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        夯實(shí)管理基礎(chǔ) 增強(qiáng)發(fā)展動(dòng)力

        2018-09-10 19:51:19楊波
        檔案與建設(shè) 2018年4期
        關(guān)鍵詞:太倉港港區(qū)開發(fā)區(qū)

        楊波

        太倉港經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)(簡稱港區(qū))是上海國際航運(yùn)中心組合港和集裝箱干線港、江蘇第一外貿(mào)大港——太倉港的直接經(jīng)濟(jì)腹地,是國家級(jí)經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū),榮獲“長三角最具投資價(jià)值開發(fā)區(qū)”等多項(xiàng)榮譽(yù)稱號(hào)。

        1998年,港區(qū)成立綜合檔案室,對(duì)各門類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理;2013年,被認(rèn)定為檔案工作江蘇省五星級(jí)單位。近年來,在各級(jí)檔案部門的關(guān)心和指導(dǎo)下,港區(qū)檔案工作緊扣標(biāo)準(zhǔn),堅(jiān)持依法治檔,努力發(fā)揚(yáng)“認(rèn)真務(wù)實(shí),甘于奉獻(xiàn)”的工作作風(fēng),在檔案工作的組織管理、業(yè)務(wù)建設(shè)和開發(fā)利用等方面均取得了新的進(jìn)展和突破。

        一、整合資源,夯實(shí)基礎(chǔ),提升檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化水平

        一是夯實(shí)硬件基礎(chǔ)。目前我區(qū)配置了120平方米的檔案庫房,85平方米的閱檔室,15平方米的辦公室。財(cái)政每年撥付檔案工作經(jīng)費(fèi),先后配置了專用電腦,添置了密集架、檔案柜、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備,保證了檔案“八防”措施的落實(shí)。2017年對(duì)規(guī)劃展示廳進(jìn)行了重新改造,新的展示廳面積擴(kuò)大到700平方米,圍繞開發(fā)區(qū)“以港興城、港城聯(lián)動(dòng)”的發(fā)展特點(diǎn),打造發(fā)展沿革、區(qū)位優(yōu)勢(shì)、一市雙城、產(chǎn)城融合、多規(guī)合一、創(chuàng)新發(fā)展、生態(tài)新城等功能展區(qū),以創(chuàng)新的展示手法和豐富的展示內(nèi)容全面展示開發(fā)區(qū)建設(shè)成就、規(guī)劃理念和發(fā)展藍(lán)圖,使規(guī)劃展示廳成為港區(qū)乃至太倉市對(duì)外宣傳和展示形象的新亮點(diǎn)。

        二是夯實(shí)制度基礎(chǔ)。港區(qū)管委會(huì)明確分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)檔案工作,檔案室歸口黨政辦統(tǒng)一管理。健全了檔案管理網(wǎng)絡(luò),配有專職檔案管理人員兩名,負(fù)責(zé)對(duì)開發(fā)區(qū)各種門類、載體檔案的集中統(tǒng)一管理;各局(辦)都有一名兼職檔案管理員,負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集和歸檔。專兼職檔案員均具有大專以上學(xué)歷。每年定期召開檔案工作會(huì)議,落實(shí)崗位責(zé)任制,明確職責(zé)和分工。先后制訂了檔案利用、檔案保管、檔案保密、電子文件歸檔管理等制度,并在實(shí)施過程中不斷完善。

        三是夯實(shí)管理基礎(chǔ)。加強(qiáng)對(duì)區(qū)內(nèi)企業(yè)檔案管理工作的指導(dǎo),并通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)競(jìng)賽、參觀交流等活動(dòng),提升機(jī)關(guān)和企業(yè)兼職檔案人員的業(yè)務(wù)水平。目前區(qū)內(nèi)已有4家企業(yè)達(dá)到省三星以上標(biāo)準(zhǔn),其中華能電廠、協(xié)鑫電廠、國華電廠三家企業(yè)的檔案工作都達(dá)到江蘇省五星標(biāo)準(zhǔn),協(xié)鑫光伏檔案工作達(dá)到江蘇省三星標(biāo)準(zhǔn)。

