杜玲

摘 要：事業(yè)單位的檔案管理工作發(fā)揮著日益關(guān)鍵的作用，而檔案管理本身存在的問題又制約著事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。因此應(yīng)結(jié)合當(dāng)前檔案信息管理的實(shí)際發(fā)展情況，采取創(chuàng)新發(fā)展的模式和科學(xué)的策略，提高管理工作的規(guī)范化發(fā)展水平，進(jìn)一步明確檔案信息的管理流程和具體工作程序，并根據(jù)工作需要不斷進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，做到與時(shí)俱進(jìn)，擺脫落后管理思想和理念的束縛和局限，提高檔案管理工作的科學(xué)性和規(guī)范性。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；規(guī)范化

引言

本文注重分析現(xiàn)階段事業(yè)單位所開展的檔案信息管理工作中出現(xiàn)的具體問題及其成因，并提出科學(xué)的解決方案和優(yōu)化策略。希望能夠讓管理人員進(jìn)一步明確提升檔案管理類工作規(guī)范化發(fā)展水平的重要意義。

1推進(jìn)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的意義

促進(jìn)和推動事業(yè)單位的檔案管理體制創(chuàng)新和優(yōu)化的過程中，管理工作的規(guī)范化是其中極為關(guān)鍵的工作方向，也是目前檔案管理類工作的主要發(fā)展趨勢。規(guī)范化意味著各項(xiàng)管理工作的環(huán)節(jié)和程序要符合科學(xué)的規(guī)章制度中的規(guī)范要求，并且要切實(shí)貫徹落實(shí)到具體的業(yè)務(wù)工作當(dāng)中。這樣有利于盡快完善和健全現(xiàn)代檔案信息管理的機(jī)制體系，促進(jìn)檔案管理工作效率的提高，有效應(yīng)對以往經(jīng)常出現(xiàn)的檔案信息資料管理保存不善引發(fā)遺失或者遺漏等問題，并提高管理水平，充分挖掘檔案信息的內(nèi)在應(yīng)用價(jià)值，使其發(fā)揮出應(yīng)有的功效和作用。

2事業(yè)單位開展檔案管理工作中的問題分析

2.1不重視檔案的規(guī)范化管理

當(dāng)前很多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門的負(fù)責(zé)人還沒有充分認(rèn)識到規(guī)范化的管理模式和理念的先進(jìn)性和科學(xué)性，因此對在規(guī)范化發(fā)展進(jìn)程中沒有對相關(guān)工作引起應(yīng)有的重視和關(guān)注，對待檔案信息管理還是秉持著以往的工作理念和態(tài)度，這就制約了規(guī)范化的管理體系的發(fā)展和建設(shè)。

2.2缺乏完善的檔案管理制度

造成檔案管理工作出現(xiàn)各類問題和隱患的根本原因，就在于現(xiàn)行的檔案信息管理體系和制度不夠完善和健全，存在很明顯的制度性缺陷和漏洞，很多工作程序和環(huán)節(jié)沒有建立在規(guī)范的規(guī)章制度要求之下，出現(xiàn)了很多不符合科學(xué)與合理操作程序的問題。

2.3檔案管理方式落后

現(xiàn)階段由于管理體制的落后和缺陷，導(dǎo)致管理模式的發(fā)展滯后于其他工作。管理人員接受新技術(shù)和新型管理方法的能力較差，思想意識還沒有轉(zhuǎn)變過來，將工作重點(diǎn)仍然放在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料管理工作當(dāng)中，并沒有適時(shí)的創(chuàng)新以及優(yōu)化管理模式，這就導(dǎo)致了目前的管理工作已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位進(jìn)一步的發(fā)展需求。

2.4檔案管理人員專業(yè)能力不足

檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力不足，缺乏主動服務(wù)意識，沒有與時(shí)俱進(jìn)的對自身檔案管理能力進(jìn)行培訓(xùn)，造成所開展的檔案管理工作與時(shí)代發(fā)展需求契合度偏低，對檔案資源的利用產(chǎn)生消極影響。

3機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的措施

3.1加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化的認(rèn)識

基于檔案管理工作的重要性，事業(yè)單位要在內(nèi)部進(jìn)行強(qiáng)化認(rèn)識，尤其針對領(lǐng)導(dǎo)層人員，要不斷使其明確進(jìn)行規(guī)范化檔案管理的重要性，這樣一來才會從根本上更多的投放人力、財(cái)力以及物力資源，加快規(guī)范化檔案管理工作的建設(shè)進(jìn)程。

