮點(diǎn)和特色內(nèi)容。

4.4在日常服務(wù)工作上嚴(yán)謹(jǐn)、周密、細(xì)致

文秘工作的核心是服務(wù)，服務(wù)就必須注重細(xì)節(jié)，嚴(yán)謹(jǐn)和周密是抓好細(xì)節(jié)的必備素質(zhì)。比如草擬一份工作總結(jié)，要通盤考慮公司的整體情況、反映整體工作，具體操作中，要把自己拿不準(zhǔn)的數(shù)據(jù)再次疊加計(jì)算、再次核實(shí)，這體現(xiàn)著秘書的嚴(yán)謹(jǐn)、周密、細(xì)致，代表著公司的形象，就不得不重視。因此，秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的業(yè)務(wù)和事務(wù)服務(wù)助手，要自覺提升主觀能動(dòng)性和崗位意識(shí)，堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求的工作方針，樹立“零誤差”理念，確保不出現(xiàn)任何紕漏，真正做到嚴(yán)謹(jǐn)、周密、細(xì)致。

4.5要“耐得住寂寞、坐得住板凳”，潛心修煉著這門“武功”

秘書工作是個(gè)“苦差事”，時(shí)間總覺得不夠用，經(jīng)常加班加點(diǎn)，甚至通宵工作，連周末也難以休息，就算是旅游時(shí)被叫回、聚餐時(shí)被叫走、休息時(shí)被叫醒的情況也不稀奇。工作的性質(zhì)決定你必須隨叫隨到，任何時(shí)候都能夠以飽滿的熱情和積極的態(tài)度接受領(lǐng)導(dǎo)安排的各項(xiàng)工作任務(wù)，完成使命。

5結(jié)束語

總之，新時(shí)期企業(yè)文秘工作面臨新的要求和挑戰(zhàn)，只有不斷地創(chuàng)新文秘工作的思路和方式，促進(jìn)其工作效率提升，才能夠更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，從而推動(dòng)企業(yè)工作效率及綜合發(fā)展提升。

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