魚志軍

【摘要】一直以來，流動人員人事檔案管理工作困難重重，流動人員檔案意識不強、檔案管理部門不重視等問題阻礙著檔案管理工作的進行。本文對新時期我國流動人員人事檔案管理面臨的問題和迎來的機遇進行了分析，并給出相應(yīng)對策，以供參考。

【關(guān)鍵詞】流動人員；人事檔案

在我國人事檔案管理工作中，流動人員檔案管理是其重要組成部分之一，但一直以來，流動人員的檔案管理工作開展較為困難，流動人員檔案的歸檔界定難、管理難等問題始終困擾著我國流動人員人事檔案管理工作的進行。隨著城市的不斷發(fā)展，交通的更佳便捷，流動人員勢必會逐漸增多，因此，必須對流動人員人事檔案管理提出行之有效的對策，否則將不利于我國城市的建設(shè)和發(fā)展，也無法充分保障流動人員的切身利益。同時，我們還應(yīng)認識到，新時期隨著檔案管理工作的信息化進程不斷加深，大數(shù)據(jù)、云計算技術(shù)應(yīng)用的不斷普及，流動人員人事檔案管理也迎來了新的機遇。

一、新時期我國流動人員人事檔案管理面臨的問題

（一）流動人員檔案意識不強。在流動人員中，很大一部分的群體是非公有制企業(yè)員工、待業(yè)大中專學(xué)生、在外打工的農(nóng)民工等等，而這部分群體通常檔案意識不強，由于短時間內(nèi)無法用到人事檔案，對檔案也沒有需求，所以沒有意愿進行人事檔案委托工作。同時，人力資源中心的檔案托管業(yè)務(wù)通常需要收取費用，而在流動人員中，有很龐大的群體在經(jīng)濟能力方面通常不強，因此，部分流動人員為了不額外花費金錢，就不選擇在檔案管理中心進行人事檔案的托管，這部分人員的檔案就會出現(xiàn)空檔。此外，由于流動人員就職企業(yè)有部分為小型企業(yè)，在人事檔案管理方面沒有完善的流程制度，公司領(lǐng)導(dǎo)對員工的檔案管理也沒有足夠重視，導(dǎo)致了這部分人員的人事檔案沒有得到妥善安放。

（二）人事檔案材料缺失。由于管理者及流動人員本身的不重視，在人事檔案工作中經(jīng)常遇到檔案材料缺失的情況，這也導(dǎo)致流動人員的檔案管理存在缺陷，無法開展。通常來說，流動人員人事檔案包含眾多信息，如個人信息、受教育情況、工作經(jīng)歷等等，這方便檔案托管中心和用人單位更加全面了解人員的情況，而由于思想上的不重視和流程的不規(guī)范，導(dǎo)致流動人員的人事檔案在收集時無法全面收集人員信息，而在材料不完全的情況下，檔案管理工作無法有效發(fā)揮價值，一是無法為用戶單位提供有效信息，二是無法切合實際幫助流動人員求職。

（三）管理存在缺陷。流動人員人事檔案管理缺陷主要體現(xiàn)在兩個方面：一是沒有檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。目前我國地方的流動人員檔案管理還處在較低的標(biāo)準(zhǔn)。有的地方信息化建設(shè)慢，還在采用紙質(zhì)辦公的方式，這就不利于檔案的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化管理，流程制度的弱標(biāo)準(zhǔn)化也使得檔案管理責(zé)任劃分不明確，不利于人事檔案管理的長期發(fā)展。二是管理機構(gòu)缺乏專業(yè)的知識，檔案管理機構(gòu)混亂，缺乏專業(yè)的檔案人才，培訓(xùn)體系不完善，一些檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)不高，工作責(zé)任性不夠，為了利益違背檔案管理原則，為他人開具不合法的人事檔案證明。

二、新時期流動人員檔案管理工作迎來的機遇

（一）信息技術(shù)發(fā)展助推信息化建設(shè)。如今，信息技術(shù)發(fā)展十分迅速，互聯(lián)網(wǎng)和移動終端已十分普及，大數(shù)據(jù)和計算機應(yīng)用也逐漸增多，這給流動人員檔案管理帶來了新的思路。首先，流動人員本身就具有不穩(wěn)定性，而通過互聯(lián)網(wǎng)和移動終端則可以為其實時提供查詢、編輯等檔案服務(wù)，這就豐富了流動人員的使用場景和使用頻率，從而有助于人事檔案的管理工作。其次，信息化建設(shè)的不斷加深使檔案管理的成本逐漸降低，這就給托管費用的削減留下了一定的空間，隨著檔案托管費用的逐漸降低，部分流動人員會有意愿進行人事檔案的管理工作。此外，大數(shù)據(jù)和云計算的發(fā)展為人事檔案的共享提供了基礎(chǔ)，當(dāng)流動人員到其他城市工作時，其檔案能夠直接在線上進行轉(zhuǎn)移，省去了許多流程，既方面了流動人員，也讓管理機構(gòu)的工作變得更加高效。

