劉玲霞

摘 要：檔案數(shù)字化是一種將傳統(tǒng)介質(zhì)的文件轉(zhuǎn)化為電子文件的技術(shù)，本文主要從以下幾個方面淺談檔案信息化工作：第一部分為檔案數(shù)字資源建設(shè)，首先對檔案數(shù)字化的定義作淺要剖析，這一技術(shù)是數(shù)字檔案建設(shè)的基本工作；其次從不同角度淺要介紹電子文件管理和數(shù)字資源管理，要想讓電子信息資源保留時間長久，就必須保證在文件生成與運行中不出問題。第二部分為數(shù)字檔案館建設(shè)，文中解釋了這一概念的基本定義、構(gòu)成要素和平臺建設(shè)注意點等，檔案信息化管理需要有安全的保障，這就勢必要提高檔案管理人信息化的管理技能。最終綜合全文，筆者對檔案化的工作發(fā)展做出未來展望。以期在未來的工作中，加強自身能力，更好地為國家檔案信息化管理做出自己的貢獻。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；云數(shù)據(jù)

1、檔案數(shù)字資源建設(shè)

1.1檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化是一種將傳統(tǒng)介質(zhì)的文件轉(zhuǎn)化為電子文件的技術(shù)，這一工作的完成需要多種先進技術(shù)加以輔助，比如掃描技術(shù)、CCD技術(shù)等，這一技術(shù)是數(shù)字檔案建設(shè)的基本工作，給檔案建設(shè)提供了強大的技術(shù)支持。這些電子文件最后會以檔案數(shù)字信息庫的形式呈現(xiàn)，要想實現(xiàn)這一任務(wù)，中間需要有這數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)的支持。為實現(xiàn)高效檢索，電子文件需要與互聯(lián)網(wǎng)進行聯(lián)接，利用局域網(wǎng)，檔案的服務(wù)功能更加健全，共享性與便捷性明顯得到了提升。

1.2電子文件管理

在檔案建設(shè)中，電子文件與數(shù)字檔案需要緊密配合，對接默契，而如何有效達到這一目的，是當(dāng)前亟需解決的問題。電子文件的概念應(yīng)是“數(shù)字信息”和“文件”兩個概念的交集，它是具有文件功能的數(shù)字信息，又是以數(shù)字信息為技術(shù)特征的文件。這樣看來，電子文件在某種程度上也屬于普通文件。其來源主要有三個方面；第一是辦公自動化OA系統(tǒng)里流轉(zhuǎn)的文件；第二是在社會活動中所形成的電子文件；第三就是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化來的電子文件。

電子文件的管理過程中元數(shù)據(jù)是非常重要的工具，它可以有效的對電子文件進行安全控制，保障電子文件的真實性、完整性、可讀性。元數(shù)據(jù)有辨別電子文件真實性與保護文件真實性的作用，在數(shù)據(jù)的生成的過程中，元數(shù)據(jù)進行了全程的監(jiān)控。繁多的電子信息之間聯(lián)系并不緊密，要想建立成一個完整有系統(tǒng)性的結(jié)構(gòu)，元數(shù)據(jù)在其中便起到了至關(guān)重要的作用，一方面，他可以保護電子信息，另一方面，也維護了電子文件的完整。另一方面，從文件集合的層次上看，元數(shù)據(jù)記錄著文件之間的有機聯(lián)系，從而保證了事務(wù)活動記錄的完整。第三，元數(shù)據(jù)保證了電子文件的可讀性。

1.3數(shù)字資源整理

電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件一樣，在建設(shè)時也需要對數(shù)據(jù)進行歸類。因此，建立檔案目錄是首要的工作，通過這一工作，可以有效的控制和排列檔案信息，從而增強數(shù)字資源建設(shè)的有效性和安全性。在整理過程中數(shù)字資源的甄選鑒定工作將數(shù)字資源的質(zhì)量提升品質(zhì)更加方便利用者的檢索查閱。

1.4電子信息資源長期存儲

要想讓電子信息資源保留時間長久，就必須保證在文件生成與運行中不出問題，因此，加強該方面的管理，在一定的管理原則下，制定出相應(yīng)的管理措施，努力實現(xiàn)管理目標(biāo)。

