申屠佩貞

【摘要】本文針對目前文秘學(xué)生綜合能力培養(yǎng)存在的諸多問題與困難，提出一套以活動策劃與實(shí)施為抓手，以活動策劃公司為合作單位的教學(xué)方案。

【關(guān)鍵詞】文秘專業(yè)；綜合能力；培養(yǎng)方式

現(xiàn)代企業(yè)所需的文秘人才是具有綜合能力的復(fù)合型文秘人才。然而，在專業(yè)教學(xué)中往往達(dá)不到預(yù)想的效果，因?yàn)槿狈φ鎸?shí)的工作情境，學(xué)生無法進(jìn)入“準(zhǔn)秘書”的角色狀態(tài)；在企業(yè)實(shí)踐時(shí)存在諸多困難，一家企業(yè)往往只接收兩三名文秘學(xué)生，而且學(xué)生很多時(shí)候從事打字、跑腿、整理資料等基礎(chǔ)事務(wù)，無法參與到關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對真正職業(yè)能力的培養(yǎng)幫助甚微。筆者此次依托訪問工程師項(xiàng)目進(jìn)行探索，認(rèn)為活動策劃與實(shí)施可以作為提高文秘學(xué)生綜合能力的很好的抓手，活動策劃公司可以作為文秘專業(yè)很好的實(shí)訓(xùn)合作單位?；顒硬邉澟c執(zhí)行能力是秘書一項(xiàng)重要的職業(yè)能力，而且這一能力較為全面地涵蓋了秘書文稿擬寫能力、溝通協(xié)調(diào)能力、組織能力、市場調(diào)研能力、統(tǒng)籌全局能力等多項(xiàng)核心職業(yè)能力，能有效提高文秘學(xué)生的綜合職業(yè)能力。

一、活動組織與服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化流程

通過實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、同行交流、文獻(xiàn)參考等，擬定了活動組織與服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化流程，供學(xué)生實(shí)踐時(shí)參考。

（一）活動策劃流程。1.活動立項(xiàng)：考慮舉辦本次活動的必要性，明確活動的目的和意義。2.經(jīng)費(fèi)預(yù)算：確定活動的預(yù)算，有多少錢辦多大的事。3.客戶需求：把握客戶需求，可以直接詢問；有時(shí)客戶無法準(zhǔn)確清楚地表達(dá)需求，需要策劃人員耳聽六路，眼觀八方，進(jìn)行分析思考。4.前期調(diào)研：調(diào)查工作是很多大型活動策劃與組織的基礎(chǔ)，一般包括活動主體自身實(shí)際調(diào)研和活動目標(biāo)對象調(diào)研。5.可行性研究：進(jìn)行SWOT分析，進(jìn)行可行性研究，研究范圍包括大型活動的社會適應(yīng)性，財(cái)力適應(yīng)性、效益的可行性、應(yīng)急能力的適應(yīng)性。6.構(gòu)思謀劃：根據(jù)前面信息，進(jìn)行活動整合，活動創(chuàng)作，是創(chuàng)造性思維的過程。7.方案確認(rèn)：方案和報(bào)價(jià)得到客戶的確認(rèn)，然后成立活動籌備小組，確定本次活動的總負(fù)責(zé)人，并將每一項(xiàng)工作確定負(fù)責(zé)人。

（二）場地布置流程。1.橫幅：確定橫幅上的標(biāo)語，并懸掛到位。2.氣球：明確氣球的數(shù)量、大小、顏色要求等，并懸掛到位。3.花籃：明確花籃的數(shù)量、大小、標(biāo)語并擺放到位。4.地毯：明確地毯的大小、顏色，并擺放到位。5.氣拱門：擬定標(biāo)語，確定款式、尺寸，并擺放到位。6.舞臺：設(shè)計(jì)舞臺背景，懸掛橫幅，準(zhǔn)備道具。7.主席臺：確定就座人員，安排好座次，制作并擺放名簽，鋪上桌布，準(zhǔn)備花飾、茶水，合理擺放話筒，設(shè)置講臺。8.觀眾席：劃分區(qū)域，安排座位。9.鮮花：購買鮮花、擺放到位。10.燈光音響：調(diào)試話筒效果，背景音樂，燈光效果。

