朱黎琴

漯河市城市建設(shè)檔案館，河南漯河 462000

1 檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的現(xiàn)狀分析

目前，多數(shù)城建檔案館大多都開展了相關(guān)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，檔案館的很多業(yè)務(wù)都實(shí)現(xiàn)了計算機(jī)辦公，并開展了一些電子檔案的業(yè)務(wù)，但是在構(gòu)建城建檔案館的業(yè)務(wù)系統(tǒng)的過程中，沒有讓信息共享和協(xié)同辦公參與進(jìn)來。其主要表現(xiàn)在：多數(shù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)都不是同一個時間段制作的，不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)也是獨(dú)立建設(shè)、獨(dú)立運(yùn)行。沒有一個整體的規(guī)劃和設(shè)計，這就是信息相對孤立，不能進(jìn)行橫向連接，制約了信息的共享。另外，在設(shè)計之初的設(shè)計理念也不夠先進(jìn)，只考慮了管理者即檔案館的業(yè)務(wù)，并沒有整合所有參與者的需求，導(dǎo)致軟件應(yīng)用起來信息不對稱。

城建檔案服務(wù)需要的的應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)該是既兼顧管理也能兼顧服務(wù)的復(fù)雜的系統(tǒng)，所以，系統(tǒng)的建設(shè)必須遵循城建檔案的工作流程和方法進(jìn)行規(guī)劃和實(shí)施。避免考慮不全面，顧此失彼，從而實(shí)現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)能夠發(fā)揮最好的效果，達(dá)到利益最大化。因此，文章通過深入的研究論證，引入“服務(wù)鏈”的理論，探索城建檔案管理“一站式服務(wù)”的思路。

2 服務(wù)鏈的引用

政府的基本職能就是服務(wù)公眾，政府的一切發(fā)展都是以這個為目標(biāo)的。檔案館也應(yīng)遵循這個目標(biāo)，為工作提供全方位、全過程的服務(wù)。這樣既滿足了公眾的需求，同時也為檔案館塑造了良好的形象。

城建檔案的服務(wù)過程可以分為以下幾個階段：服務(wù)鏈的第一個階段是提供一些政務(wù)信息、項(xiàng)目信息、公共指導(dǎo)及政策法規(guī)等信息；服務(wù)鏈的第二階段是為建設(shè)單位、施工單位提供網(wǎng)上報建、責(zé)任書下載、材料上傳、申請現(xiàn)場指導(dǎo)、上傳電子檔案等服務(wù)；服務(wù)鏈的第三階段是提供主管部門的線上指導(dǎo)、審核、驗(yàn)收等職能；服務(wù)鏈的第四階段是為公眾提供檔案的查詢、利用等服務(wù)；第五階段是檔案館內(nèi)部對于館藏檔案的統(tǒng)計分析，為政府提供數(shù)據(jù)分析。只有將上述幾個階段結(jié)合起來，才能形成完整的服務(wù)鏈，從而來共同支持檔案館、質(zhì)監(jiān)站、建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位和公眾。

檔案館、質(zhì)監(jiān)站等即為“商戶”，公共大眾、建設(shè)單位、監(jiān)理單位和施工單位等即為“客戶”?！吧虘簟钡淖罱K目的是為“客戶”提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，為了達(dá)到這個目的，必須建立一個城建檔案管理整體系統(tǒng)。城建檔案服務(wù)鏈?zhǔn)疽鈭D如圖1所示。

圖1 城建檔案服務(wù)鏈?zhǔn)疽鈭D

3 檔案館電子檔案一站式服務(wù)的含義

檔案館電子檔案一站式服務(wù)的含義一共包括三層：第一，城建檔案館將城建檔案電子化，使城建檔案利用率達(dá)到最大化；第二，利用計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化信息技術(shù)，推動業(yè)務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)在線服務(wù)；第三，需要對各個協(xié)作單位和各個部門的業(yè)務(wù)流程和工作方式進(jìn)行優(yōu)化組合，便于管理和實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)。所以，一站式服務(wù)不僅是將檔案館內(nèi)部管理和運(yùn)作進(jìn)行電子化，也是將傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)管理模式在一站式服務(wù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行改造。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和成熟，城建檔案的一站式服務(wù)也是大勢所趨，是未來發(fā)展的必然方向。