1.4.1全程一體化管理原則：

在電子環(huán)境中，電子文件的信息存儲分散，容易更改，不存在單一的、一成不變的固定載體，載體控制的方法體系徹底失效，需要重新構(gòu)建以系統(tǒng)控制為核心的方法體系，即通過功能完備的電子文件形成的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案館系統(tǒng)來保證電子文件的真實性、完整性和可用性。這樣的方法體系必須做到電子文件形成階段和保存階段的全程統(tǒng)一，即實現(xiàn)電子文件形成系統(tǒng)和長期保管系統(tǒng)功能的集成配套。只有電子文件建立了一個完整的管理體系并對電子文件的生命周期做到全程監(jiān)控與管理，這樣才能符合電子文件的特點和管理的基本要求要求。

1.4.2前端控制原則

為了實現(xiàn)統(tǒng)一管理，電子文件管理系統(tǒng)必須得到有效控制，而前端控制很好的地解決了這一類問題。相較于可以永久保存與銷毀的末端，前端的功能主要是規(guī)劃整個管理系統(tǒng)，在文件形成階段，這些問題都需要得到控制與解決，而處在前端與后端之間的中端，則負責(zé)整個管理過程的整理鑒定等。

2.數(shù)字檔案館（室）建設(shè)

2.1數(shù)字檔案館釋義

為了實現(xiàn)各級各類檔案館的資源共享，方便人們生活，滿足人們需求，國際檔案局以及檔案信息資源管理數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)程DB32/T1892-2011 都一致提出，應(yīng)該利用這個大數(shù)據(jù)快速發(fā)展的時代，努力將數(shù)字檔案加以落實與發(fā)展。用以前的實體檔案館代替現(xiàn)如今的虛擬檔案館，是人類社會的一大進步，數(shù)字檔案館利用充分的檔案信息資源，通過采集、加工、存儲、管理等一系列步驟完成對檔案的規(guī)整工作，現(xiàn)代信息技術(shù)給數(shù)字管理提供了這樣的可能性與機遇。因此，數(shù)字檔案館是智能的體現(xiàn)，是一種新形式。

2.2 數(shù)字檔案館構(gòu)成要素

2.2.1 基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備

為了完成數(shù)字檔案建設(shè)，中間需要有基礎(chǔ)設(shè)施給予支持，而在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)環(huán)境起到了按重要的作用。同時，配置硬件設(shè)備也是其中重要的一部分。這二者缺一不可。

（1）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的構(gòu)建

檔案管理中的網(wǎng)絡(luò)除了必須依托于互聯(lián)網(wǎng)之外，局域網(wǎng)與政務(wù)外網(wǎng)也是重要的組成部分。這三者共同承擔(dān)了共享信息資源的任務(wù)，為檔案資源的安全與有效運行提供服務(wù)。局域網(wǎng)的構(gòu)建主要是各部門信息資源的互通，使數(shù)字檔案在一個局域的平臺對日常的辦公活動，檔案資源的“收集、管理、保存、利用”的管理，是數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)平臺；電子文件中不乏涉及機關(guān)單位，這一類信息傳輸需要依靠政務(wù)外網(wǎng)，相對于面向公眾的互聯(lián)網(wǎng)，它承擔(dān)著傳輸保護黨政政務(wù)方面文件的任務(wù)，而不僅僅實現(xiàn)為了實現(xiàn)資源共享。

（2）硬件設(shè)備的配置

數(shù)字檔案館建設(shè)需要有硬件設(shè)備進行支撐，其中的設(shè)備除了有網(wǎng)絡(luò)、存儲之外，數(shù)字化與終端設(shè)備也起到了關(guān)鍵性的作用。服務(wù)器的配置取決于數(shù)據(jù)規(guī)模用戶數(shù)量及訪問量等參數(shù)；網(wǎng)絡(luò)設(shè)備結(jié)構(gòu)復(fù)雜，它包含內(nèi)容眾多，比如傳輸介質(zhì)、集線器、交換，而路由器與光電轉(zhuǎn)換作為其中的媒介，更是必不可少的；存儲設(shè)備主要包括磁盤、光盤、磁帶等；數(shù)字化設(shè)備包括草苗裔、數(shù)碼攝像機和照相機、非線性編輯系統(tǒng)等；輸入與輸出是終端的必備，所謂輸出設(shè)備，是指可以將信息傳遞出去的物品，通常包括打印復(fù)印機，PC端等。