（二）全民檔案意識的提升。流動人員檔案意識的提升對人事檔案管理工作有著不可替代的作用，只有從根本上對人事檔案引起重視，后面的一系列管理工作才有意義，而目前，國民檔案意識才逐漸提高。首先，在高校中，學(xué)生在臨近畢業(yè)時，學(xué)校會專門對人事檔案的轉(zhuǎn)移、托管等工作向?qū)W生列出具體注意事項，輔導(dǎo)員也會督促學(xué)員進行檔案的處理工作，這就大大加大了學(xué)生對于人事檔案的認知度，防止檔案的缺失。其次，由于新媒體的發(fā)展，人事檔案相關(guān)的微信服務(wù)平臺以及微博賬號也逐漸開始增多，這有利于流動人員檔案意識的提升，檔案知識的查閱、最新政策普及等辦理需要的相關(guān)具體材料都可以快速獲得，打破了往常人們對檔案辦理呆板、麻煩的印象，有利于人們更頻繁地使用檔案。

（三）人事檔案服務(wù)多元化。傳統(tǒng)的人事檔案服務(wù)較為單一，而隨著檔案信息化建設(shè)的不斷完善以及流動人員檔案意識的提升，人事檔案的服務(wù)也逐漸多元化。首先是技術(shù)上的更新使得管理部門能夠獲取到流動人員在人事檔案方面的各種數(shù)據(jù)反饋，從而可以通過這些反饋有針對性地調(diào)整服務(wù)的對象、重點和具體信息等，同時，人事檔案的服務(wù)平臺也逐漸拓寬，服務(wù)網(wǎng)店、微信端、手機APP、在線網(wǎng)站的平臺都能夠提供服務(wù)，管理部門可根據(jù)不同的服務(wù)平臺特征開展特色不同的服務(wù)內(nèi)容，滿足日益豐富的檔案需求。

三、新時期流動人員人事檔案管理的對策

（一）加快檔案管理信息化建設(shè)。人事檔案管理信息化是未來檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，而由于流動人員的本身特性，信息化管理更有助于檔案管理工作的進行。首先，信息化建設(shè)要從軟件和硬件兩個方面進行，硬件方面要積極購買新設(shè)備來進行設(shè)備升級，以滿足日后的服務(wù)需求，軟件方面要及時更新系統(tǒng)軟件，定期維護系統(tǒng)確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性，保障信息安全。其次，要依托信息化建設(shè)逐漸降低檔案托管的費用，降低流動人員進行人事檔案管理的成本，從根本上提高流動人員的檔案管理意愿。

（二）進一步提升流動人員檔案意識。提升流動人員檔案意識是人事檔案管理工作的重要內(nèi)容，只有從根本上重視人事檔案，才能夠真正提升人事檔案管理的效率。首先，應(yīng)加大檔案相關(guān)知識的宣傳普及力度，在高校、社區(qū)、工地等流動人員較多的區(qū)域開展人事檔案知識的宣傳和教育，讓流動人員了解到人事檔案管理的重要性和必要性，讓檔案管理深入到人們的日常生活當(dāng)中。其次，重視農(nóng)民工建檔工作，對農(nóng)村剩余勞動力實行“雙重建檔”，即在勞務(wù)輸出地和勞務(wù)輸入地同時建立勞動力人事檔案，進一步加強農(nóng)民工人事檔案的管理。除此之外，要注重宣傳流動人員人事檔案相關(guān)的政策法規(guī)，讓流動人員了解到最新最全面的人事檔案管理政策，從而對標(biāo)自身具體情況進行檔案管理。

（三）優(yōu)化服務(wù)機構(gòu)，增強管理能力。首先，要從領(lǐng)導(dǎo)層面對流動人員人事檔案管理引起足夠的重視，這是管理工作進行的基礎(chǔ)，由領(lǐng)導(dǎo)牽頭，組建專項的流動人員檔案統(tǒng)計小組，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，對小組工作直接負責(zé)。其次，要優(yōu)化人力資源體系，引進專業(yè)人才，明確流動人員人事管理的難點和重點，有針對性地設(shè)置相關(guān)崗位，劃分責(zé)任，建立專項的考核制度以督促管理人員全身心投入到工作中去。此外要針對不同服務(wù)平臺挖掘人事檔案新服務(wù)，根據(jù)流動人員的需求不斷調(diào)整業(yè)務(wù)，以適應(yīng)其實際情況。

【參考文獻】

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