萬玉俠

內容摘要：隨著新時代政府機構服務職能的不斷強化，努力提高檔案管理的制度體系與業(yè)務流程標準化、規(guī)范化水平，全力打造行政事業(yè)單位檔案管理大服務運行機制，已顯得日益重要。為了進一步規(guī)范檔案管理工作，做好行政事業(yè)單位文件資料的保管、保密、借閱回收、銷毀工作，發(fā)揮檔案管理的價值，本文從規(guī)范檔案管理制度體系、和關鍵業(yè)務節(jié)點兩個方面出發(fā)，研究行政事業(yè)單位在檔案管理過程中存在的問題，對制度流程體系的構建進行了多方位的分析，并提出了相應的保障措施，期望借此，能夠為行政事業(yè)單位檔案管理工作提供理論幫助。

關鍵詞：檔案管理 業(yè)務流程 制度體系

科學合理的檔案管理不僅可以衡量行政機關的績效，還可以衡量行政事業(yè)單位的管理水平。檔案管理是真實記錄和反映行政人員的行政經驗、能力和成果的重要信息，是認識人才、檢驗人才、促進人才的重要參考依據。行政事業(yè)單位的資源取向、模式、戰(zhàn)略，以及未來的發(fā)展都受檔案管理工作的影響，所以檔案管理工作為行政事業(yè)單位提高管理服務職能有著重要的意義。

一.行政事業(yè)單位檔案管理的基本現狀

行政事業(yè)單位檔案管理是一個系統化、服務化的過程，在日常工作中很容易被忽略。在行政事業(yè)單位檔案管理開展工作中，檔案管理由于覆蓋面廣、業(yè)務繁瑣等特殊性，因此，在加強檔案管理過程中存在諸多問題。

1.缺乏足夠的檔案管理意識

由于一些行政事業(yè)單位的領導對檔案管理工作的重視不夠，沒有提供檔案管理所需的人力和經濟上的支持，以及一些單位不將檔案管理納入年度考核中，這些因素都導致行政事業(yè)單位的檔案管理工作受到阻礙。

2.檔案管理業(yè)務流程不清晰

部門行政事業(yè)單位檔案管理流程過于復雜，各種審批審查環(huán)節(jié)比比皆是，往往是一項審批流程會影響到到其他流程，造成檔案管理工作運行效率低下。“部門墻”太厚，僅僅在各自孤立的活動范圍內活動，一味地關注自己的局部業(yè)務，需要協調的交叉業(yè)務、重疊業(yè)務繁多，有的是相互間的隱形使得檔案管理流程模糊，同樣問題重復發(fā)生。在業(yè)務執(zhí)行過程中對于各級管理人員的職責界定不夠明確，責任無法落地，制度約束效力太多，執(zhí)行力較差。

3.缺乏完善的檔案管理制度

部分單位還沒有建立完整、科學、全面的檔案管理制度和標準。使日常的檔案管理工作中缺乏執(zhí)行標準，使檔案管理復雜化、凌亂化。沒有清晰的文件存儲系統和文件恢復方法，使得查找和使用檔案更加困難。同時，一些行政事業(yè)單位在檔案管理方面缺乏執(zhí)行能力，檔案管理工作缺乏權威性，導致檔案管理工作效率不高，管理職責不夠強，使檔案管理工作的管理職能空缺。

二.檔案業(yè)務關鍵制度與流程的優(yōu)化分析

1.檔案業(yè)務模型與流程節(jié)點分析

檔案業(yè)務是指政府、企業(yè)或者部門對檔案實體和信息進行管理的業(yè)務。在檔案業(yè)務中，需要輸入檔案管理制度等內容，通過檔案分類管理、檔案調閱管理、檔案歸檔管理、檔案銷毀管理等工作，達到檔案信息得到保存或利用的效果，其具體的業(yè)務模型是一個相對閉環(huán)的周期，主要分三個層次：檔案制度的制定—檔案業(yè)務的執(zhí)行-檔案管理記錄。其中檔案業(yè)務的執(zhí)行環(huán)節(jié)主要包括檔案的分類、調閱、歸檔、銷毀等內容。

就檔案管理的業(yè)務流程而言，關鍵節(jié)點首先包括檔案的前期整理，主要包括檔案整理、分類、編號等關鍵業(yè)務節(jié)點，然后是檔案的使用，主要包括檔案調閱、搜索、檢查等關鍵業(yè)務節(jié)點，最后是檔案關閉環(huán)節(jié)，主要包括檔案審核、銷毀、歸檔關鍵業(yè)務節(jié)點。關鍵業(yè)務流程節(jié)點如圖1所示。

