李偉

摘 要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，信息數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化等給企業(yè)傳統(tǒng)的檔案工作帶來了前所未有的挑戰(zhàn)，檔案信息數(shù)字化建設(shè)已成為新時(shí)期企業(yè)檔案管理的必然趨勢。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館；建設(shè)；項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理；策略

1企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)具備的條件

一般而言，企業(yè)建設(shè)數(shù)字檔案館應(yīng)具備一定的條件，作如下歸納：

1.1發(fā)展數(shù)字檔案館是基于企業(yè)信息化發(fā)展到信息和系統(tǒng)集成階段的需求。

1.2企業(yè)內(nèi)部的檔案管理應(yīng)具備一定的信息化基礎(chǔ)，前期都有一套基于傳統(tǒng)檔案館業(yè)務(wù)的檔案管理軟件，即使軟件本身不具備數(shù)據(jù)集成的特性。

2企業(yè)數(shù)字檔案館的建設(shè)要注意的相關(guān)問題

2.1企業(yè)數(shù)字檔案館已經(jīng)突破了傳統(tǒng)檔案館的實(shí)體保管模式，檔案信息化不是孤立的，而是企業(yè)信息化的一個(gè)組成部分。

2.2企業(yè)數(shù)字檔案館的建設(shè)需要巨大的資金和資源支持，很難有統(tǒng)一的模式可以遵循，企業(yè)所處的行業(yè)不同實(shí)現(xiàn)的方式會存在較大的區(qū)別：這與行業(yè)特點(diǎn)、企業(yè)定位、服務(wù)范圍、信息資源組織等諸多因素相關(guān)。

2.3標(biāo)準(zhǔn)化是數(shù)字檔案館的建設(shè)基礎(chǔ)。電力行業(yè)能在全國各行業(yè)中率先建設(shè)數(shù)字檔案館，除了其所處的壟斷行業(yè)具備雄厚的資金實(shí)力外，長期以來電力行業(yè)重視標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，為其信息化奠定了良好的基礎(chǔ)。

3數(shù)字檔案館建設(shè)目標(biāo)

3.1實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息資源共建、共享

為了最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源在校內(nèi)外的共建和共享，發(fā)揮檔案信息的增值作用是數(shù)字檔案管理的核心功能之一。其特點(diǎn)是數(shù)據(jù)“一次錄入，共享使用”，即數(shù)據(jù)倉庫中的所有數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)來源唯一，由檔案部門輸入后，企業(yè)管理部門可以通過統(tǒng)一的企業(yè)信息訪問平臺獲取所需的信息，避免信息重復(fù)和混亂等現(xiàn)象。

3.2實(shí)現(xiàn)文件、檔案一體化管理

企業(yè)背景下的數(shù)字檔案館克服了以往工作環(huán)節(jié)、程序的重復(fù)，將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程，對文件管理進(jìn)行超前控制，保證了檔案的質(zhì)量。開展文件材料網(wǎng)上立卷歸檔，將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案部門的重復(fù)勞動。

3.3實(shí)現(xiàn)多種應(yīng)用集成

在數(shù)字企業(yè)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下建立一個(gè)面向?qū)ο蟆⒎植际降?、能兼容多種操作系統(tǒng)、可在不同數(shù)據(jù)庫平臺環(huán)境下運(yùn)行、能夠支持系統(tǒng)從分散的應(yīng)用管理系統(tǒng)中收集所需各類電子檔案信息的檔案管理系統(tǒng)平臺，實(shí)現(xiàn)管理數(shù)字化信息資源規(guī)范化存檔管理，構(gòu)建其管理應(yīng)用目標(biāo)。