（三）嘉賓接待流程。1.邀請嘉賓：確定活動名稱、活動流程、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人、要求等事宜，確定邀請嘉賓名單，印制請柬、邀請函，擬訂嘉賓講話或發(fā)言稿，發(fā)送請柬、邀請函，確定嘉賓名單。2.聘請禮儀人員：明確對禮儀人員的要求、數(shù)量，明確崗位分工如門崗、廊崗、貴賓室服務(wù)、貴賓室簽到、主席臺服務(wù)、發(fā)獎引導(dǎo)、迎送服務(wù)，確定禮儀服裝，確定禮儀酬勞，活動前進(jìn)行實(shí)地演習(xí)。3.勘察現(xiàn)場：實(shí)地勘察活動現(xiàn)場，確定貴賓室及賓客行走路線，安排接待崗位及人員，落實(shí)貴賓室飲水用具，落實(shí)簽到用具，貴賓室內(nèi)碼放會議材料。4.準(zhǔn)備座簽：打印和制作座簽，按順序發(fā)放，收存留用。5.準(zhǔn)備簽到：購置簽到簿、簽到筆，專人現(xiàn)場負(fù)責(zé)指引簽到。6.現(xiàn)場接待：活動現(xiàn)場迎接嘉賓入貴賓室，在貴賓室里安排嘉賓休息候場。7.選送禮品：購置禮品，將禮品碼放適宜位置，發(fā)放禮品，直接在門口分發(fā)、在貴賓室分發(fā)、在進(jìn)餐時(shí)分發(fā)。8.引領(lǐng)入場：引領(lǐng)嘉賓進(jìn)入會場坐席，引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)到主席臺就座，引領(lǐng)嘉賓發(fā)放獎狀、證書，陪同或引領(lǐng)嘉賓進(jìn)餐，引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)與演員或工作人員合影。9.送別嘉賓：安排車輛提前到崗，直接將嘉賓送上車，交代行駛路線，活動后與領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系交辦、指示及其他需落實(shí)的事宜。

（四）材料準(zhǔn)備流程。1.確定會議材料內(nèi)容：擬定會議議程、確定發(fā)放的文件。2.擬寫會議文件材料：明確寫作人員；召開專題會議，明確寫作指導(dǎo)思想、思路，確定框架；集中寫作、召開專題會議，修改稿件、修改、定稿。3.印制會議文件材料：印刷、裝訂會議文件材料，材料裝袋，運(yùn)送文件材料到活動指定地點(diǎn)。4.分放會議文件材料：貴賓室擺放、擺放主席臺、發(fā)放參會人員、收集、運(yùn)送剩余文件材料、收存剩余文件資料。

（五）新聞宣傳流程。1.前期安排：擬定宣傳方案、明確宣傳范圍、主題、時(shí)間、內(nèi)容、經(jīng)費(fèi)等；與媒體進(jìn)行前期溝通；明確宣傳效果。2.現(xiàn)場接待：提供相關(guān)材料。3.后期跟蹤：樣報(bào)、視頻光盤等提交歸檔。

（六）后勤保障流程。1.用水：需要確定人數(shù)、確定擺放地點(diǎn)、擺放形式、購買礦泉水、購買茶葉、茶杯、面巾紙，保證開水的數(shù)量。2.用餐：食堂用餐或自助餐時(shí)，需要統(tǒng)計(jì)用餐人數(shù)，印制餐票，確定發(fā)放形式，指派發(fā)放人，發(fā)放餐票；飯店用餐時(shí)需要確定餐標(biāo)、根據(jù)會議規(guī)模級別指定菜譜、請示領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整菜譜、根據(jù)最終結(jié)果落實(shí)餐標(biāo)、落實(shí)用餐時(shí)間，安排用餐座次，安排領(lǐng)導(dǎo)餐桌。3.住宿：定人數(shù)，分配房間、安排車輛，去往住宿地點(diǎn)，確定并公布工作人員房間，發(fā)放鑰匙、回收鑰匙。4.用車：落實(shí)用車數(shù)量，明確發(fā)車時(shí)間、發(fā)車地點(diǎn)，指派每輛車負(fù)責(zé)人，安排人員乘車。

（七）安全保衛(wèi)流程。1.消防方面：活動前對場地進(jìn)行消防檢查，確保消防設(shè)備處于正常使用狀態(tài)，消防通道暢通無阻，活動場所進(jìn)行嚴(yán)格管理，禁止在場內(nèi)吸煙、動用明火。2.秩序方面：引導(dǎo)觀眾入場，維護(hù)活動或會議秩序，活動開始后，在各門備勤。3.交通方面：對活動場所周邊交通管制，預(yù)留車位，根據(jù)不同人員類別，引導(dǎo)車輛停放。