數(shù)字檔案館的運行效率與硬件設(shè)備的配置息息相關(guān)，在數(shù)字檔案館建設(shè)中硬件設(shè)備的建設(shè)與投入應(yīng)該占總投入的半數(shù)以上，由于所有的硬件設(shè)備在不斷的更新?lián)Q代，并且由硬件設(shè)備所引發(fā)系統(tǒng)故障與數(shù)據(jù)是災(zāi)難性的，所以在硬件設(shè)備的配置上的投入是一個連續(xù)不斷的過程，也是在整個建館過程中占有非常重要的地位。

2.2.2 數(shù)字資源數(shù)據(jù)庫

檔案資源數(shù)據(jù)庫類別清晰，結(jié)構(gòu)簡單。其中的目錄數(shù)據(jù)庫在目錄頁呈現(xiàn)，其重要性不言而喻，其科學(xué)性直接導(dǎo)致了使用者檢索的速度。因此，在設(shè)置這一環(huán)節(jié)時，應(yīng)考慮多種因素。除此之外，內(nèi)容數(shù)據(jù)庫也意義重大，它包含了很多重要信息，比如平面數(shù)據(jù)、數(shù)字化電子文件等，這些數(shù)據(jù)價值與意義都異常特殊。最后，元數(shù)據(jù)庫也發(fā)揮了重要的作用。元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫是電子檔案重要依托，是系統(tǒng)最原始不可修改的數(shù)據(jù)，它與內(nèi)容數(shù)據(jù)庫建立了一種持久的聯(lián)系使得電子檔案更加安全穩(wěn)定。

2.3檔案信息管理平臺建設(shè)

2.3.1應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

檔案信息管理平臺包含的業(yè)務(wù)較多，不管是電子文件的收集管理還是保存利用，依托于數(shù)字檔案館里系統(tǒng)，應(yīng)用系統(tǒng)都進行了一一的完善，這一建設(shè)的完成，充分體現(xiàn)了數(shù)字檔案館的成果。應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)是根據(jù)各類信息化需求在融合檔案信息資源與辦公自動化系統(tǒng)對檔案信息化系統(tǒng)軟件功能的設(shè)計，豐富檢索手段，改善檢索效果，更加便捷與使用者與信息資源的使用率的提高。

2.3.2服務(wù)平臺

數(shù)字檔案的服務(wù)對象有其特殊性，因此，安全保障是必須要考慮到的，在網(wǎng)絡(luò)設(shè)計的環(huán)境中，我們應(yīng)該實時注意網(wǎng)絡(luò)環(huán)境變化，局域、政務(wù)與互聯(lián)網(wǎng)三大網(wǎng)絡(luò)應(yīng)緊密配合，形成綜合管理，共同建設(shè)數(shù)字資源平臺；首先，局域網(wǎng)的檔案綜合管理平臺容納全部的檔案信息資源，它是對日常的業(yè)務(wù)與核心資源的管理；依托于黨政機關(guān)用戶，在建設(shè)政務(wù)外網(wǎng)時，考慮到數(shù)據(jù)的價值性與保密性，應(yīng)該對數(shù)據(jù)再加以優(yōu)化處理，最后實現(xiàn)資源的共享。

2.4檔案信息化管理安全保障

我國逐漸對檔案信息化管理加以控制與管理，數(shù)字化檔案館（室）作為其中的代表，發(fā)揮了重要的作用。檔案館是否可以持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，在一定程度上是由安全性決定的。安全保障方面，大致可以從兩個方面進行介紹。一方面立足于管理的安全問題。信息化管理的安全性首先是軟硬件的安全問題，現(xiàn)代科技的發(fā)達信息管理過程中會遇到病毒、木馬等程序破會性地入侵，這樣就需要檔案館（室）可以嚴(yán)格遵守管理制度，在運作時實行安全認證、防火墻以及異地災(zāi)備等的制度。第二方面就是檔案信息化管理的保障問題；為了安全進行管理，其保障內(nèi)涵也涉及多方面，比如機制上的，人力與資金上的等等。之所以進行這么多程序，就是為了避免數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失毀壞等各種意外。同時，在保存時間上，也正在采取措施，延長時限，保證其穩(wěn)定發(fā)展。

