王博

摘要：檔案信息安全管理工作是我國(guó)檔案管理事業(yè)的重點(diǎn)工程項(xiàng)目。檔案信息安全主要分為載體和信息兩大安全管理，以一種顯性和隱性的狀態(tài)存在。檔案信息安全管理已經(jīng)是檔案工作的必然發(fā)展方向，是檔案工作面臨的一個(gè)全新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，為了保證檔案管理的安全性能，各職能部門要全面考慮到檔案存放環(huán)境、設(shè)備設(shè)施、管理技術(shù)、人員素質(zhì)以及檔案信息等自身特點(diǎn)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，運(yùn)用一系列安全措施，以此來(lái)保證各企事業(yè)單位檔案信息管理的安全性及可靠性，進(jìn)而使檔案管理發(fā)揮其服務(wù)管理的作用。

關(guān)鍵詞：檔案信息；安全管理；策略

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，科技建設(shè)的不斷進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代已經(jīng)全面覆蓋各個(gè)領(lǐng)域，推動(dòng)各企事業(yè)單位檔案管理不斷創(chuàng)新，傳統(tǒng)的依靠筆和人工管理的方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)今的檔案管理工作發(fā)展需要，要結(jié)合計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及檔案信息化管理系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的、安全的管理。而電子檔案是檔案管理的主流項(xiàng)目。電子文檔的不斷涌現(xiàn)已經(jīng)是信息發(fā)展時(shí)代的獨(dú)特特點(diǎn)，電子檔案的安全管理成為檔案工作者面臨的新的挑戰(zhàn)，對(duì)檔案工作人員提出了更為嚴(yán)峻的考驗(yàn)。

一、載體安全保障的基本策略

檔案載體安全管理主要依附于物理安全管理，具體包括檔案存放的庫(kù)房設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)設(shè)備以及檔案管理機(jī)構(gòu)各項(xiàng)環(huán)境設(shè)置條件必須滿足檔案信息安全、網(wǎng)絡(luò)信息安全以及人員安全管理的要求。

1.檔案管理環(huán)境安全

檔案環(huán)境安全指的是檔案存儲(chǔ)的庫(kù)房、計(jì)算機(jī)機(jī)房放置的環(huán)境條件能否具有抵抗外界不可抗的自然災(zāi)害的能力，例如：檔案庫(kù)房建立地址是否處于自然通風(fēng)良好、水源供給充足、交通便利、電力穩(wěn)定的地方；有沒(méi)有火災(zāi)報(bào)警、防火防水以及防雷電措施的設(shè)施等。

2.檔案管理設(shè)備安全

檔案管理設(shè)備安全指的是對(duì)電子存儲(chǔ)的檔案信息進(jìn)行安全保護(hù)工作。設(shè)備安全保護(hù)主要涉及計(jì)算機(jī)防盜、信息防毀、抗電磁信號(hào)干擾等功能。

3.檔案媒體安全

檔案媒體安全管理跟設(shè)備安全保護(hù)相類似，就是對(duì)媒體實(shí)行物理措施，防止偷盜、檔案盜毀等。

4.電子信息檔案載體安全

電子信息檔案載體主要是電腦磁盤(pán)和光盤(pán)資料內(nèi)容，這些電子信息材料在儲(chǔ)存過(guò)程中存在不穩(wěn)定因素，在空氣中易發(fā)生氧化，同時(shí)容易跟堿性物質(zhì)發(fā)生化學(xué)反應(yīng)，進(jìn)而損壞電子信息存儲(chǔ)內(nèi)容。所以，檔案管理工作需要建立一個(gè)適合電腦磁盤(pán)和光盤(pán)等光介存儲(chǔ)的環(huán)境條件，以此實(shí)現(xiàn)電子信息檔案載體安全管理。