3.4實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)的多元化、網(wǎng)絡(luò)化

在數(shù)字化企業(yè)環(huán)境下建立統(tǒng)一的檔案信息訪問平臺，解決異構(gòu)平臺的信息資源檢索，數(shù)字化校園用戶可以通過訪問檔案館的網(wǎng)站，以最快速度查找存放在不同型號服務(wù)器以及不同操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫平臺下的、實(shí)時(shí)歸檔或網(wǎng)上邏輯歸檔的數(shù)據(jù)庫或數(shù)據(jù)倉庫中的檔案信息。

4企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)策略分析

4.1樹立與企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃相協(xié)調(diào)統(tǒng)一的理念

4.1.1戰(zhàn)略對應(yīng)

在企業(yè)信息化建設(shè)過程中，企業(yè)信息技術(shù)戰(zhàn)略與企業(yè)整體戰(zhàn)略規(guī)劃息息相關(guān)，為了解釋企業(yè)戰(zhàn)略、信息技術(shù)戰(zhàn)略以及與之相應(yīng)的企業(yè)結(jié)構(gòu)和信息技術(shù)結(jié)構(gòu)之間的關(guān)系，Henderson和Venkatraman提出了戰(zhàn)略對應(yīng)模型，簡稱SAM模型。

SAM模型解釋了信息技術(shù)與企業(yè)戰(zhàn)略相互依賴的關(guān)系，將信息技術(shù)傳統(tǒng)的內(nèi)部定位提升到戰(zhàn)略高度，構(gòu)建了企業(yè)與信息技術(shù)之間的戰(zhàn)略“對應(yīng)”；同時(shí)內(nèi)部組織基礎(chǔ)構(gòu)架、業(yè)務(wù)流程與IT構(gòu)架的結(jié)合又制約著企業(yè)戰(zhàn)略和IT戰(zhàn)略的形成，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的關(guān)鍵。模型認(rèn)為戰(zhàn)略的成功實(shí)施需要所有四個(gè)域的協(xié)同對應(yīng)，戰(zhàn)略對應(yīng)的管理能力與企業(yè)信息化建設(shè)及這一過程中的企業(yè)績效直接相關(guān)。

4.1.2數(shù)字檔案館的服務(wù)能力滿足企業(yè)戰(zhàn)略核心業(yè)務(wù)

隨著企業(yè)信息化建設(shè)的深入開展，作為企業(yè)信息收集、處理、管理、開發(fā)利用的機(jī)構(gòu)之一，檔案館面臨著企業(yè)內(nèi)部不斷增長和變化的信息服務(wù)需求：企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、執(zhí)行與科學(xué)決策需要翔實(shí)、有效的信息支撐，員工需要優(yōu)質(zhì)高效的信息和知識服務(wù)。數(shù)字檔案館的服務(wù)能力是關(guān)鍵因素。

企業(yè)數(shù)字檔案館的服務(wù)能力應(yīng)滿足企業(yè)戰(zhàn)略核心業(yè)務(wù)要求。數(shù)字檔案館的服務(wù)能力是指服務(wù)能力是指檔案館以什么方式提供什么服務(wù)，以及為哪些人提供服務(wù)等。數(shù)字檔案館的服務(wù)能力必須與公司的企業(yè)戰(zhàn)略相匹配，把企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)分解到檔案管理的職能域，落實(shí)到數(shù)字檔案館的建設(shè)中。

4.1.3數(shù)字檔案館的建設(shè)實(shí)施要站在企業(yè)信息資源管理全局的戰(zhàn)略高度上

要從企業(yè)整體信息資源建設(shè)的角度看待數(shù)字檔案館的建設(shè)實(shí)施，不能強(qiáng)調(diào)當(dāng)前數(shù)字檔案館的建設(shè)重點(diǎn)而忽視企業(yè)整體信息資源的統(tǒng)一規(guī)劃的工作。也就是說，信息資源的規(guī)劃布局要具備全局的統(tǒng)一協(xié)調(diào)的理念，在信息資源分類和組織上要統(tǒng)一規(guī)劃，形成統(tǒng)一的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)；而建設(shè)實(shí)施要考慮檔案信息化的優(yōu)先級，按照企業(yè)戰(zhàn)略布局的要點(diǎn)來進(jìn)行，突出重點(diǎn)。

