張劍 周美艷
【摘要】新形勢(shì)下,機(jī)要檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn),傳統(tǒng)低效的機(jī)要檔案管理模式越來(lái)越不能滿足新時(shí)代高速增長(zhǎng)的機(jī)要檔案使用要求。特別是高校機(jī)要人員往往難以同時(shí)兼顧機(jī)要檔案的各項(xiàng)管理工作。在這種形勢(shì)下,如何通過新舊動(dòng)能轉(zhuǎn)換,探索出一種新的機(jī)要檔案管理模式,既能保障機(jī)要檔案的保密要求,又能滿足高校各層面對(duì)機(jī)要檔案使用的便捷性和實(shí)效性要求,已經(jīng)迫在眉睫。
【關(guān)鍵詞】機(jī)要檔案;新舊動(dòng)能轉(zhuǎn)換;管理;智能化
機(jī)要檔案涉及國(guó)家機(jī)密,因此其管理必須依照嚴(yán)格的程序。一直以來(lái),各高校管理遵循國(guó)家保密法規(guī),結(jié)合嚴(yán)格的審批和專人專管制度,有效實(shí)現(xiàn)了機(jī)要檔案保密和使用需求,但隨著社會(huì)的發(fā)展,機(jī)要檔案的使用和管理要求逐步提高,原有管理方式的弱點(diǎn)逐漸暴露出來(lái),而科技的進(jìn)步使得機(jī)要檔案管理水平的提升成為可能,然而提升并不是徹底拋棄舊的模式,我們應(yīng)當(dāng)在新舊動(dòng)能轉(zhuǎn)換的思想指導(dǎo)下,發(fā)揚(yáng)舊管理方式的優(yōu)點(diǎn),通過技術(shù)手段解決機(jī)要檔案管理的短板,提升社會(huì)效率。
一、當(dāng)前高校機(jī)要檔案管理存在的幾個(gè)問題
(一)流程繁瑣。為了實(shí)現(xiàn)保密要求,高校機(jī)要檔案在管理中往往設(shè)置復(fù)雜的管理流程,一般是由申請(qǐng)、審批、處置三個(gè)環(huán)節(jié)組成,但審批環(huán)節(jié)通常為多層級(jí)管理,易影響工作進(jìn)度。
(二)管理工作量大。高校的機(jī)要管理人員一般設(shè)1-2人,負(fù)責(zé)機(jī)要文件管理工作的同時(shí)還常兼管公章、常規(guī)文件收發(fā)等一系列工作,日常工作量大,影響機(jī)要文件的處置效率,常出現(xiàn)脫密文件“一密到底”的情況,影響了文件的使用。
(三)高校機(jī)要檔案的存管分置導(dǎo)致使用和管理困難。機(jī)要檔案因其特殊性,必需按照國(guó)家相關(guān)法規(guī)設(shè)專人管理。然而多數(shù)高校的機(jī)要檔案歸檔管理歸屬于校檔案館,而校檔案館通常不設(shè)置專門機(jī)要人員,目前國(guó)內(nèi)多數(shù)高校工作區(qū)域大,檔案館與機(jī)要室常分處于學(xué)校不同方位,機(jī)要人員經(jīng)常需兩點(diǎn)往返管理,增大了機(jī)要檔案管理的難度和風(fēng)險(xiǎn)性。
二、改進(jìn)措施
針對(duì)高校機(jī)要檔案管理中存在的上述問題,我們必須轉(zhuǎn)變思想緊跟時(shí)代步伐,運(yùn)用新舊動(dòng)能轉(zhuǎn)換的思想模式,把先進(jìn)的科技手段應(yīng)用到管理中,快速提升管理水平。
(一)設(shè)立高校內(nèi)部機(jī)要保密專網(wǎng)并開發(fā)相應(yīng)管理軟件。校內(nèi)機(jī)要保密專網(wǎng)是實(shí)現(xiàn)高校機(jī)要檔案智能化管理的基礎(chǔ),只有通過保密專網(wǎng)才能安全實(shí)現(xiàn)校內(nèi)遠(yuǎn)程控制和管理,而相應(yīng)管理軟件的開發(fā)更是實(shí)現(xiàn)智能化管理的核心,需請(qǐng)專業(yè)的具有相關(guān)保密資質(zhì)的軟件開發(fā)公司實(shí)施開發(fā)。軟件需具備如下功能:
1.機(jī)要檔案的智能化管理必然離不開各種智能識(shí)別裝置,如高分辨率的智能人臉識(shí)別系統(tǒng)、智能指紋識(shí)別系統(tǒng)、電子密碼系統(tǒng)等,因此所開發(fā)的機(jī)要檔案管理系統(tǒng)(以下簡(jiǎn)稱管理系統(tǒng))必須具備與這些系統(tǒng)的端口相銜接的功能。
