劉紅云

摘 要：結(jié)合實際，針對園林檔案管理存在的問題及解決措施進行了論述。

關(guān)鍵詞：園林檔案；問題；措施

城市園林檔案是城市建設(shè)檔案的重要組成部分。它真實記錄了城市園林規(guī)劃、設(shè)計、施工、管理和科學(xué)研究等話動過程，為城市建設(shè)、改造與發(fā)展提供了重要依據(jù)。也是美化環(huán)境創(chuàng)建文明衛(wèi)生城市重要活動的真實記錄。管好用城市園林檔案，對提高城市品位，促進城市建設(shè)事業(yè)的發(fā)展具有重要的意義。因此，我們必須把握住城市園林檔案的特點，認(rèn)真做好城市園林檔案的建立與管理工作，使城市園林檔案更好地為城市建設(shè)及各項工作服務(wù)。

1 城市園林檔案建立的方法

依據(jù)園林規(guī)劃編制內(nèi)容，園林檔案歸檔范圍應(yīng)關(guān)注面、線、點的綠化形態(tài)。所謂“面”是以平面區(qū)域為特征的綠地，在城建檔案分類的大綱中即為公園、綠地、苗圃等。所謂“線”是以線型為特征的綠色走廊，它的特點是園林面積增幅大，通過線狀綠地的穿插聯(lián)系，將各類城市園林空間有序的連接起來?！包c”，即為檔案分類中的“古樹名木”、“名人故居”、“名勝古跡”、街頭綠地、道路節(jié)點綠地及花園式單位等。

1.1 前期規(guī)劃編制過程中形成的文件材料。材料在這里是指一種大范圍的社會活動過程，這種過程的最終成果將體現(xiàn)在園林規(guī)劃編制（或者設(shè)計）的技術(shù)文件上。對該項目的各種會議紀(jì)要，領(lǐng)導(dǎo)講話，調(diào)查報告，專家的建議、爭議、決策材料，對選線定點的項目建議書批復(fù)、選址意見書和在此基礎(chǔ)上各級政府公文處理文件及批準(zhǔn)的園林專業(yè)設(shè)計文件。

1.2 立項依據(jù)文件材料。立項過程的文件是以專業(yè)管理對項目工程的審批審核的過程，是一種法定的審批程序。如計劃項目的批復(fù)、規(guī)劃用地的批復(fù)、土地管理的批復(fù)（合同）、建設(shè)工程規(guī)劃核準(zhǔn)、建設(shè)工程施工核準(zhǔn)等其它專業(yè)的審核材料。

1.3 施工技術(shù)文件的收集和竣工圖的編制。在成片綠地和綠帶的施工文件中，重要的是施工過程中對草、樹種類的選定，苗木名稱、大小尺寸、園林帶定位等記錄要準(zhǔn)確，對竣工圖的編制要正確

2 城市園林檔案的內(nèi)容與特點

城市園林檔案是城建檔案大類中的一類，是一個城市公共綠地專用綠地、生產(chǎn)綠地、防護綠地、風(fēng)景名勝區(qū)等規(guī)劃建設(shè)施工與管理的歷史性記載。像城市的公園工程，綠地苗圃、名木古樹、歷年的城市園林覆蓋率、人均公共綠地面積、歷年的植樹造林而積、地點與成話率、覆蓋率、病蟲害的防治、珍貴花卉、珍貴樹木、城市雕塑工程、基建工程等等，都蘊含大量的信息，是一種供人們研究、利用的信息資源。對于園林管理部門，可把園林檔案劃分為七個分類：城市公園工程、城市綠地苗圃、城市名木古樹、歷年風(fēng)景園林、歷年動物保護、城市雕塑、園林科技檔案。園林檔案是園林技術(shù)儲備的一種形式和技術(shù)交流的重要手段。

2.1 專業(yè)性。城市園林檔案專業(yè)性的表現(xiàn)，除在園林管理業(yè)務(wù)工作中所應(yīng)遵循、適用的規(guī)范是國家有關(guān)園林綠化政策這一特定性外，在城市園林建設(shè)中要根據(jù)園林的生長特點，選擇地點進行規(guī)劃、設(shè)計、布局、種植、養(yǎng)護管理。因而，其在各項城市園林工作中所形成的檔案與其它檔案相比，具有較強的專業(yè)性。

2.2 分散性。城市園林的好壞，標(biāo)志著一個城市的精神面貌。由于園林建筑、古樹名木等年代的久遠(yuǎn)，載體的多樣性，使得一些檔案往往分散在文物、博物、園林、科研史志及院校各單位。這就決定其分散性。

2.3 載體形式的多樣性。城市園林檔案既有一般檔案的共性，但又存在著差異，其載體有紙質(zhì)、感光材料、磁性材料等制成的檔案；有錦旗、獎?wù)?、獎杯等實物；有志書、實物遺存、圖片等，經(jīng)收集整理或加工成文獻資料后，也可作為檔案保存。