二、信息安全保障的基本策略

檔案管理中紙板檔案只要保證了其物理性安全就等于保證了檔案信息安全，例如卷宗目錄、卷內(nèi)信息、檢索序列號(hào)等。電子信息則不同，電子文檔具有隨意改動(dòng)性、易拷貝、易傳播、易消失等操作性，而且電子信息不具備獨(dú)立讀取功能，需要借助特定的瀏覽軟件和存儲(chǔ)設(shè)備才能打開(kāi)讀取相關(guān)信息內(nèi)容，所以說(shuō)，電子檔案信息的保存管理首先要解決其保存信息的真實(shí)性、存儲(chǔ)的保密性、信息保存以及讀取的穩(wěn)定性的管理難題，保證電子信息檔案能夠得以長(zhǎng)期保存，可以在今后的數(shù)十年甚至數(shù)百年后依然可以被讀取利用。

總體來(lái)講，檔案信息安全管理采用人工與智能同步管理，具體內(nèi)容為：加強(qiáng)日常管理，制定統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)軟件升級(jí)方案、升級(jí)病毒庫(kù)查殺系統(tǒng)、安裝防火墻軟件等，并及時(shí)對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行更新，可以定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份或者采用人工斷掉網(wǎng)絡(luò)等基礎(chǔ)操作，統(tǒng)一執(zhí)行檔案信息安全部署戰(zhàn)略，進(jìn)行加強(qiáng)檔案信息安全管理。根據(jù)檔案保密級(jí)別原則，針對(duì)有保密數(shù)據(jù)的電腦實(shí)行脫網(wǎng)管理，以此隔絕保密數(shù)據(jù)與外網(wǎng)的鏈接傳輸風(fēng)險(xiǎn)，保密數(shù)據(jù)主要依靠移動(dòng)磁盤(pán)、光盤(pán)特定的傳輸軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，也可以使用專門的、獨(dú)立的服務(wù)器網(wǎng)址鏈接網(wǎng)絡(luò)進(jìn)而對(duì)保密數(shù)據(jù)完成交換。另外，檔案工作人員也要加強(qiáng)安全防范意識(shí)，進(jìn)而提高檔案管理人員的信息安全保護(hù)的責(zé)任感。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與人工同步管理是信息安全管理中體現(xiàn)最深的內(nèi)容。要做好每臺(tái)計(jì)算機(jī)設(shè)備和信息安全的同步管理統(tǒng)一化管理，是檔案信息安全管理的重點(diǎn)內(nèi)容。在實(shí)際應(yīng)用管理中，我們要從以下幾點(diǎn)特別注意。

1.電子數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)

電子文檔數(shù)據(jù)信息內(nèi)容的備份和恢復(fù)是防止電子檔案在管理過(guò)程中的丟失和信息真實(shí)性偏離的一種補(bǔ)救對(duì)策。電子信息備份是數(shù)字化執(zhí)行過(guò)程中必須要進(jìn)行的一項(xiàng)安全管理環(huán)節(jié)。通過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，在電子數(shù)據(jù)備份中，使用磁盤(pán)鏡像和電腦脫機(jī)數(shù)據(jù)備份這兩種方法的有機(jī)結(jié)合的管理體制效果最為顯著，這種方法能夠有效地降低電子信息丟失或者網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)突然中斷情況發(fā)生的機(jī)率。磁盤(pán)鏡像無(wú)法解決電子數(shù)據(jù)收到病毒侵害和人為原因?qū)е聜浞菔軗p的問(wèn)題，所以，檔案管理人員要定期對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行脫機(jī)備份。與此同時(shí)，在管理電子信息檔案時(shí)，要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行多個(gè)備份、多處存放，一般進(jìn)行2～3份數(shù)據(jù)備份，這樣盡管備份數(shù)據(jù)中一個(gè)數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失、損毀、失真等情況，可以使用存放在其他地方的電子數(shù)據(jù)對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行還原及恢復(fù)即可，保證電子檔案信息管理的安全及有效性。