2.5提高檔案管理人信息化管理技能

在科技與時俱進的現(xiàn)代，數(shù)字檔案館（室）建設(shè)需要管理人員即熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，又精通網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、電信技術(shù)應(yīng)用的復(fù)合人才，這相對傳統(tǒng)檔案館的管理人員的基本素質(zhì)要求有所提高。這樣就要求檔案管理人繼續(xù)學(xué)習(xí)增加自己的對科學(xué)文化、管理技能、電子信息等方面知識的掌握；培養(yǎng)檔案管理人員在信息化技術(shù)與檔案管理工作的知識技能，尋找其相關(guān)性與信息技術(shù)應(yīng)用能力；組織管理人員接受再教育，提高自己的專業(yè)知識素養(yǎng)；積極參加檔案工作者的學(xué)術(shù)交流活動，保持鉆研的科研精神，對學(xué)術(shù)的研究與檔案業(yè)務(wù)要進一步的探討，從理論到實踐提高檔案管理工作的效率。

3.檔案信息化工作發(fā)展展望

伴隨互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，根據(jù)數(shù)據(jù)檢索與記憶功能，人們在無形之中便已經(jīng)泄露了自己的相關(guān)信息，讓自己成為了“被操縱”的對象。不得不承認，大數(shù)據(jù)悄然地改變著我們的生活與習(xí)慣。此時，檔案展現(xiàn)了他們自己獨有的優(yōu)勢。

如今云計算發(fā)展迅猛，雖然發(fā)展得并不成熟，但在一定程度上，也給檔案管理提供了新的契機。云的靈活性與變通性很強，隨著互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展，云的自動化與智能化也在不斷升級，在這個虛擬化的世界里，云擁有了對這一方面的掌控與主動權(quán)，伴隨需求的不斷變化，云也可以進行不斷的調(diào)整，從而進行資源再享。

云端有三類。首先是公有云，它大多以交易的形式存在，即供應(yīng)商將云空間租出去，租用期間，給予正常的云服務(wù)，它的特點是方便快捷，因此也成為人們?nèi)粘Ｉ畹某Ｓ贸绦?，郵件以及企業(yè)管理等運用的大多都是這種形式的云端。其次就是私有云，它是由一個租戶箱供應(yīng)商租用云空間，獨自享有云服務(wù)的所有優(yōu)勢，但是私有云就需要用戶對它進行控制與定制，由于獲得對云的控制權(quán)，所有很多公司把他們的數(shù)據(jù)中心至移私有云，在其中運用企業(yè)核心應(yīng)用，這些應(yīng)用是企業(yè)獨特競爭力所在，比如研究、制造、供應(yīng)鏈管理等?；旌显贫藭r是在私有與公有的基礎(chǔ)上建立的，它完美地結(jié)合了二者的優(yōu)勢。除此之外，其靈活性較強，這就保證了在用戶需求不明確的時候，它仍然可以持續(xù)的運作，開發(fā)出具有創(chuàng)意的應(yīng)用。在將來檔案信息化管理中，不同種類的云將讓不同所需者得到無法想象的便捷。

4.結(jié)束語

本文通過對檔案信息化的定義介紹、基本工作內(nèi)容構(gòu)成，平臺建設(shè)注意點等方面的闡述，最終綜合全文筆者做出未來檔案工作信息化的展望。在科技與時俱進的現(xiàn)代，數(shù)字檔案館（室）建設(shè)需要管理人員即熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，又精通網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、電信技術(shù)應(yīng)用的復(fù)合人才，這相對傳統(tǒng)檔案館的管理人員的基本素質(zhì)要求有所提高。檔案展現(xiàn)了他們自己獨有的優(yōu)勢。如今云計算發(fā)展迅猛，雖然發(fā)展得并不成熟，但在一定程度上，也給檔案管理提供了新的契機。因而作為檔案行業(yè)從業(yè)者，增強自身專業(yè)性，定期參與培訓(xùn)，提高自己的專業(yè)知識素養(yǎng)是非常重要的，除此之外還應(yīng)該積極參加檔案工作者的學(xué)術(shù)交流活動，保持鉆研的科研精神，對學(xué)術(shù)的研究與檔案業(yè)務(wù)要進一步的探討。相信在未來的社會發(fā)展中，檔案信息化工作必將更上一層新臺階。

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