3 園林檔案管理中存在的問題

3.1 檔案管理機制尚不健全。園林檔案管理機制不健全，主要體現(xiàn)在四個方面：一是檔案收集機制不健全。什么規(guī)模的園林必須入檔，建檔時需要哪些材料，通過怎樣的渠道收集材料，都缺乏相關(guān)的機制來保障運作。二是平時的管理機制不健全，檔案中材料的更新跟不上實際建設(shè)的步伐，對于一些改建擴建的園林，不能做到檔案的即時更新。三是監(jiān)督機制不健全，在園林檔案管理中，監(jiān)督嚴(yán)重缺位，使得有些園林檔案管理形同虛設(shè)，管理人員長時間離崗，安全隱患嚴(yán)重。四是資金投入機制不健全。由于缺少資金投入，一些硬件設(shè)施難以滿足實際需求，比如因沒有足夠場地，致使檔案亂堆亂放，不但查閱不便。

3.2 檔案管理信息化程度低。園林檔案信息化不但能提高園林檔案管理的質(zhì)量，而且更能發(fā)揮出園林檔案的價值。園林檔案是市政建設(shè)規(guī)劃者，決策者和施工者重要參考，檔案管理信息化之后，能讓市政建設(shè)規(guī)劃者和決策者查閱到相關(guān)的資料信息，幫助他們使得規(guī)劃和決策更合理科學(xué)和更具可持續(xù)發(fā)展性。然則，目前的檔案管理信息化程度還比較低，園林檔案依然停留在紙質(zhì)檔案上，園林檔案管理部門沒有建立相關(guān)的網(wǎng)頁，沒有開通相關(guān)的網(wǎng)上查閱渠道。

3.3 管理人員素質(zhì)有待提高。園林檔案管理需要具備相關(guān)的專業(yè)知識，才能對檔案科學(xué)合理的歸類和管理同時需要專人來負(fù)責(zé)平日里檔案的管理，材料的更新以及相關(guān)數(shù)據(jù)入網(wǎng)。而在實際中，園林檔案管理人員多是不具備專業(yè)知識的人員或是兼職。與此同時，他們對園林檔案缺乏正確的認(rèn)識，在管理中無所作為。

4 解決園林檔案管理中問題的措施

4.1 建立健全相關(guān)機制。一是完善園林檔案收集機制。園林檔案的收集要包涵園林建設(shè)工程的整個規(guī)程，開工前的設(shè)計資料，工程中的施工資料，竣工后的驗收資料，以及投入使用的相關(guān)資料都應(yīng)存檔，做到全過程資料收集；園林檔案的收集要包涵所有相關(guān)者的資料。二是完善園林檔案投入機制。建立經(jīng)費投入機制，在地方財政預(yù)算中設(shè)立園林檔案經(jīng)費項目，?？顚Ｓ茫乐挂蚪?jīng)費短缺或投入斷裂造成園林檔案收集無法進行，造成園林檔案流失。三是完善日常管理機制，定期檢查檔案存放處所的環(huán)境，防止紙質(zhì)檔案發(fā)霉變質(zhì)，防止電子檔案丟失或遭到破壞。四是完善監(jiān)督機制，確保園林檔案管理人員在崗，通過年度檢查，監(jiān)督園林檔案規(guī)范整理，合理存放。

4.2 加快信息化建設(shè)步伐。加快園林檔案信息化硬件設(shè)備建設(shè)，配備足夠數(shù)量的電腦，配備專職的信息管理人員。加快園林檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，在政府網(wǎng)站開設(shè)園林檔案專頁，建立有效的網(wǎng)頁查詢鏈接。加快紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)入網(wǎng)步伐，在檔案收集時既要收集紙質(zhì)檔案，也要收集相應(yīng)的電子檔案，特別要注意收集由專業(yè)人員利用專業(yè)軟件繪制的圖紙。加快原有園林檔案的數(shù)據(jù)錄入，做到電子檔案和紙質(zhì)檔案相對等。

4.3 建設(shè)高水平的管理隊伍。建設(shè)高水平的園林檔案管理隊伍，可以采取以下幾點措施：一是提高園林檔案管理人員入職的門檻，在錄用園林檔案管理人員時有必要對其專業(yè)進行限制，招收一批與檔案管理專業(yè)有關(guān)的具備專業(yè)素質(zhì)的人員，充實到檔案管理的隊伍中來。二是加大園林檔案管理人員的培訓(xùn)力度，對于已有的園林檔案管理人員進行培訓(xùn)，經(jīng)培訓(xùn)后考核合格者才能繼續(xù)從事檔案管理工作。三是加強考核力度，制定有針對性的考核辦法，通過常規(guī)考核和突擊考核的辦法，提高園林檔案管理隊伍的紀(jì)律性。四是通過評選先進的方式，調(diào)動園林檔案管理人員的積極性，從而創(chuàng)新園林檔案管理的辦法，優(yōu)化園林檔案管理的工作流程，提高園林檔案管理的質(zhì)量。