4 先進(jìn)案例分析

我們對幾個現(xiàn)行的檔案管理系統(tǒng)軟件進(jìn)行了調(diào)查研究，發(fā)現(xiàn)大多數(shù)的這類系統(tǒng)都有著這樣那樣的不足之處，關(guān)鍵集中在整體工作流程不閉合，邏輯不清晰，不能突出檔案館的服務(wù)功能。有的系統(tǒng)還是比較可取的，開發(fā)理念也比較先進(jìn)，比較符合現(xiàn)在的流程要求和服務(wù)功能。下面結(jié)合漯河市城市建設(shè)檔案館的情況，闡述下基于服務(wù)鏈的城建檔案管理和服務(wù)的建設(shè)方案。

4.1 系統(tǒng)概況

系統(tǒng)設(shè)計時應(yīng)按照檔案的全生命周期理論，從檔案的形成抓起，重在提高檔案的質(zhì)量，一直到檔案后期的查檔利用、統(tǒng)計分析、數(shù)據(jù)挖掘，直至檔案內(nèi)容級的大數(shù)據(jù)分析來完成。目標(biāo)是改變目前檔案館的被動式的查檔服務(wù)模式，力求做到主動給相關(guān)部門提供數(shù)據(jù)服務(wù)的模式，充分利用檔案館的寶貴財富。產(chǎn)品線可自成體系，從工程的報建、電子檔案制作、電子檔案接收審核、電子檔案查詢、統(tǒng)計分析一直到檔案數(shù)據(jù)挖掘等形成一站式的服務(wù)系統(tǒng)。

系統(tǒng)設(shè)計時應(yīng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上服務(wù)與實(shí)體服務(wù)相結(jié)合、線上服務(wù)與線下服務(wù)相結(jié)合的一體化新型服務(wù)模式，通過體系搭建最終能夠?qū)崿F(xiàn)各類業(yè)務(wù)審批及電子數(shù)據(jù)在軟件平臺的集中管理、匯總與共享。

4.2 系統(tǒng)的構(gòu)成

4.2.1 電子檔案的生成與報驗(yàn)

（1）電子檔案的編制。為了實(shí)現(xiàn)對前端電子檔案的管控，應(yīng)對電子檔案的編制進(jìn)行統(tǒng)一的管理，給建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位提供方便，為他們提供統(tǒng)一電子檔案的編制系統(tǒng)，系統(tǒng)中的表格應(yīng)滿足國家及地方對檔案的管理要求，包含現(xiàn)行規(guī)范的各種表格，以滿足對各個應(yīng)用單位的現(xiàn)實(shí)需求。按照項(xiàng)目級、工程級、案卷級和文件級、內(nèi)容級五級結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)的電子檔案的收集、整理、組卷。

（2）電子檔案報驗(yàn)。利用信息化的手段，搭建與建設(shè)工程主體單位零距離服務(wù)的信息資源共享的系統(tǒng)，在實(shí)現(xiàn)工程檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的同時，保障工程檔案與施工同步形成。做到及時形成文件，既可以做到實(shí)時上傳、實(shí)時指導(dǎo)，還可以按照工程階段上報，做到分階段審核。保障檔案的接收質(zhì)量，為城市建設(shè)信息資源的積累打下良好基礎(chǔ)。

（3）主管部門對電子檔案的協(xié)同審核。在一個系統(tǒng)中，多部門系統(tǒng)協(xié)同辦公，根據(jù)檔案形成的階段，可實(shí)現(xiàn)監(jiān)理單位、質(zhì)監(jiān)站和檔案館的多方對電子檔案的審核。將所有主管部門集合到一個系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了“服務(wù)鏈”的理念，為相關(guān)單位減少了很多繁瑣線下工作，并且能夠跟蹤及管理檔案的收集進(jìn)度和審核進(jìn)度，以便更好地服務(wù)社會。