2.檔案業(yè)務執(zhí)行人員與制度管控分析

用制度管人，管理工作將變得非常輕松，制定清晰的業(yè)務管控制度可以確保管理人員執(zhí)行效率和質量的提升。在檔案業(yè)務執(zhí)行過程中，檔案管理業(yè)務執(zhí)行人員起到關鍵作用，主要涉及單位負責人、行政主管、部門負責人、檔案管理員等人員，其具體承擔的工作如圖所示。

根據對檔案業(yè)務主要環(huán)節(jié)及執(zhí)行人員的分析，政府事業(yè)單位在進行檔案業(yè)務管理過程中，需要利用以下制度進行管控，具體如下：針對人員，要出臺相應的《檔案管理人員管理制度》和《檔案管理人員績效考核制度》。針對業(yè)務，要出臺相應的《檔案分類管理制度》、《檔案調閱管理制度》、《檔案銷毀管理制度》等。通過對人員和業(yè)務的雙重制度管控，進而達到“用制度管人、按流程辦事”。

3.檔案業(yè)務關鍵制度與流程分析

根據對檔案業(yè)務模型、流程關鍵節(jié)點、執(zhí)行人員及針對性制度的分析，我們可以得出檔案業(yè)務的關鍵制度和流程。將檔案的業(yè)務關鍵制度和業(yè)務關鍵流程一一對應如下。

在檔案管理制度流程體系的基礎上，要進一步完善檔案管理制度體系的評估，制度體系建設工作標準要與檔案業(yè)務流程全過程要匹配，要重點圍繞可用、可控、可操作的要求，對檔案管理工作進行細化和流程化設計，構建起完整的業(yè)務管理鏈。

三.檔案管理制度流程體系的實施保障

1.建立完善的檔案管理制度流程體系，為檔案管理工作順利開展提供保障。

一套完善的檔案管理制度流程體系的建立至關重要，在檔案管理過程中，要按照管理制度化、制度流程化、流程規(guī)范化的總要求，以檔案管理制度為基礎，以檔案管理崗位為主體，以檔案管理關鍵業(yè)務流程為中心，突出問題導向，通過梳理完善體系、健全管理機制、培育制度文化、實施流程再造工程，將制度流程融入檔案管理業(yè)務領域中；通過強化檔案管理關鍵制度流程體系建設，梳理繪制關鍵業(yè)務流程圖，明確檔案管理崗位節(jié)點及職責分工等重要舉措，逐步建立起覆蓋全面、上下銜接、流程高效、責權一致、有效制衡的檔案管理制度流程體系。

2.推進檔案管理工作專業(yè)化、規(guī)范化、現代化進程。

新時期檔案管理工作給檔案工作者提出了更高的要求。行政事業(yè)單位應采取多重措施實現企業(yè)檔案人才結構的合理化，提升檔案管理隊伍綜合素質。設立嚴格的檔案管理人才聘任制度，提高要求，確保管理人才專業(yè)性。日常工作中也需要積極開展培訓課程，及時更新工作理念與技能。要重視對信息技術型人才的發(fā)掘，滿足數字化檔案建設管理需求，提升檔案管理信息技術含量。

3.提升檔案管理人員的素質，提高業(yè)務管理效率與質量。

行政事業(yè)單位要加強領導干部的檔案管理意識，積極組織有關檔案管理的領導，參加一些檔案管理的會議及相關培訓。只有領導者意識到檔案管理的重要性，才能加強檔案管理工作。定期對檔案管理工作人員進行專業(yè)培訓，并定期進行考核，對于不合格的工作人員給予相應的處罰。加強檔案管理部門與業(yè)務交叉管理部門的交流，增進了解，相互促進，提高檔案管理的工作水平和能力。

四.結論

檔案管理工作是發(fā)揮政府職能的一個重要部分。面對新時代背景下政府服務職能的不斷升級強化，檔案管理模式要不斷進行創(chuàng)新，在遵循檔案管理工作客觀規(guī)律的基礎上，站在新起點，拓展新思路、新方法去研究和處理各種問題，加強對檔案的整理、收集、開發(fā)以及保護等各項工作，使檔案管理科學化、高效化、標準化，全面構建起制度流程體系完備、服務功能齊全、信息化程度高的現代檔案管理模式，從而保障事業(yè)單位檔案管理工作高效運行。

參考文獻

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（作者單位：濮陽職業(yè)技術學院）