穆莉靜

摘要：隨著電子信息時(shí)代的到來，信息更新的速度不斷加快，要求在檔案管理工作中，不斷加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。電子檔案的出現(xiàn)，打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案厚重、不便存檔與利用的僵局，推動(dòng)檔案建設(shè)信息化發(fā)展。隨著人們對(duì)電子檔案逐漸認(rèn)可，其應(yīng)用也越來越廣泛，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)已成為發(fā)展的必然趨勢(shì)。不論是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案還是電子檔案，安全保密問題都是非常重要的。本文著重探討如何加強(qiáng)檔案管理的安全保密及信息化檔案管理。本文以檔案管理為切入點(diǎn)，分析加強(qiáng)檔案安保保密管理的重要性及加強(qiáng)措施，對(duì)信息化檔案管理進(jìn)行簡(jiǎn)答的介紹，切實(shí)探討網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下如何加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；安全保密；信息化；加強(qiáng)措施

計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，為檔案信息的利用提供了極大的方便，廣大公眾用戶查閱自己所需的檔案信息時(shí)，可通過網(wǎng)絡(luò)終端實(shí)現(xiàn)，將成倍地提高檔案利用率，網(wǎng)絡(luò)化為檔案工作的發(fā)展提供了巨大的空間，應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使檔案的服務(wù)功能得到明顯提高。當(dāng)然，在此進(jìn)程中也會(huì)遇到許多信息安全問題，會(huì)給檔案管理帶來許多新的變化。

1檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的作用

檔案管理安全保密工作，主要的手段就是信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，其主要是以檔案資源為主要對(duì)象，以管理檔案的有關(guān)理論為指導(dǎo)，依托檔案工作，結(jié)合國(guó)家檔案管理以及信息部門的相關(guān)要求，而展開的收集、整理、開發(fā)、保管以及利用檔案的工作。目前，檔案管理安全保密信息化是其主要的發(fā)展趨勢(shì)，同時(shí)也是保障社會(huì)文明進(jìn)步的重要前提。在我國(guó)的檔案管理史中，最重要的環(huán)節(jié)就是檔案管理安全保密工作。所以檔案管理業(yè)發(fā)展實(shí)現(xiàn)可持續(xù)的基本保障就是檔案管理安全保密工作，而信息化檔案管理對(duì)于其安全保密工作具有十分重要的作用和意義。

2檔案管理的安全保密及信息化檔案管理存在的問題

2.1管理軟件缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，安全性能差

對(duì)于整個(gè)檔案管理來說，其自身具有工作量大、工作分散性以及復(fù)雜性的特點(diǎn)，為了對(duì)其進(jìn)行有效的管理，一般都會(huì)進(jìn)行管理軟件的應(yīng)用，但是目前對(duì)于檔案管理軟件并沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。在管理軟件的開發(fā)上面，并沒有以國(guó)家為主導(dǎo)的，標(biāo)準(zhǔn)化的軟件出臺(tái)，基本都是自主研發(fā)的一些管理軟件，不僅不符合國(guó)家設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，功能單一，而且軟件的一些篩選計(jì)算功能低下，數(shù)據(jù)庫(kù)容量小以及共享性差，防火墻存在缺陷，抗病毒能力差，軟件性能差等，都會(huì)給檔案管理帶來極大的信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。這給檔案的管理帶來了許多的困難，嚴(yán)重的阻礙了檔案管理的發(fā)展進(jìn)程。

2.2信息化檔案管理理念缺乏

目前在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，信息化管理理念缺乏是其面臨的重要問題。同時(shí)管理技術(shù)落后、管理模式陳舊，未能順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，采用先進(jìn)的信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案，也是其面臨的重要問題。目前，國(guó)內(nèi)各大行業(yè)，如銷售、設(shè)計(jì)、餐飲，甚至是快遞行業(yè)，都逐漸應(yīng)用到了信息化技術(shù)，但是在檔案管理領(lǐng)域中，信息化發(fā)展則非常緩慢。在開展檔案管理工作的過程中，信息化檔案管理未能獲得良好推進(jìn)，則需要相關(guān)工作人員堅(jiān)持不懈地進(jìn)行建設(shè)，且要采取有效的措施不斷地解決信息化檔案管理過程中面臨的各種問題。

2.3檔案工作人員的技術(shù)水平不足，操作不合規(guī)

隨著檔案管理的發(fā)展，對(duì)于檔案管理人員的綜合素質(zhì)也有了新的要求，但是就目前檔案管理人員的情況來看，綜合素質(zhì)偏低，在管理水平上比較欠缺，在檔案管理上束手束腳，技術(shù)應(yīng)用方面也存在較大的局限性，管理水平和檔案業(yè)務(wù)精通的綜合性復(fù)合人才更是少之又少。由于檔案工作人員的技術(shù)水平局限性，在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，無法使用當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案的管理工作，使檔案管理的效率大打折扣，也無法使當(dāng)前的管理技術(shù)得到進(jìn)步。

3檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的策略

3.1增強(qiáng)管理人員的專業(yè)素質(zhì)

