李志偉

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和社會(huì)的不斷進(jìn)步，信息化空前的快速傳播，國家對(duì)事業(yè)單位檔案的管理與保護(hù)問題越來越重視。對(duì)檔案實(shí)施現(xiàn)代化的方式管理，對(duì)檔案信息的應(yīng)用以及管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，可以改變傳統(tǒng)方式中工作效率低，準(zhǔn)確率難以保證，信息掌握不及時(shí)等問題，提高工作效率。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；利用

在信息化快速發(fā)展的社會(huì)中，人們對(duì)工作質(zhì)量水平的要求也越來越高。檔案管理工作繁瑣復(fù)雜，傳統(tǒng)的管理模式已不能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，這對(duì)事業(yè)單位在檔案的采集、管理、歸檔以及流向上提出了新課題。尤其是計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)的普遍應(yīng)用，很多文件都是直接由電腦輸入并且傳輸，無紙化辦公等都為傳統(tǒng)的檔案管理人員提出了新的挑戰(zhàn)與新的課題。在此形勢(shì)下，怎樣將事業(yè)單位的各種檔案管理好，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化方式，是檔案建設(shè)中十分重要的問題。

一、檔案管理存在的問題

缺乏對(duì)檔案管理的重視，管理理念不夠先進(jìn)。較多事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的理解比較片面，認(rèn)為檔案管理就是簡單的資料收集和整理，認(rèn)為檔案管理不重要，因此也就不重視檔案管理工作的實(shí)施。而實(shí)際上，缺乏較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，不僅對(duì)員工的工作效率產(chǎn)生不利，使其在實(shí)際工作中比較吃力，使員工工作積極性受到不良影響，也導(dǎo)致檔案管理工作的實(shí)施缺乏資金、人力、物力等方面的保障，導(dǎo)致檔案管理工作秩序混亂。并且，管理者缺乏先進(jìn)的管理理念，在檔案管理工作中僅僅進(jìn)行檔案的機(jī)械化整理，導(dǎo)致檔案的利用率低下。

檔案管理手段落后，業(yè)務(wù)基礎(chǔ)較差。現(xiàn)階段，事業(yè)單位檔案管理缺乏先進(jìn)的設(shè)施，缺乏完善的硬件，使新時(shí)期檔案管理的要求無法得到滿足，并且受限于資金的供給，檔案室也比較簡陋和雜亂。再者，檔案管理手段滯后，現(xiàn)代化水平較低。鑒于當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展迅猛的現(xiàn)狀，仍然存在不少事業(yè)單位檔案管理者仍采用落后的資料整理方式，其思維上的欠缺影響了檔案管理的發(fā)展。最后，檔案管理業(yè)務(wù)基礎(chǔ)較差，檔案鑒定工作未得到重視，使員工主觀決定檔案的管理，從而使檔案安全風(fēng)險(xiǎn)增加。

檔案管理人員素質(zhì)水平有待提升。由于事業(yè)單位在人才應(yīng)聘及選拔方面缺乏嚴(yán)格、有效的機(jī)制，從而引入一些檔案管理人員實(shí)際上并不能滿足檔案管理工作的需求，其檔案管理責(zé)任意識(shí)差、管理能力不強(qiáng)。而且事業(yè)單位在人才挽留方面有待改進(jìn)，不僅使薪資待遇有待提升，而且提供的專業(yè)培訓(xùn)以及外出學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)甚少，使員工學(xué)習(xí)技能提升自我的需求無法得到滿足。