4.1.4數(shù)字檔案館的建設(shè)是一個(gè)不斷發(fā)展和適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的動態(tài)過程

數(shù)字檔案館的實(shí)施是一個(gè)不斷發(fā)展和適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的動態(tài)過程，獲得這種動態(tài)能力的關(guān)鍵不是信息技術(shù)的應(yīng)用，而是檔案館應(yīng)用信息資源管理的方法和信息技術(shù)的支撐進(jìn)行檔案館業(yè)務(wù)流程的信息化及優(yōu)化重組，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案館的轉(zhuǎn)型。企業(yè)數(shù)字檔案館的建設(shè)目標(biāo)不是一個(gè)僅從功能上看很完善的應(yīng)用系統(tǒng)，而是由數(shù)字檔案館的建設(shè)而帶來相應(yīng)的企業(yè)文件管理流程的優(yōu)化、數(shù)字檔案管理能力的提升，從而能為企業(yè)核心業(yè)務(wù)提供有力的信息支持。

4.2分階段、分項(xiàng)目與相關(guān)業(yè)務(wù)統(tǒng)籌規(guī)劃，協(xié)同推進(jìn)

數(shù)字檔案館的核心內(nèi)容就是對非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)--電子文件的管理，而電子文件的管理原則就是前端控制、全程管理與集成管理。

電子文件的前端控制主要表現(xiàn)為對電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段實(shí)施有效控制，盡可能把電子文件全程管理的所有要求設(shè)計(jì)在系統(tǒng)之中，從而設(shè)計(jì)出功能合理的文件管理系統(tǒng)作為管好電子文件的先決條件。就是將檔案部門的介入時(shí)機(jī)確定在電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段，把傳統(tǒng)的文件管理系統(tǒng)的后控制手段提前，在電子文件形成前采取行動。[4]

因此，企業(yè)數(shù)字檔案館的建設(shè)必須與其他的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)在規(guī)劃階段即進(jìn)行統(tǒng)籌考慮，以保證在建設(shè)過程中協(xié)同推進(jìn)，對電子文件實(shí)施前端控制，通過信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)保證文件的流轉(zhuǎn)全程受控，保證業(yè)務(wù)過程產(chǎn)生的電子文件能夠被捕獲，納入管理范圍。

4.3長期穩(wěn)定的合作建設(shè)策略

企業(yè)數(shù)字檔案館的建設(shè)涉及到的信息技術(shù)復(fù)雜，涉及的業(yè)務(wù)范圍廣泛，檔案業(yè)務(wù)對信息系統(tǒng)的安全性，以及電子文件的真實(shí)、完整、長期可讀等方面的要求，決定了其建設(shè)過程必須保證其所采用技術(shù)路線的可持續(xù)。這需要選擇有實(shí)力的IT服務(wù)商提供技術(shù)保證。

5結(jié)語

綜上所述，企業(yè)檔案館的建設(shè)面臨著共同的任務(wù)，存在共性的問題，但沒有統(tǒng)一的建設(shè)模式可以遵循，數(shù)字檔案館的建設(shè)也不是一蹴而就的，必須圍繞企業(yè)的核心業(yè)務(wù)，根據(jù)企業(yè)信息化的總體建設(shè)要求，以及現(xiàn)實(shí)檔案信息化的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)進(jìn)行分析，來明確建設(shè)策略和關(guān)鍵問題，分步驟實(shí)施。

參考文獻(xiàn)：

[1]張懷廉，季雪崗，李慎民.企業(yè)數(shù)字檔案館的建立（之一）.江蘇省電力公司數(shù)字檔案館概況.中國檔案.2012年第三期，P58、59

[2]黃菁.數(shù)字檔案館建設(shè)的新視角.檔案與建設(shè).2009年第二期，P4、5