針對(duì)檔案管理的安全保密及信息化檔案管理中存在的問題，首先相關(guān)部門需要采取一定的措施，不斷增強(qiáng)管理人員的綜合素質(zhì)以及專業(yè)素質(zhì)，即組織其進(jìn)行定期的管理技術(shù)教育和培訓(xùn)，不斷增強(qiáng)其檔案管理責(zé)任意識(shí)，使管理人員能夠形成一個(gè)具有嚴(yán)明紀(jì)律的工作隊(duì)伍，從而為檔案管理提供更好的管理服務(wù)。而在對(duì)管理人員開展教育培訓(xùn)的過程中，需要不斷增強(qiáng)其檔案管理安全保密意識(shí)，并對(duì)信息化檔案管理加強(qiáng)建設(shè)，同時(shí)根據(jù)我國(guó)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，制定出嚴(yán)格的檔案管理安全保密制度，并對(duì)安全保密人員加強(qiáng)實(shí)踐和教育，從而增強(qiáng)其應(yīng)用水平，以便達(dá)到信息化檔案管理的基本要求。

3.2樹立信息化檔案管理意識(shí)

在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，檔案管理機(jī)構(gòu)、工作人員以及相關(guān)機(jī)構(gòu)需要對(duì)該項(xiàng)工作的發(fā)展前景進(jìn)行明確，并且要對(duì)檔案管理工作的具體性質(zhì)進(jìn)行正確的認(rèn)識(shí)和解讀，特別是針對(duì)檔案管理的安全保密工作，必須對(duì)管理人員加強(qiáng)安全保密意識(shí)的培養(yǎng)，避免不法分子通過各種途徑對(duì)檔案信息進(jìn)行非法竊取，從而避免給社會(huì)帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。同時(shí)在加快建設(shè)信息化檔案管理的過程中，還需要科學(xué)地規(guī)劃?rùn)n案信息管理工作，增強(qiáng)檔案信息管理的安全性，避免檔案信息喪失其應(yīng)有的價(jià)值。例如企業(yè)在對(duì)檔案信息管理進(jìn)行推進(jìn)的過程中，不能對(duì)信息技術(shù)人才進(jìn)行大量的招攬，同時(shí)也不能招攬一些不具備檔案信息管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)的人才，因?yàn)檫@些人才往往缺乏相應(yīng)的檔案管理素質(zhì)，而已經(jīng)招攬的人才，則必須對(duì)其進(jìn)行集中培訓(xùn)和教育，不斷增強(qiáng)其信息化檔案管理的意識(shí)，增強(qiáng)其檔案管理安全保密意識(shí)。

3.3進(jìn)行信息化檔案管理的有效方式

隨著檔案信息化的深入發(fā)展，高新技術(shù)逐漸滲透進(jìn)檔案信息的管理工作中，資源信息安全問題面臨著嚴(yán)峻考驗(yàn)。如何在信息化日益成熟的時(shí)代背景下，安全開展檔案信息活動(dòng)已成為每一位檔案管理從業(yè)者都必須思考的一個(gè)問題。對(duì)于檔案管理工作者而言，積極引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，通過合理運(yùn)用，提高檔案管理工作質(zhì)量，規(guī)范檔案信息管理操作是很有必要的。在管理檔案資料的過程中，工作人員務(wù)必秉承良好的工作態(tài)度，嚴(yán)格遵循國(guó)家相關(guān)規(guī)定，科學(xué)執(zhí)行檔案管理的相關(guān)操作，正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系，才能為檔案的完整度與安全性提供良好保障，充分發(fā)揮檔案功能，提高檔案資料的有效利用率，為各行各業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。做好檔案信息的保密工作，利用先進(jìn)技術(shù)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，這需要進(jìn)行定期的軟件管理，以及相關(guān)漏洞檢查，需要運(yùn)用科學(xué)技術(shù)手段來不斷的完善，同時(shí)，也要求工作人員嚴(yán)格按照相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作說明進(jìn)行規(guī)范操作，避免出人為的工作失誤。對(duì)于這一問題的處理，可以進(jìn)行檔案管理的二次審查處理，這樣能夠更加提高檔案信息的安全性。畢竟保障檔案的安全是檔案管理工作的核心和關(guān)鍵。

4結(jié)束語

伴隨檔案信息化的深入發(fā)展，特別是檔案信息向網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的遷移，檔案信息的組織管理、公布、傳遞、開發(fā)利用等活動(dòng)正在進(jìn)行著一場(chǎng)迅速而深刻的革命，由此也帶來了諸如信息安全、侵權(quán)與犯罪、新型的信息倫理等問題。如何保障信息化尤其是電子政務(wù)快速發(fā)展背景下的檔案信息活動(dòng)，引導(dǎo)人們正確利用現(xiàn)代檔案技術(shù)、規(guī)范檔案信息傳播中的倫理性行為已成為當(dāng)前檔案界必須面對(duì)的問題。管理人員要樹立全心全意為人民服務(wù)的思想，正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系，不怕細(xì)瑣麻煩，要嘴勤、眼勤、手勤，既使利用者及時(shí)查考，又能妥善保管檔案，使歷史的檔案成為活的資料，準(zhǔn)確完整地直接為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。這樣既可以充分檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的時(shí)效作用，又可以發(fā)揮其在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中的歷史憑證作用，為國(guó)家積累寶貴的文化財(cái)富。

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