二、利用現(xiàn)代化方式服務(wù)于檔案管理的途徑

檔案相應(yīng)的目錄為檔案管理中非常重要的內(nèi)容，利用檔案管理的專門軟件，將所有檔案目錄以及有關(guān)資料依據(jù)特定的分類標(biāo)準(zhǔn)，將其錄入計(jì)算機(jī)，程序自動(dòng)對(duì)其進(jìn)行匯總與統(tǒng)計(jì)。需要調(diào)用某些檔案時(shí)，只需輸入相關(guān)信息，對(duì)應(yīng)的管理軟件便會(huì)顯示出那些檔案的具體存放問題和文件摘要方面的內(nèi)容。若想要最大限度的縮短檢索時(shí)間，提高準(zhǔn)確率以及保證信息全面，事業(yè)單位相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮智慧，根據(jù)一定的原則編制不同的專題對(duì)應(yīng)的目錄，提升計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行的目錄管理效率以及深度、廣度，更好地提高服務(wù)。

檔案業(yè)務(wù)工作包括對(duì)檔案進(jìn)行收集、保管、整理、鑒定、利用、統(tǒng)計(jì)分析、銷毀等環(huán)節(jié)。在檔案業(yè)務(wù)整個(gè)流程中，除了管理事務(wù)比較繁重之外，還會(huì)產(chǎn)生很多檔案信息，此時(shí)，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助管理，可以給工作人員帶來便利。當(dāng)前，應(yīng)用的比較廣泛的是采用檔案管理相應(yīng)的軟件對(duì)檔案借閱以及歸還進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，使檔案工作者能夠及時(shí)對(duì)檔案存儲(chǔ)的實(shí)時(shí)信息進(jìn)行把握。

利用先進(jìn)的多媒體技術(shù)，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n。一是應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，讓數(shù)據(jù)庫自身的結(jié)構(gòu)趨于標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化；二是利用多媒體將靜態(tài)圖片、圖形、動(dòng)態(tài)影像、文字等實(shí)施集成化的統(tǒng)一管理，再根據(jù)光盤具有讀寫速度快、容量大以及可對(duì)原文件直接進(jìn)行檢索等優(yōu)點(diǎn)，將有價(jià)值的紙質(zhì)檔案變?yōu)橄鄳?yīng)的電子文檔，將其在存儲(chǔ)設(shè)備上保存即可，極大的方便了計(jì)算機(jī)對(duì)其進(jìn)行查詢和識(shí)別；三是經(jīng)過授權(quán)，可以實(shí)現(xiàn)編研者直接從自己對(duì)應(yīng)的終端，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索和查詢下載，這些都為事業(yè)單位檔案管理者提供了極大的便利。

三、檔案管理中現(xiàn)代化方式存在的問題及改進(jìn)建議

雖然利用現(xiàn)代化的技術(shù)將計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位的檔案管理能夠在很大程度上節(jié)約工作時(shí)間，提高工作效率和準(zhǔn)確率，但同時(shí)，也存在著一些問題：首先，網(wǎng)絡(luò)安全問題。由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷升級(jí)，對(duì)檔案信息實(shí)施網(wǎng)絡(luò)管理時(shí)，其可靠性以及安全性問題越來越受到關(guān)注。而大部分檔案管理者又缺乏必要的計(jì)算機(jī)技術(shù)，如果只對(duì)電子文檔相應(yīng)的邏輯歸檔進(jìn)行了設(shè)計(jì)，而并未考慮到其物理歸檔，網(wǎng)絡(luò)一旦遭到破壞，電子文檔將會(huì)丟失。

為此，首先應(yīng)對(duì)文檔進(jìn)行一體化，切實(shí)解決文檔分離方面的問題。應(yīng)當(dāng)在事業(yè)單位內(nèi)部實(shí)施文檔一體化，消除重復(fù)工作環(huán)節(jié)，使文件和檔案歸為統(tǒng)一的系統(tǒng)，同時(shí)采用比較成熟的軟件，讓檔案工作在文件形成最開始時(shí)介入。其次，根據(jù)檔案管理目前網(wǎng)絡(luò)化的特征，解決好其安全問題。加大力度，對(duì)檔案信息在上網(wǎng)之前進(jìn)行加密控制，對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行及時(shí)測(cè)評(píng)等。最后，對(duì)檔案管理者進(jìn)行計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，引進(jìn)復(fù)合型人才，提高工作效率。

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