汪利華

摘 要：辦公室接待工作是辦公室管理工作中的重中之重。接待水平的高低體現(xiàn)了企業(yè)的整體形象，展現(xiàn)了企業(yè)辦公室工作人員素質(zhì)的高低，同時對于企業(yè)工作也起著十分重要的促進作用。辦公室接待工作的特性決定了它需要開展精細化管理。本文首先對精細化管理在辦公室接待工作中應(yīng)用的必要性進行了概述，詳細探討了辦公室工作精細化管理的應(yīng)用，旨在促進石油企業(yè)辦公室接待工作的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：辦公室；接待工作；精細化；管理

社會細致分工與職業(yè)化的全新理念持續(xù)對我國企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生影響，在當(dāng)前的形勢下，企業(yè)管理人員只有不斷提高自身的管理素養(yǎng)才能更好地管理企業(yè)。辦公室通過加強精細化管理，不僅有利于改變工作人員的工作態(tài)度，還有利于提升總體的工作效率。若想確保工作人員更好地進行工作，企業(yè)管理人員應(yīng)當(dāng)不斷在工作中吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，并有效地執(zhí)行辦公室精細化管理。

1 精細化管理在辦公室接待工作中應(yīng)用的必要性

現(xiàn)階段，在辦公室接待工作中應(yīng)用精細化管理，是辦公室接待工作的具體要求，也是將來辦公室發(fā)展的必然趨勢。具體表現(xiàn)為：辦公室是單位辦事的重要機構(gòu)，它具有綜合考核、工作事務(wù)以及文秘機制等功能，辦公室在單位可持續(xù)發(fā)展中起到承上啟下和協(xié)調(diào)內(nèi)外的作用，辦公室接待工作直接關(guān)系到整體形象和對外名譽；辦公室接待工作側(cè)重每個工作細節(jié)的完善、細致和具體，辦公室接待工作的性質(zhì)特點決定了自身需要現(xiàn)代精細化管理。辦公室接待工作的精細化管理，要求必須將“細致”落實到每一個工作環(huán)節(jié)中，結(jié)合辦公室具體需求，將管理理念轉(zhuǎn)化為有效的管理制度，不斷探索新的管理模式，提升工作人員的規(guī)范化和精細化意識，體現(xiàn)工作的嚴謹性，以此提升辦公室的接待效率，為單位樹立良好形象。

2 辦公室工作精細化管理的應(yīng)用措施

2.1更新辦公室管理理念增強責(zé)任意識

辦公室工作是企業(yè)運轉(zhuǎn)的樞紐，工作繁多責(zé)任重大，更新辦公室管理理念，增強辦公室成員的責(zé)任意識是抓好辦公室的管理工作的必由措施。隨著現(xiàn)代生活節(jié)奏的不斷提高，辦公室工作中逐漸顯現(xiàn)出溝通不暢，辦事效率低下，信息調(diào)研程度低，行動遲緩等現(xiàn)象。更新辦公室管理理念，增強辦公室成員的責(zé)任意識有助于提高辦公室的工作效率，使辦公室工作緊隨時代發(fā)展，進而提升企業(yè)整體的發(fā)展速度。

要更新辦公室管理方式，引進精細化管理理念，增強辦公室工作人員的責(zé)任意識、危機意識，就要求辦公室工作人員樹立“細節(jié)決定成敗”的工作理念，增強自己的工作責(zé)任感。在辦公室工作過程講質(zhì)量、講效率，時刻督促自己從細微之處做起，注重細節(jié)，警惕細小漏洞造成的不必要的麻煩。提高自己的責(zé)任意識，形成嚴謹負責(zé)的工作態(tài)度。

2.2建立辦公室工作專業(yè)化的崗位職責(zé)體系

在辦公室工作中，如果崗位職責(zé)混亂就會導(dǎo)致管理無序、責(zé)任推諉、成員抱怨等狀況，導(dǎo)致工作效率低下進而影響企業(yè)競爭力的提高。在這種情況下就要結(jié)合業(yè)務(wù)流程組建適應(yīng)辦公室工作的專業(yè)化職責(zé)體系，清晰界定每個人的崗位職責(zé)，具體性描述崗位的工作權(quán)責(zé)。緊密結(jié)合細化的權(quán)責(zé)提煉出合理的量化考核指標，使成員明確績效目標值，各項指標的權(quán)重以及評價期的長度，對不能量化的指標，應(yīng)設(shè)計具有個性化的態(tài)度及能力指標。建立專業(yè)化的崗位職責(zé)體系是精細化管理的基本要求，能夠充分調(diào)動辦公室成員的工作積極性，切實地指導(dǎo)不同職位的人員履行職責(zé)、開展工作。

例如，在辦公室當(dāng)中建立專業(yè)化的職責(zé)體系，結(jié)合業(yè)務(wù)流程，將辦公室中檔案的收集整理、文件的修改收發(fā)、賬目登記、會議紀要、來訪人員的接待等工作，安排專人具體負責(zé)。使辦公室內(nèi)的每項工作都有明確的崗位定位，使辦公室內(nèi)的工作人員清楚自己的工作權(quán)責(zé)。并且制定合理的考核指標，定期考察個人的工作態(tài)度，工作完成情況，提高辦公室工作人員的工作積極性，提升工作效率。

2.3建立辦公室目標管理和計劃監(jiān)控系統(tǒng)

辦公室工作需要建立一套精細化的目標管理系統(tǒng)，清晰得規(guī)劃自己的發(fā)展方向，明確自己在今后一段時間內(nèi)工作的績效指標。然后將已限定規(guī)劃的戰(zhàn)略發(fā)展目標層層分解，通過年度、季度績效考核體系落實到各個辦公室成員身上。

為了督促工作人員及時完成自己限定的績效指標還需要建立一套辦公室計劃監(jiān)控體系。通過周、月度、季度、半年度和年度的系列檢查反饋和總結(jié)，使每個辦公室成員及時掌握與自己相關(guān)的信息，并提前對下一步的工作做出調(diào)整和安排。通過這套管理系統(tǒng)，將目標制定與實施過程和人員的工作情況結(jié)合在一起使辦公室工作更好得完成。

2.4.建立辦公室工作的考評體系

建立辦公室考評體系是辦公室工作精細化管理的一項重要內(nèi)容，目的是對辦公室成員的工作成果進行測評。以“精、準、細、嚴”為基本原則，最大限度保證考評的客觀、公平、全面，強調(diào)參與、互動、共贏，重在績效改進、能力提高。把員工的工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度列入考評標準內(nèi)，對員工工作的綜合情況進行考評，考評結(jié)果與員工獎勵和任用掛鉤，能促使工作人員更加重視自己的工作完成情況，提高工作積極性，從整體上提高辦公室的工作成績。

3 結(jié)束語

綜上所述，研究精細化管理在辦公室接待工作中的應(yīng)用對辦公室接待工作的發(fā)展具有重要的作用。因此，必須進一步增強辦公室工作精細化管理的應(yīng)用，這樣才能將企業(yè)辦公室的接待工作做得越來越好。

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