張俊芳

摘 要：招商檔案管理工作涉及到的資料結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜，其中不僅包括了單位的產(chǎn)值、資金、規(guī)模、性質(zhì)、員工數(shù)量和員工結(jié)構(gòu)，也包括了單位擁有的當(dāng)?shù)乩?、就業(yè)、環(huán)境保護(hù)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展等各方面資料，對(duì)這些檔案資料進(jìn)行有效的收集、整理、保管和利用有著重要的意義，能夠?yàn)檎猩虇挝惶峁┛煽康男畔①Y源，有效確保招商項(xiàng)目的順利進(jìn)行。鑒于此，本文就針對(duì)招商檔案管理工作的重要性進(jìn)行深入分析，并提出相應(yīng)建議以供參考，希望能為招商檔案管理工作的發(fā)展提供有效參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：招商；檔案管理；重要性

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，我國(guó)越來(lái)越重視信息資源的收集和利用，不斷提高了對(duì)檔案管理的建設(shè)投入，通過(guò)各種信息技術(shù)使檔案管理的效率和質(zhì)量得到有效提高，期望能夠進(jìn)一步提高檔案資料的利用率，為單位的建設(shè)發(fā)展提供有利依據(jù)。而招商檔案管理作為招商單位的重要工作環(huán)節(jié)，需要對(duì)大量的信息資料進(jìn)行收集、處理和保管，為招商項(xiàng)目的順利展開提供可靠的信息依據(jù)。整個(gè)招商檔案管理工作具有較強(qiáng)的復(fù)雜性和嚴(yán)格性，一旦在招商檔案管理工作中出現(xiàn)問(wèn)題，不僅會(huì)影響到招商檔案的質(zhì)量，無(wú)法給招商單位提供可靠的信息依據(jù)，也會(huì)增加招商檔案管理工作的投入成本，極其不利于招商檔案管理工作的科學(xué)發(fā)展。

1.招商檔案管理工作的重要性

1.1有利于單位的經(jīng)營(yíng)管理

招商檔案資料記錄著單位的發(fā)展歷史和優(yōu)秀成果，能夠?yàn)檠芯繂挝坏臉I(yè)績(jī)和經(jīng)營(yíng)管理提供可靠的信息資源，是實(shí)施招商活動(dòng)的重要參考內(nèi)容。在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展情況下，不僅要做好現(xiàn)階段的檔案管理工作，也要及時(shí)對(duì)檔案管理觀念進(jìn)行更新，積極嘗試其他檔案管理技術(shù)和手段，以便能夠?qū)挝坏恼w發(fā)展情況進(jìn)行真實(shí)、全面的記錄[1]。同時(shí)，招商檔案管理的成果能夠?yàn)檎猩虇挝坏馁Y源配置模式和配置取向提供有利依據(jù)，對(duì)招商單位的發(fā)展和經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略的實(shí)施有著至關(guān)重要的影響作用，可以有效提高招商單位的管理水平，有效促進(jìn)招商項(xiàng)目的順利開展。由此可以看出，做好招商檔案管理工作不僅能夠促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對(duì)提高單位的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力也有著極高的影響作用。

1.2有利于促進(jìn)單位的制度完善

就目前來(lái)看，我國(guó)許多招商單位對(duì)檔案管理缺乏重視性，沒有對(duì)檔案收集、處理、歸檔和查閱等各方面建立一個(gè)完整的管理制度，導(dǎo)致招商檔案管理工作缺乏規(guī)范性，極大影響著檔案管理工作的整體效果[2]。同時(shí)，由于招商檔案管理制度不夠完善，在進(jìn)行招商檔案管理過(guò)程中很容易出現(xiàn)檔案資料的丟失和漏失等不利影響，極大影響了招商檔案管理工作的科學(xué)發(fā)展。在這種情況下，招商單位就必須要對(duì)招商檔案管理的制度進(jìn)行優(yōu)化和完善，為招商檔案管理工作的順利進(jìn)行提供有利環(huán)境。此外，在針對(duì)招商檔案管理制度的完善過(guò)程中，招商單位也會(huì)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作中的不足之處，從而采取具有針對(duì)性的措施對(duì)其進(jìn)行調(diào)整和改變，使招商檔案管理工作更加適應(yīng)于招商單位的發(fā)展需求。

1.3有利于提高檔案的利用率

在以往的招商檔案管理過(guò)程中，大多數(shù)檔案管理人員都是采用傳統(tǒng)的檔案工作模式對(duì)招商檔案進(jìn)行收集、整理和保管，但是對(duì)招商檔案的使用缺乏重視性和可靠的辦法，導(dǎo)致許多招商檔案被遺棄在某個(gè)角落，不僅造成了大量的信息資源浪費(fèi)現(xiàn)象，也很容易出現(xiàn)檔案資料的丟失問(wèn)題，極其不利于招商檔案工作的持續(xù)發(fā)展。但是在信息化技術(shù)的持續(xù)發(fā)展背景下，招商檔案管理工作的方式方法都會(huì)得到更新和改變，通過(guò)現(xiàn)代化的信息技術(shù)對(duì)招商檔案資料進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確的收集、整理和保管，并利用信息共享技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)招商檔案資料的全面利用，有效提高招商檔案的利用率，為招商單位提供更加全面、準(zhǔn)確的信息資源，使檔案資料的使用價(jià)值得到充分發(fā)揮。

2.加強(qiáng)招商檔案管理工作的具體策略

2.1做好宣傳工作，提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)