2.機(jī)要檔案管理的一個(gè)重要內(nèi)容就是檔案的保密期管理,軟件需配套專用智能保密櫥柜,對(duì)不同密級(jí)、不同存入時(shí)間的機(jī)要檔案進(jìn)行智能化時(shí)限管理。
3.軟件應(yīng)通過專用數(shù)據(jù)庫(kù)及設(shè)定的審批程序,由機(jī)要員對(duì)校內(nèi)所有涉密人員進(jìn)行系統(tǒng)內(nèi)備案,只有經(jīng)過備案的人員方可在系統(tǒng)控制的環(huán)境中進(jìn)行相關(guān)操作。
4.軟件應(yīng)通過與智能識(shí)別系統(tǒng)的配合,對(duì)于符合涉密身份的人員進(jìn)行識(shí)別確認(rèn)后,控制相應(yīng)設(shè)施,引導(dǎo)借閱者進(jìn)入相應(yīng)區(qū)域進(jìn)行權(quán)限許可下的文件瀏覽。
5.軟件應(yīng)具備對(duì)存放環(huán)境及借閱環(huán)境的異常情況進(jìn)行識(shí)別及報(bào)警的功能。
(二)機(jī)要檔案的智能化歸檔管理。對(duì)原有“三鐵”中的鐵皮柜進(jìn)行升級(jí),采用程控技術(shù)開發(fā)智能化鋼保密櫥柜,通過校內(nèi)保密專網(wǎng)與管理系統(tǒng)相連接。智能櫥柜存儲(chǔ)空間應(yīng)根據(jù)密級(jí)分出大存放區(qū),每大區(qū)再根據(jù)文件解密年份分為10-30個(gè)文件存放格。櫥柜配有多重識(shí)別系統(tǒng),只有經(jīng)過授權(quán)的專職機(jī)要員可操作櫥柜完成文件的存取。櫥柜應(yīng)配掃碼裝置,可通過對(duì)機(jī)要件掃碼開啟對(duì)應(yīng)的存放格減少出錯(cuò)。機(jī)要員通過管理系統(tǒng)設(shè)定智能櫥柜存放格存放期限、人員權(quán)限等參數(shù)。櫥柜設(shè)有應(yīng)急電源以避免停電造成的信息丟失等問題。機(jī)要員在收到機(jī)要文件后首先通過掃碼將文件信息錄入管理系統(tǒng)中,歸檔前先通過與管理系統(tǒng)相連接的保密專用掃描設(shè)備對(duì)機(jī)要文件進(jìn)行掃描,將文件電子檔存入管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)。機(jī)要文件紙版則通過智能櫥柜掃碼識(shí)別后,存入預(yù)設(shè)好時(shí)間參數(shù)的存放格中進(jìn)行智能管理,在文件到脫密期后自動(dòng)通過管理系統(tǒng)提醒機(jī)要員進(jìn)行處置。
(三)智能監(jiān)控的機(jī)要檔案借閱。機(jī)要文件借閱室分為三部分:由智能識(shí)別系統(tǒng)和自動(dòng)門組成的智能門禁;由電子設(shè)備檢測(cè)系統(tǒng)和密碼儲(chǔ)物柜組成的檢測(cè)間;由電子屏幕和視頻監(jiān)控組成的閱讀室。借閱人通過智能識(shí)別后進(jìn)入檢測(cè)間,通過電子設(shè)備檢測(cè)后進(jìn)入閱讀室。在閱讀室中,借閱人通過電子屏幕瀏覽權(quán)限允許范圍內(nèi)的機(jī)要件掃描版。全程均有視頻監(jiān)控設(shè)備對(duì)借閱人員的行為進(jìn)行智能監(jiān)控。
三、結(jié)束語(yǔ)
隨著科技的發(fā)展,機(jī)要檔案的管理必將越來(lái)越智能化,對(duì)人力的依賴也必將越來(lái)越少,然而少并不代表不需要人的管理,相反人的因素反而會(huì)更加重要,機(jī)要員數(shù)量減少的同時(shí)對(duì)其素質(zhì)的要求也必然會(huì)更高,新舊動(dòng)能的轉(zhuǎn)換不僅僅是硬件技術(shù)的更新?lián)Q代,更重要的是人員素質(zhì)的同步提高。我們必須辯證看問題,不能盲目崇拜智能化,在提高硬件技術(shù)的同時(shí)必須把安全防控、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的工作做透,只有做到人機(jī)同抓、同步提升,才是做好機(jī)要檔案管理工作的關(guān)鍵。