2.電子信息檔案加密處理

電子信息檔案設(shè)計(jì)加密系統(tǒng)主要是為了防止利用通訊線路設(shè)施對(duì)重點(diǎn)信息進(jìn)行竊聽(tīng)、盜取、破壞和篡改等。加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)內(nèi)數(shù)據(jù)、用戶口令、文件信息及信息控制系統(tǒng)的傳輸?shù)谋Ｗo(hù)，保證非公開(kāi)性電子信息的保密性能。所以，所有在網(wǎng)絡(luò)中不能公開(kāi)的數(shù)據(jù)必須在傳輸前實(shí)施加密設(shè)置，利用加密系統(tǒng)對(duì)電子信息的共享范圍進(jìn)行限定，進(jìn)而防止不正當(dāng)用戶對(duì)電子信息的盜取或篡改導(dǎo)致信息的丟失。電子信息加密系統(tǒng)是對(duì)檔案管理保密性控制的有效方法，通常情況下，加密系統(tǒng)不是一組單一的數(shù)據(jù)，而是由多組分的加密計(jì)算方法組合而成的，非授權(quán)用戶很難破解加密數(shù)據(jù)，提高了電子檔案信息的安全性。

3.電子信息檔案的病毒防治

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)病毒也隨之應(yīng)運(yùn)而生，病毒的產(chǎn)生使電子檔案信息的安全性受到威脅，它可以通過(guò)各種方式對(duì)電子信息進(jìn)行破壞和入侵，進(jìn)而使得電子檔案失去真實(shí)性及完整性。所以，應(yīng)該使用國(guó)家或有關(guān)部門授權(quán)的網(wǎng)絡(luò)病毒查殺軟件，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)病毒發(fā)展動(dòng)態(tài)的關(guān)注，及時(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的客戶端和服務(wù)器等進(jìn)行病毒查殺，同時(shí)制定一套嚴(yán)格的病毒管理制度，加大網(wǎng)絡(luò)病毒控制管理力度，保證電子信息檔案的安全存儲(chǔ)性。

4.人才管理策略

檔案管理不僅要關(guān)注硬件設(shè)施的管理，也要重視軟件設(shè)施的管理。檔案管理人才的培養(yǎng)是提升軟件設(shè)施的重點(diǎn)環(huán)節(jié)之一。人是檔案安全性的守護(hù)者，同時(shí)也是檔案信息受到侵害、威脅的制造者。所以，檔案管理人員的任命、調(diào)配等都需要嚴(yán)格按照相關(guān)制度執(zhí)行，定期組織人員對(duì)現(xiàn)代化信息管理技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)，使檔案管理人員能夠明確崗位職責(zé)的重要性以及增加管理人員對(duì)電子檔案安全性防護(hù)的認(rèn)知度。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，檔案管理人員要有專業(yè)化的計(jì)算機(jī)操作能力、過(guò)硬的職業(yè)道德素質(zhì)，熟悉有關(guān)檔案法律法規(guī)，特別是對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)十分熟悉。做到以傳統(tǒng)檔案建設(shè)知識(shí)為基礎(chǔ)建設(shè)，結(jié)合相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技能為補(bǔ)充知識(shí)構(gòu)造，逐步面向復(fù)合型人才方向發(fā)展。

三、總結(jié)

綜上所述，確保檔案信息安全已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展的重點(diǎn)關(guān)注環(huán)節(jié)，是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，是檔案管理人員面對(duì)的又一項(xiàng)挑戰(zhàn)性工作。檔案信息管理需要全面考慮檔案存放環(huán)境條件、設(shè)備保護(hù)設(shè)施、技術(shù)操作水平、人員管理及檔案自身特點(diǎn)等綜合性因素，采取行之有效的管理措施，保證檔案信息的安全使用性能，進(jìn)而使檔案信息管理最大程度的發(fā)揮作用。

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