為促進(jìn)招商檔案管理工作的順利進(jìn)行，應(yīng)積極做好檔案宣傳工作，為招商檔案管理工作的開展提供有利條件。首先，招商單位要采取有效方式對(duì)有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和招商檔案管理工作的地位、特點(diǎn)和性質(zhì)進(jìn)行宣傳，尤其要利用招商檔案在招商工作中發(fā)揮的作用進(jìn)行實(shí)例宣傳，有效提高單位員工對(duì)招商檔案管理的認(rèn)識(shí)。其次，招商單位要采取有效方式強(qiáng)化單位員工的檔案管理意識(shí)，使各個(gè)單位員工能夠明確自身在檔案方面的職責(zé)，主動(dòng)做好檔案資料的收集、整理和保管工作，避免在實(shí)際工作中出現(xiàn)檔案丟失等情況，為招商檔案管理工作的有效進(jìn)行提供有利環(huán)境，有效提升檔案管理工作的主動(dòng)性和積極性。

2.2做好調(diào)查工作，完善檔案管理工作制度

為促進(jìn)招商檔案管理工作的科學(xué)發(fā)展，招商單位應(yīng)建立一個(gè)由主管部門和檔案管理部門構(gòu)成的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，使其能夠?qū)φ猩虒?duì)象進(jìn)行深入調(diào)查，準(zhǔn)確掌握招商檔案管理工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)，以便能夠根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行招商檔案管理工作，合理制定招商檔案管理方法，為招商檔案管理工作的順利開展提供有利支持。同時(shí)，為促進(jìn)招商檔案管理工作的有序進(jìn)行，要對(duì)檔案資料的收集、整理和保管進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，不斷加強(qiáng)檔案管理工作制度的優(yōu)化和完善，引導(dǎo)檔案工作人員根據(jù)自身的工作情況進(jìn)行檔案管理，使招商檔案管理工作更具有合理性、科學(xué)新及規(guī)范性，為招商工作提供準(zhǔn)確、真實(shí)和完整的信息依據(jù)。

2.3做好資源建設(shè)，提高監(jiān)管力度

做好資源建設(shè)和監(jiān)管工作不僅是促進(jìn)招商檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是進(jìn)行招商檔案信息化建設(shè)工作的關(guān)鍵條件。在進(jìn)行資源建設(shè)的時(shí)候，不僅要突出檔案資源建設(shè)的位置，也要對(duì)檔案資源建設(shè)和檔案服務(wù)設(shè)施建設(shè)進(jìn)行有效結(jié)合，以此促進(jìn)招商檔案服務(wù)體系的優(yōu)化和完善，使招商檔案資源和社會(huì)需求之間能夠形成緊密的聯(lián)系，為招商檔案資源的利用提供有利條件。同時(shí)，在進(jìn)行檔案資源建設(shè)的時(shí)候，不僅要注重傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資源的開發(fā)和利用，也要重視對(duì)數(shù)字化檔案資源的整合和共享，構(gòu)建出高質(zhì)量的招商檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體檔案資源庫(kù)，形成網(wǎng)絡(luò)條件下的檔案資源查詢平臺(tái)，為不同形式、不同來(lái)源和不同平臺(tái)的檔案資源共享提供有利條件，從而有效發(fā)揮招商檔案信息化建設(shè)的作用和優(yōu)勢(shì)。此外，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的形式必須要保證其規(guī)范統(tǒng)一，若是數(shù)據(jù)的格式和標(biāo)準(zhǔn)缺乏統(tǒng)一性，將直接影響到數(shù)據(jù)庫(kù)的流通和交互效果，阻礙到檔案信息化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2.4做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高檔案資源配置的合理性

在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展背景下，傳統(tǒng)的招商檔案管理方式已經(jīng)很難適應(yīng)于大數(shù)據(jù)管理的需求，這就需要充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和檔案軟件系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息化的建設(shè)工作，以此實(shí)現(xiàn)對(duì)招商檔案的信息化管理。而這就需要做好網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和軟件應(yīng)用系統(tǒng)等基礎(chǔ)建設(shè)工作，以此確保檔案信息化系統(tǒng)之間能夠達(dá)到信息工序、信息安全和業(yè)務(wù)協(xié)作的效果，為招商檔案信息化管理提供有利基礎(chǔ)。在進(jìn)行基礎(chǔ)建設(shè)的時(shí)候，要合理增加投入成本，對(duì)經(jīng)費(fèi)投入渠道進(jìn)行有效拓寬，并充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，結(jié)合檔案信息化的建設(shè)特點(diǎn)進(jìn)行信息安全、數(shù)據(jù)保密及系統(tǒng)應(yīng)用等功能的建設(shè)，并不斷加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)軟件的開發(fā)和優(yōu)化，有效促進(jìn)招商檔案信息化的建設(shè)發(fā)展。此外，為提高招商檔案資源的利用率，使招商檔案資源的價(jià)值得到充分發(fā)揮，要針對(duì)檔案資源進(jìn)行合理配置，根據(jù)社會(huì)多元化的檔案需求對(duì)不同行業(yè)、不同地區(qū)和不同區(qū)域的檔案信息資源進(jìn)行聯(lián)系，從而形成跨系統(tǒng)的招商檔案服務(wù)體系，滿足于檔案使用者的各種需求，有效提高招商檔案管理的整體水平。

3.結(jié)語(yǔ)

綜上所述，招商檔案管理工作不僅直接影響著招商工作的順利進(jìn)行，對(duì)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展也有著極大的影響作用，為提高招商檔案管理工作的效率和質(zhì)量，應(yīng)積極組號(hào)宣傳工作、提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，做好調(diào)查工作、完善檔案管理工作制度，做好資源建設(shè)、提高監(jiān)管力度，做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、提高檔案資源配置的合理性，從多方面促進(jìn)招商檔案管理工作的科學(xué)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]牛靜華.招商引資檔案管理與信息資源共享探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（18）：146.

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