（八）效果評估流程。1.既定目標(biāo)是否達(dá)到：將實(shí)際達(dá)到目標(biāo)與原定計(jì)劃進(jìn)行比較，找出差距表現(xiàn)在哪些方面，原因何在，需要采取何種措施進(jìn)行補(bǔ)救。2.花費(fèi)經(jīng)費(fèi)是否與預(yù)算相符：計(jì)算舉辦本次活動所花費(fèi)的人力、物力、財(cái)力與計(jì)劃的預(yù)算是否相符。

二、以活動策劃與實(shí)施為抓手提高文秘學(xué)生綜合能力的教學(xué)實(shí)施方案

（一）課堂基礎(chǔ)教學(xué)。文秘專業(yè)開設(shè)的多門專業(yè)課程，如《專題活動策劃》《秘書理論與實(shí)務(wù)》《秘書寫作》《公關(guān)實(shí)務(wù)》《企業(yè)宣傳策劃》《調(diào)查工作實(shí)務(wù)》《攝影攝像》《創(chuàng)意思維方法》等，其教學(xué)內(nèi)容比較全面地涵蓋了活動策劃與實(shí)施過程中所需的基本理論與基本技能。在課堂教學(xué)中，引入企業(yè)案例進(jìn)行案例教學(xué)，通過具體、典型的職業(yè)情景描述或錄像，引導(dǎo)學(xué)生進(jìn)行觀察、反思和討論，鍛煉其分析問題和解決問題的能力，提高學(xué)生對理論知識的理解和掌握。另外，將學(xué)生放在模擬的工作環(huán)境中，要求根據(jù)實(shí)際工作的內(nèi)容完成具體工作任務(wù)，如《公關(guān)實(shí)務(wù)》課程采用了擬真式任務(wù)驅(qū)動教學(xué)，在學(xué)期之初會要求學(xué)生成立各類不同性質(zhì)的組織，建議以經(jīng)濟(jì)類組織為主，每個(gè)組織的學(xué)生人數(shù)一般為6-8人，可自由組合，教師在講授理論知識的基礎(chǔ)上讓學(xué)生進(jìn)行公關(guān)活動方案擬寫訓(xùn)練，在方案完成之后提交紙質(zhì)材料并用PPT的形式進(jìn)行課堂展示，教師和學(xué)生組成的評估小組對整體方案和匯報(bào)情況進(jìn)行評分，然后按照方案在教室進(jìn)行布置模擬，檢驗(yàn)方案的可行性。

（二）校內(nèi)仿真實(shí)踐。校內(nèi)仿真實(shí)踐是在前期各門課程教學(xué)的基礎(chǔ)上學(xué)生綜合職業(yè)能力的一個(gè)實(shí)踐應(yīng)用，也是對課堂教學(xué)的必要補(bǔ)充，課堂教學(xué)因場地、材料所限，很難進(jìn)行活動實(shí)施模擬演練，也很難鍛煉和培養(yǎng)學(xué)生如角色意識、工作過程中的人際交流與團(tuán)隊(duì)合作等一些重要能力和素養(yǎng)，因此，必須深化實(shí)踐教學(xué)。具體做法是，依托文秘專業(yè)與傳媒專業(yè)共建的文化傳媒工作室，建立模擬工作環(huán)境，引入會務(wù)、慶典、會展、婚慶活動、企業(yè)營銷活動等企業(yè)真實(shí)的工作項(xiàng)目，學(xué)生簽約后以工作室員工的身份，各司其職進(jìn)行崗位實(shí)踐，對外服務(wù)社會，對內(nèi)實(shí)訓(xùn)教學(xué)。員工有長期聘用的留校畢業(yè)生，還有每批經(jīng)過考核篩選的15名左右在校學(xué)生。師生根據(jù)特長與興趣形成若干工作團(tuán)隊(duì)，分工合作，學(xué)生由專業(yè)教師和外聘企業(yè)專家

“師傅帶徒弟”的形式進(jìn)行指導(dǎo)。工作室制定有較為完善的規(guī)章制度，包括考勤制度、考核制度、獎懲制度等，學(xué)生的工作成效采用教學(xué)評價(jià)體系和市場評價(jià)體系相結(jié)合，除給予教學(xué)評分外，還通過市場價(jià)值的實(shí)現(xiàn)給予精神獎勵(lì)和物質(zhì)獎勵(lì)。在完成工作項(xiàng)目的過程中，將生產(chǎn)經(jīng)營與研究性學(xué)習(xí)有機(jī)結(jié)合起來。

