王芳

【摘要】隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)有機(jī)關(guān)事業(yè)單位高效運(yùn)轉(zhuǎn)的需要。針對(duì)傳統(tǒng)檔案管理中存在的各種問(wèn)題，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)積極開(kāi)展檔案的信息化建設(shè)工作，這對(duì)提高檔案資源的有效利用率，提高各部門的工作效率等方面都有重要的意義。本文在分析了信息化時(shí)代對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要影響基礎(chǔ)上，提出了創(chuàng)新檔案管理的主要途徑。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；信息化

檔案作為一種特殊的信息資源，是事業(yè)單位寶貴的資源和財(cái)富。它包含了很多重要的信息資料，記錄著機(jī)關(guān)單位的發(fā)展歷史、人事關(guān)系、人事檔案、工作流程等重要信息，檔案為機(jī)關(guān)單位的未來(lái)發(fā)展提供了重要依據(jù)。因此，檔案管理在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展中具有十分重要的作用。但是，目前我國(guó)很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位仍然使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，這種管理方式存在著檔案存放條件不達(dá)標(biāo)、缺少檔案存放場(chǎng)地、檔案缺失等很多問(wèn)題，因此，采用紙質(zhì)檔案存放的方式已經(jīng)不能滿足機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的需要。目前，隨著信息技術(shù)的發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理工作的信息化、電子化已經(jīng)成為發(fā)展潮流。在這種背景下，機(jī)關(guān)檔案管理工作也面臨著巨大的壓力和挑戰(zhàn)，如何創(chuàng)新機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作，已經(jīng)成為當(dāng)前檔案工作者研究的重要內(nèi)容和使命。

一、提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化的重要性

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案信息化管理是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，同時(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，也可以提高機(jī)關(guān)單位檔案管理的效率，這對(duì)促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展具有重要的意義。

（一）檔案存放載體越來(lái)越便捷。目前，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案通常以紙質(zhì)的形式保存，每天機(jī)關(guān)事業(yè)單位都會(huì)形成很多的檔案信息，如果這些檔案資源以紙質(zhì)的形式保存，就勢(shì)必要整理出專門的存儲(chǔ)地點(diǎn)，即便配備了專門的檔案室，每天也需要不斷入藏新的檔案，這樣就會(huì)造成檔案存放空間減少的現(xiàn)象。而檔案信息一旦丟失或者損毀，不僅對(duì)機(jī)關(guān)單位而且對(duì)當(dāng)事人都會(huì)造成巨大損失，因此，紙質(zhì)保存檔案的方式存在很多的問(wèn)題。而目前隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的進(jìn)步和發(fā)展，機(jī)關(guān)單位的電子文件也不斷增加，一些新興的信息存儲(chǔ)技術(shù)提高了檔案信息存儲(chǔ)的容量，改變了傳統(tǒng)檔案資源存儲(chǔ)的載體，例如，一些重要文件可以通過(guò)光盤、U盤、云存儲(chǔ)等形式進(jìn)行保存，這種存儲(chǔ)方法具有簡(jiǎn)單操作、存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)等優(yōu)勢(shì)。

（二）提高了檔案資源信息的利用率。由于紙質(zhì)檔案在被查閱時(shí)要受到時(shí)間和地點(diǎn)的限制，并且需要花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間才能查找到所需的資料。然而在信息化時(shí)代，檔案部門可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)建立起適合單位的信息化檔案室，整合各個(gè)部門的資料，將檔案信息歸入統(tǒng)一的管理中，有效實(shí)現(xiàn)檔案資源的配置和共享，從而使檔案查詢?nèi)穗S時(shí)隨地都可以進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己所需的資料，這種方式準(zhǔn)確高效，節(jié)省了寶貴的時(shí)間，也更容易被檔案使用者所接受。

二、加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的主要途徑

在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，通過(guò)加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案資源的開(kāi)發(fā)和管理，提高檔案資源的有效共享和合理使用，這對(duì)促進(jìn)機(jī)關(guān)單位的可持續(xù)發(fā)展具有重要的作用，主要可以通過(guò)以下途徑提高檔案管理工作：

（一）提升機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。檔案管理工作越來(lái)越受到各個(gè)單位的重視，人們也越來(lái)越認(rèn)識(shí)到檔案管理在單位發(fā)展中所起到的重要作用。因此，在信息化不斷發(fā)展的新時(shí)代，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和干部更要充分認(rèn)識(shí)到信息化已經(jīng)是一種發(fā)展潮流，檔案管理工作必須擺脫傳統(tǒng)的管理方式，只有積極參與到各項(xiàng)工作的信息化建設(shè)中，為單位的檔案管理信息化提供有效的檔案配備、經(jīng)費(fèi)等方面的保障，才能為實(shí)現(xiàn)本單位檔案管理信息化打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）提升檔案工作人員的綜合素質(zhì)。隨著檔案工作的信息化開(kāi)展，這也對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，因此，機(jī)關(guān)單位要注重培養(yǎng)具有計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等在內(nèi)的專業(yè)檔案管理人員。一方面針對(duì)已有的檔案人員要鼓勵(lì)他們自學(xué)檔案管理的相關(guān)專業(yè)知識(shí)和理論實(shí)踐，提高自身的工作質(zhì)量，另一方面機(jī)關(guān)單位也要不斷開(kāi)展各種關(guān)于檔案管理的講座，積極參加各種檔案管理的信息化培訓(xùn)活動(dòng)，提高檔案人員的信息化意識(shí)，才能保證檔案管理信息化建設(shè)的開(kāi)發(fā)和實(shí)現(xiàn)，從而促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

（三）做好檔案信息管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與建設(shè)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，就要做好檔案信息管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與建設(shè)工作。因此，各個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位要根據(jù)自身的實(shí)際情況，了解目前單位檔案管理的現(xiàn)狀，開(kāi)展檔案信息管理系統(tǒng)所需要的經(jīng)費(fèi)、檔案配置、人員情況等具體內(nèi)容，從而針對(duì)單位的現(xiàn)狀開(kāi)發(fā)一套適合自身發(fā)展的信息檔案管理系統(tǒng)，才能真正解決檔案管理存在的各種問(wèn)題，最終提高機(jī)關(guān)單位的檔案管理水平。

三、結(jié)束語(yǔ)

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作也進(jìn)入了全新的發(fā)展時(shí)期。提高機(jī)關(guān)檔案管理工作，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位具有重要的影響和意義：一方面，加強(qiáng)檔案管理信息化工作能夠促進(jìn)事業(yè)單位的全面發(fā)展，不斷滿足事業(yè)單位的檔案工作需求；另一方面，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)才能充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值，為檔案使用者提供最真實(shí)、最可靠的數(shù)據(jù)來(lái)源，提高檔案資源的使用率，最終提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

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