易艷紅

摘 要：人事檔案體系的有效構(gòu)建能夠確?，F(xiàn)有事業(yè)單位內(nèi)部具備人才素質(zhì)統(tǒng)籌的優(yōu)勢，同時(shí)更能夠基于檔案材料確定人才自身特性和思想環(huán)境，為整體人才職能體系構(gòu)建埋下了扎實(shí)基礎(chǔ)同時(shí)，能夠賦予人事管理部門良好的參照，以便培育和協(xié)調(diào)環(huán)境具備滲透優(yōu)勢，并通過構(gòu)架完善的人才體系鞏固事業(yè)單位職能條件。本文基于人事檔案的收集與管理工作展開分析，確定現(xiàn)有問題和有效的解決措施同時(shí)，期望為后續(xù)人事檔案體系構(gòu)建提供良好參照。

關(guān)鍵詞：人事檔案；收集管理；優(yōu)化分析

1 人事檔案收集管理工作現(xiàn)狀

人事檔案收集管理工作是基于現(xiàn)有城市單位功能體系建設(shè)需求提供的檔案數(shù)據(jù)供應(yīng)與存儲(chǔ)體系，在實(shí)際職能落實(shí)過程中，應(yīng)當(dāng)確保收集和管理的檔案條件具備真實(shí)參照的條件，同時(shí)更具備長時(shí)間存儲(chǔ)和檔案傳輸?shù)奶匦?，這樣才能夠在人事部門功能落實(shí)方面具備有效的檔案參考，并基于檔案數(shù)據(jù)提供更加高質(zhì)量的服務(wù)條件，確保整體單位內(nèi)部環(huán)境構(gòu)筑穩(wěn)定性同時(shí)，為整體檔案管理水平能夠具備可持續(xù)化提供協(xié)調(diào)優(yōu)勢。但基于現(xiàn)有單位人事部門檔案方面的特性，在相關(guān)材料收集和管理過程中仍舊存在的一系列問題，只有確保采取有效的解決措施進(jìn)行滲透，這樣才能夠促進(jìn)人事檔案收集與管理工作落實(shí)完全。

1.1 人事檔案意識淡薄

在展開人事檔案收集工作過程中，人事單位應(yīng)當(dāng)明確自身職能的重要性，確保將相應(yīng)檔案數(shù)據(jù)信息有效獲取同時(shí)，展開有效的審核條件確定真實(shí)性，之后才能夠確保整體檔案功能體系構(gòu)建完善，并能夠?yàn)楹罄m(xù)事業(yè)單位發(fā)展提供良性參照條件。但實(shí)際收集工作開展過程中，基于職工自身思想認(rèn)知方面的缺乏，導(dǎo)致實(shí)際檔案收集工作難以真正有效落實(shí)，不但造成了職工個(gè)人信息泄露的誤解，更影響了人事檔案構(gòu)建的積極性。其次，管理者針對檔案體系構(gòu)建認(rèn)知不足，同樣影響了人事檔案收集工作落實(shí)進(jìn)度，造成員工檔案個(gè)人存放且無處保管的情況出現(xiàn)，更容易造成后續(xù)人事部門在人才功能體系構(gòu)建方面的審核偏差，導(dǎo)致實(shí)際事業(yè)單位內(nèi)部在職能體系構(gòu)建過程中喪失可持續(xù)化延伸的條件。

1.2 檔案材料內(nèi)容缺失

檔案材料體系的構(gòu)建是為了完善人事部門落實(shí)人才培養(yǎng)提供的素材參照標(biāo)準(zhǔn)。在實(shí)際檔案材料收集過程中，由于人事檔案自身收集要求差異性和管理疏漏經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致檔案材料內(nèi)容出現(xiàn)缺失的情況，不但影響了人才體系構(gòu)建的積極性，同時(shí)更為后續(xù)職能交替埋下隱患，針對人才素質(zhì)的認(rèn)知也易造成誤差。其次，檔案材料內(nèi)容缺失情況會(huì)導(dǎo)致職工自身發(fā)展受到約束，不但影響了素質(zhì)構(gòu)建培養(yǎng)的有效落實(shí)，更促使職工持續(xù)化對檔案管理工作產(chǎn)生誤會(huì)，造成檔案材料體系構(gòu)建持續(xù)性難以補(bǔ)足。

1.3 檔案整理缺乏完善規(guī)范

檔案材料整理應(yīng)當(dāng)確保信息條件數(shù)據(jù)具備穩(wěn)定的保存條件同時(shí)，更能夠在檔案提取過程中提供具備效率的系統(tǒng)條件，以確保整體工作流程完善同時(shí)，更確保了事業(yè)單位內(nèi)部體系數(shù)據(jù)溝通完善，為檔案材料體系的構(gòu)建提供穩(wěn)定的延伸優(yōu)勢。但現(xiàn)有事業(yè)單位環(huán)境中多存在檔案管理人員隊(duì)伍職能波動(dòng)和素質(zhì)業(yè)務(wù)不滿足需求的情況，不但影響了整體檔案管理和應(yīng)用水平，更在此基礎(chǔ)上易造成單位內(nèi)部職能損失。其中，針對檔案管理規(guī)范方面，應(yīng)當(dāng)針對材料條件進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，確定具備整齊劃一和分批管理整合的條件，這樣才能夠確保職能落實(shí)完善，然而在實(shí)際檔案管理規(guī)范方面的非正規(guī)梳理環(huán)境中，檔案遺失和損壞的情況已經(jīng)頻繁可見，在后續(xù)人事部門職能落實(shí)過程中，已經(jīng)埋下難以統(tǒng)籌的隱患。