        二、創(chuàng)新管理,突出重點(diǎn),提升檔案工作規(guī)范化水平

        一是規(guī)范文件存檔。黨政辦從公文的發(fā)文擬制和收文簽收開始,加強(qiáng)流程監(jiān)控。文檔原件在注明辦結(jié)后進(jìn)行分類留存,確保所有公文均實(shí)現(xiàn)底稿完整、格式統(tǒng)一、簽署完備,符合歸檔質(zhì)量要求。內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的文件材料按照要求分類整理,于次年3月份送至黨政辦進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。

        二是科學(xué)分類歸檔。依據(jù)國家檔案局8號(hào)令及《江蘇省開發(fā)區(qū)管委會(huì)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限基本參考表》,及時(shí)修訂了《太倉港經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》,并根據(jù)機(jī)構(gòu)變化定期調(diào)整,確保歸檔范圍分類科學(xué)、保管期限劃分準(zhǔn)確。

        三是數(shù)字信息管檔。我區(qū)把檔案數(shù)字化納入全區(qū)信息化建設(shè)的規(guī)劃,除使用全文版PDE檔案專用軟件外,現(xiàn)已實(shí)現(xiàn)檔案利用與現(xiàn)行辦公自動(dòng)平臺(tái)無縫對(duì)接,較好地實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的傳輸網(wǎng)絡(luò)化、管理自動(dòng)化、服務(wù)在線化,提升了檔案信息資源利用服務(wù)水平。至今已錄入各類檔案條目5萬余條,并對(duì)建區(qū)以來的文書、照片以及項(xiàng)目、基建、拆遷等檔案進(jìn)行了全文數(shù)字化掃描,掃描數(shù)量達(dá)40多萬張,成為太倉市首批數(shù)字檔案示范室。

        三、以用促管,服務(wù)發(fā)展,提升檔案工作特色化水平

        一是增強(qiáng)項(xiàng)目檔案的完整性。在規(guī)劃、建設(shè)檔案收集中,檔案人員從開工到竣工都全程參與,盡量把文件資料、審計(jì)報(bào)告、圖紙、光盤等材料收集完整。同時(shí),加大對(duì)產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目資料的歸集,單獨(dú)設(shè)立一個(gè)大類,按年度報(bào)批時(shí)間先后順序歸檔,在招商引資、項(xiàng)目報(bào)批方面發(fā)揮了重要的參考作用。

        二是增強(qiáng)照片檔案的連續(xù)性。港區(qū)的重要會(huì)議、重大活動(dòng)等都有專人負(fù)責(zé)拍攝照片,并定期進(jìn)行分類整理。從2010年起,每年都邀請(qǐng)攝影家對(duì)我區(qū)城市風(fēng)貌、企業(yè)風(fēng)采、投資環(huán)境、群眾生活等進(jìn)行全景式的拍攝,一方面加強(qiáng)了對(duì)外宣傳,另一方面也保存了大量珍貴的照片檔案。

        三是增強(qiáng)實(shí)物檔案的多樣性。檔案室不僅注重收集獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、錦旗、證書等常規(guī)的實(shí)物檔案,同時(shí)在此基礎(chǔ)上擴(kuò)展了對(duì)其他類別實(shí)物檔案的收集,包括領(lǐng)導(dǎo)題詞、書畫作品、紀(jì)念品等,進(jìn)一步豐富了室藏檔案的種類。

        四是增強(qiáng)檔案利用的便捷性。堅(jiān)持“以管保用,以用促管”的工作思路,不斷改進(jìn)管理方法,注重做好檔案信息資源的開發(fā)和利用。先后編制了《太倉港發(fā)展史》《太倉港畫冊(cè)》《崛起中的太倉港》《進(jìn)區(qū)項(xiàng)目簡介》《基礎(chǔ)數(shù)字匯編》等具有實(shí)用價(jià)值的檢索工具和匯編資料。采取接待查檔、電話查詢、網(wǎng)上查詢等多種形式,為中外客商及區(qū)內(nèi)人員提供服務(wù)。

        盡管我們?cè)跈n案工作中做出了一定的努力,但與先進(jìn)開發(fā)區(qū)相比仍然存在一些差距。下一步,我們將按照規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的要求繼續(xù)做好檔案工作,使港區(qū)的檔案工作水平再上新臺(tái)階,使檔案工作更好地為地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

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