4.2.2 城建檔案綜合信息集中式管理

通過業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的檔案整理、編目、統(tǒng)計、鑒定、保管、查詢、檔案編研等檔案管理全過程的計算機(jī)集成化管理。并實(shí)現(xiàn)電子檔案的接收審核及電子檔案的自動導(dǎo)入，實(shí)現(xiàn)電子檔案的零著錄。

4.2.3 數(shù)據(jù)動態(tài)統(tǒng)計和信息統(tǒng)計分析

應(yīng)實(shí)現(xiàn)全市各種檔案信息的統(tǒng)計分析，如：城建檔案工作基本情況；城建檔案利用情況；城建檔案工作基本情況；城建檔案館藏檔案分類統(tǒng)計；城建檔案移出、銷毀情況；城建檔案鑒定情況統(tǒng)計；檔案進(jìn)館率；檔案員年齡分布情況、檔案員從業(yè)時間分段統(tǒng)計等，統(tǒng)計式樣靈活，可以包含表格、餅狀圖、柱狀圖等，并且便于導(dǎo)出。

同時，還應(yīng)提供諸如：一段時間內(nèi)、一定區(qū)域內(nèi)的工程的建筑面積、造價統(tǒng)計；某區(qū)域的停車位統(tǒng)計；綠色建筑統(tǒng)計；房屋使用年限統(tǒng)計（可以分民用、）商用、公用等各個類型；建筑物高度、層數(shù)統(tǒng)計。

4.2.4 城建檔案的對外展示與服務(wù)

城建檔案信息網(wǎng)承擔(dān)著對外展示與服務(wù)的功能，應(yīng)提供城建檔案政策法規(guī)、新聞等信息發(fā)布、信息檢索、信息查詢、預(yù)約查檔、在線查檔等功能，方便百姓辦事。

4.2.5 移動服務(wù)

充分利用先進(jìn)的理念，構(gòu)建“掌上檔案館”，協(xié)同其他相關(guān)系統(tǒng)，最終實(shí)現(xiàn)“最多跑一次”的政府的服務(wù)理念，通過手機(jī)應(yīng)可實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo)：

（1）為社會提供公告公示、辦事指南、相關(guān)規(guī)范等信息查看，達(dá)到了信息公示的目的；

（2）通過和其他系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，提供檔案驗(yàn)收進(jìn)度、網(wǎng)上業(yè)務(wù)咨詢、在線指導(dǎo)等服務(wù)內(nèi)容，從而為相關(guān)工作人員提供信息交互的便捷平臺；

（3）提供預(yù)約查檔以及在線查檔，提高查檔效率。

5 結(jié)語

構(gòu)建城建檔案服務(wù)管理的終極目標(biāo)，就是為社會提供以“服務(wù)鏈”為紐帶的一站式服務(wù)。這就需要通過網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)對原有的工作機(jī)制進(jìn)行改進(jìn)，研發(fā)出能為公眾提供一系列便利服務(wù)的城建檔案管理服務(wù)體系。本文通過對“服務(wù)鏈”的引申和對實(shí)際例子的探究，為城建檔案管理提供了全新的思路。本文提出的實(shí)例系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了各種載體（紙質(zhì)、電子、聲像檔案）在管理過程中的集中、協(xié)調(diào)與動態(tài)監(jiān)控，即實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程的報建登記、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、業(yè)務(wù)審核、預(yù)驗(yàn)收、檔案收集與移交、檔案整理、數(shù)字化、編目、統(tǒng)計、鑒定、保管、檔案查詢、利用、銷毀等檔案管理全過程的計算機(jī)集成化管理，優(yōu)化了管理，從而更好地為社會服務(wù)。