（三）校外實(shí)戰(zhàn)實(shí)踐。為實(shí)現(xiàn)與崗位的零距離對接，必須讓學(xué)生參與企業(yè)的實(shí)際工作中進(jìn)行實(shí)戰(zhàn)。依托專業(yè)的《秘書實(shí)務(wù)實(shí)訓(xùn)》課，在第二、三、四學(xué)期，學(xué)生利用課余時(shí)間到校內(nèi)各部門及合作企業(yè)頂崗實(shí)踐，參與各單位與秘書工作內(nèi)容相關(guān)的文書、接待、辦公自動化以及其他辦公室事務(wù)工作，包括參與各類活動、會議的組織與服務(wù)。其中安排一家活動策劃合作公司15名同學(xué)，參與客戶接待員、策劃師、活動執(zhí)行、協(xié)調(diào)員崗位工作，參與活動策劃與實(shí)施的全過程?；顒忧爸贫ㄖ苊艿膶?shí)訓(xùn)計(jì)劃，明確實(shí)訓(xùn)內(nèi)容、實(shí)訓(xùn)紀(jì)律、專業(yè)帶隊(duì)老師及企業(yè)指導(dǎo)老師職責(zé)、實(shí)訓(xùn)安排及考核辦法等，并組織實(shí)訓(xùn)動員大會；活動結(jié)束時(shí)組織座談會總結(jié)交流。實(shí)訓(xùn)過程中，學(xué)生需要完成每學(xué)期不少于30次的工作量，需要在實(shí)訓(xùn)手冊上記錄每次的工作內(nèi)容并請企業(yè)導(dǎo)師簽名，完成企業(yè)案例收集作業(yè)；專業(yè)帶隊(duì)老師實(shí)訓(xùn)期間會走訪實(shí)訓(xùn)單位，跟蹤實(shí)訓(xùn)動態(tài)，及時(shí)解決問題，要求一學(xué)期不少于2次。與此同時(shí)，考慮到各實(shí)習(xí)部門人數(shù)有限，出現(xiàn)較大活動時(shí)會出現(xiàn)人手不足的情況，實(shí)訓(xùn)前組建興趣小組，“文檔處理組”“策劃與寫作組”“調(diào)查工作組”“速錄小組”“禮儀與會務(wù)組”“檔案管理組”，各小組配備指導(dǎo)教師，相互協(xié)助。實(shí)訓(xùn)進(jìn)行定期輪崗，活動策劃公司4個(gè)崗位間一個(gè)月輪崗一次，一個(gè)學(xué)期結(jié)束根據(jù)實(shí)訓(xùn)內(nèi)容以及反饋意見安排實(shí)訓(xùn)單位之間的輪崗。實(shí)訓(xùn)評價(jià)采用學(xué)校、企業(yè)雙導(dǎo)師制，企業(yè)導(dǎo)師從出勤、禮儀儀表、工作態(tài)度、工作能力、工作量五方面評分，占總分值70%，專業(yè)教師從實(shí)訓(xùn)作業(yè)和實(shí)訓(xùn)總結(jié)方面評分，占30%。

三、總結(jié)與效果評估

通過一系列由課堂理論教學(xué)、課內(nèi)實(shí)踐訓(xùn)練到課外實(shí)踐，由校內(nèi)仿真實(shí)踐到校外企業(yè)實(shí)戰(zhàn)，學(xué)生熟悉了活動策劃組織的流程，掌握了活動策劃組織相關(guān)的寫作、策劃、調(diào)查、溝通等職業(yè)技能，豐富了工作經(jīng)驗(yàn)和處事經(jīng)驗(yàn)，切實(shí)提高了綜合職業(yè)能力。另一方面，通過實(shí)踐，學(xué)生認(rèn)清了自身的不足，激發(fā)了學(xué)習(xí)興趣，提高了學(xué)習(xí)的自覺性，專業(yè)學(xué)習(xí)風(fēng)氣顯著改觀。

盡管在整個(gè)教學(xué)方案實(shí)施過程中依然存在如與企業(yè)導(dǎo)師的溝通與配合，實(shí)訓(xùn)學(xué)生管理的有效性等許多值得日后改進(jìn)的地方，盡管整個(gè)教學(xué)方案也還有待進(jìn)一步完善，但是可以看到，以活動策劃與實(shí)施為抓手提高文秘學(xué)生的綜合能力無疑是一種極具效果的文秘人才培養(yǎng)方式。

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[3]《大型活動組織工作流程細(xì)案》微信公眾號"辦公室的秘密".