3.2明確工作職責(zé)，構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制

檔案管理機(jī)制的建設(shè)和管理制度的完善能夠?yàn)闄n案管理工作的全面優(yōu)化提供相應(yīng)的保障。所以事業(yè)單位在加強(qiáng)檔案管理工作的過程中，應(yīng)該對檔案管理人員的工作職責(zé)進(jìn)行明確，借助合理分工促進(jìn)整體工作效率的提高，進(jìn)而在檔案管理機(jī)制和制度的作用下，形成系統(tǒng)化的檔案管理模式，真正突出檔案管理人員的優(yōu)勢，強(qiáng)化檔案管理效果。這樣就能夠構(gòu)建完善檔案管理機(jī)制和系統(tǒng)化較強(qiáng)的檔案管理實(shí)際效果，促進(jìn)檔案管理工作中各項(xiàng)任務(wù)的完成，為檔案管理的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)創(chuàng)造良好的條件。

3.3運(yùn)用科學(xué)管理理念

提高我國各個事業(yè)單位檔案管理部門對檔案管理的水平和效率，需要充分提高管理人員的素質(zhì)，轉(zhuǎn)變他們管理檔案的觀念。具體來講，第一，需要全面樹立起正確的檔案管理工作意識，具有積極的工作態(tài)度、充分發(fā)揮出他們的能力，更好地為檔案事業(yè)進(jìn)步而服務(wù)。第二，需要應(yīng)用有效方式對這些人員進(jìn)行思想意識培訓(xùn)，提高他們的精神狀態(tài)，可以掌握和應(yīng)用好檔案管理的有效方式，提升管理質(zhì)量和水平。比如：培訓(xùn)人員需要依據(jù)檔案管理人員不同的思想動向和思維方式，尊重他們各自的喜怒哀樂情緒，切合他們不同的學(xué)習(xí)心理動機(jī)和需求，分別進(jìn)行指導(dǎo)和分析，更好地幫助他們成長，即“因地制宜、因勢利導(dǎo)”，使得他們在今后的工作中具有良好的檔案管理意識，解決工作中存在的問題，進(jìn)行專業(yè)化、科學(xué)化、精細(xì)化的檔案工作方式，更好地為單位人員提供檔案信息服務(wù)。

3.4優(yōu)化人資管理，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

在事業(yè)單位檔案管理工作中，管理人員的素質(zhì)會對管理工作的開展產(chǎn)生重要的影響。所以基于檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的現(xiàn)實(shí)需求，十分有必要對人力資源管理工作進(jìn)行優(yōu)化，一方面引入先進(jìn)的管理人才，促進(jìn)檔案管理工作的改進(jìn)和創(chuàng)新；另一方面對在職人員實(shí)施有效教育和培訓(xùn)，提高在職人員的檔案管理業(yè)務(wù)能力和服務(wù)意識，保障檔案管理工作的創(chuàng)新開展，為檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)創(chuàng)造良好的條件。

3.5充分利用現(xiàn)代化的設(shè)備

隨著經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)逐漸普及，我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位的辦公設(shè)備越來越先進(jìn)，更新越來越快，辦公越來越便利，工作的效率顯著提高，所以為了促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理效率，使用新進(jìn)的設(shè)備是極為重要的措施，也是提高工作效率的重要舉措。機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，對檔案資料進(jìn)行分類，建立單獨(dú)的數(shù)據(jù)庫，對資料進(jìn)行整理，不但能夠提高檔案整理的效率，還方便后期檔案資料的查閱。除此之外，還可以通過計(jì)算機(jī)加強(qiáng)對檔案信息的查詢力度，用圖像、文字、影音等形式加強(qiáng)檔案信息的全面性，并加強(qiáng)對檔案信息管理人員的專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，強(qiáng)化他們的專業(yè)技能和素質(zhì)，訓(xùn)練他們使用現(xiàn)代化的設(shè)備進(jìn)行檔案管理，這樣能夠最大限度地提高檔案管理工作的效率。

4 結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作對于其自身的可持續(xù)發(fā)展尤為關(guān)鍵，所以，在現(xiàn)代化發(fā)展需求不斷加快的形勢下，必須開展檔案管理規(guī)范化建設(shè)，并采取有效措施加快推進(jìn)其發(fā)展進(jìn)程。

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