王志軍

實際工作中，我們經(jīng)常會利用郵件合并的功能批量生成邀請函或通知，但如果只是得到類似于如圖1所示的郵件效果，顯然是不太禮貌，那么能否在姓名的后面添加“先生”或“女士”的稱謂呢？

這當然可以實現(xiàn)，首先請保證源數(shù)據(jù)已經(jīng)包括“性別”的信息。仍然按照普通的步驟開始郵件合并，如圖2所示，當完成“姓名”合并域的添加之后，將光標定位在“姓名”合并域的后面，在“編寫和插入域”功能組依次選擇“規(guī)則→如果…那么…否則”。此時會彈出“插入Word域：如果”對話框，域名選擇“性別”，比較對象輸入“男”，如圖3所示，在下面的“則插入此文字”文本框輸入“先生”，“否則插入此文字”文本框輸入“女士”，檢查無誤之后確定并關閉對話框。

完成上述設置之后，我們已經(jīng)可以在“姓名”合并域的后面看到相應的稱謂，但字體、字號與其他文本有一定的區(qū)別，請使用格式刷進行操作，預覽信函就可以看到類似于圖4所示的稱謂效果了，是不是很有人情味？

補充：上述的規(guī)則其實就是Word的IF域，類似于Excel的IF函數(shù)，我們可以按下“Shift+F9”組合鍵切換到域代碼模式，如圖5所示，可以查看到這里的IF域?qū)嶋H仁是嵌套域，引用的是“性別”字段，感興趣的朋友可以自行研究。