2 人事檔案收集和管理工作優(yōu)化措施

2.1 通過宣傳加強(qiáng)職工檔案意識

人事檔案工作是組織人事部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)也是一項(xiàng)與全體職工切身利益密切相關(guān)的工作，收齊、管好、用活人事檔案具有重要意義。加大檔案知識宣傳力度，普遍增強(qiáng)職工的檔案意識，是做好人事檔案工作的保障。我們可通過會(huì)議、培訓(xùn)、座談等方式，隨時(shí)將檔案知識滲透到職工意識中，主動(dòng)把與大家切身利益相關(guān)的檔案知識送到他們手中，如繼續(xù)教育學(xué)歷的適時(shí)取得可提高工資待遇、年度考核表與晉升職稱的密切關(guān)系，各類資格證書有利于組織考察提拔干部，招工、入伍等參加工作材料與個(gè)人社保利益的息息相關(guān)等等，使他們在無形中接受檔案，知道檔案在日常的工作、生活中的重要作用，了解檔案的重要價(jià)值，提高大家的檔案意識和協(xié)助做好人事檔案工作的自覺性。

2.2 加強(qiáng)檔案收集和管理質(zhì)量

為使檔案材料收集歸檔工作達(dá)到真實(shí)、全面、及時(shí)、規(guī)范的要求，應(yīng)建立健全相關(guān)規(guī)章制度，以制度的形式保障工作落實(shí)到位。如可建立兼職檔案員制度，選派專人作為各部門的兼職檔案員，將材料的收集任務(wù)分解到各部門、落實(shí)到責(zé)任人；同時(shí)保持人員的穩(wěn)定，人事檔案部門定期對其進(jìn)行有關(guān)檔案知識的培訓(xùn)，有利于單位及時(shí)準(zhǔn)確收集反映干部自然情況和德、能、勤、績、廉等方面材料。檔案管理部門也要變被動(dòng)接收為主動(dòng)出擊，對定期形成的如年度考核表、獎(jiǎng)勵(lì)、職稱、工資等材料及時(shí)督促材料形成部門按時(shí)保質(zhì)上交，同時(shí)了解掌握職工動(dòng)態(tài)，不失時(shí)機(jī)地主動(dòng)收集有價(jià)值的屬歸檔范圍內(nèi)的材料。

2.3 提升檔案管理工作水準(zhǔn)

材料收集完備后，檔案管理部門將對材料進(jìn)行一系列的鑒別、分類、排序、加工、歸檔工作。檔案管理人員必須掌握過硬的基本功，熟練進(jìn)行檔案整理工作。首先要對材料進(jìn)行審核，看材料是否屬于歸檔范圍，是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內(nèi)容真實(shí)、填寫規(guī)范、手續(xù)完備；然后將審核完畢的材料進(jìn)行技術(shù)加工，對不規(guī)范紙張適當(dāng)進(jìn)行折疊、剪裁、托裱等，制成整齊劃一的16k紙張，通過軟件進(jìn)行信息錄入并打印檔案目錄；最后將條理清晰、整理規(guī)范的檔案材料打孔、裝訂、歸檔，完成對一卷人事檔案的階段性整理。以后陸續(xù)收集的檔案材料也要嚴(yán)格按照流程補(bǔ)充入檔案卷宗。

檔案的整理過程比較繁瑣，需要檔案工作者以耐心、細(xì)致的工作態(tài)度，學(xué)習(xí)檔案知識、掌握專業(yè)技能才能做好。單位應(yīng)選調(diào)政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、具有一定學(xué)歷的共產(chǎn)黨員從事人事檔案管理工作，并注意對他們的教育和培養(yǎng)，不斷提高政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。

3 結(jié)束語

人事檔案收集與管理工作環(huán)境的有效構(gòu)建，能夠確保人事及相關(guān)部門具備有效的人才審核條件，依據(jù)其中數(shù)據(jù)信息展開有效的人才培養(yǎng)同時(shí)，更能夠依據(jù)檔案內(nèi)容確定職工自身素質(zhì)成長優(yōu)勢，以便后續(xù)干部服務(wù)體系構(gòu)建完善。故而，在落實(shí)人事檔案收集和管理工作過程中，應(yīng)當(dāng)針對檔案制度和管理人員的素質(zhì)進(jìn)行著重分析，確定工作自身具備先進(jìn)性后，才能夠?qū)⒂行У臋n案管理工作落實(shí)于后續(xù)單位環(huán)境構(gòu)建，并為可持續(xù)發(fā)展埋下基礎(chǔ)。

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