劉濤

一、信息系統(tǒng)應(yīng)用于檔案管理中的必要性

信息化系統(tǒng)是源于現(xiàn)代信息化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展以及先進(jìn)高速發(fā)展的檔案管理工作。文件作為檔案被檔案管理部分進(jìn)行收集、整理、保存以及供人們查閱。在以往的檔案管理過程中，多以紙質(zhì)文件作為信息的主要載體，檔案管理需要很多的存放空間以及工作人員。因此，為了簡(jiǎn)化檔案管理模式，提高檔案管理效率，信息系統(tǒng)被應(yīng)用到檔案管理中去。檔案管理信息化引起了檔案管理工作的一場(chǎng)徹底變革，原本的紙質(zhì)檔案被電子檔案所取代，用于存放檔案的檔案室也被幾臺(tái)電子計(jì)算機(jī)替換。原本需要大量人力資源進(jìn)行集中收集、整理、存放、管理的工作也可以根據(jù)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)（即MIS）輕松地進(jìn)行自動(dòng)分類管理與保存。

二、信息系統(tǒng)在檔案管理中的應(yīng)用

（一）提高檔案管理的工作效率。檔案的管理主要分為收集、整理、歸納、查詢這四項(xiàng)工作。信息系統(tǒng)在檔案管理中應(yīng)用之后，給這思想工作帶來的本質(zhì)上的變革，打破了原有的管理模式，從而在根本上提高了管理質(zhì)量與管理效率。檔案信息的收集與整理是檔案管理工作的基礎(chǔ)，是實(shí)行檔案管理信息化的根本。因此，在收集信息的過程中，檔案管理工作人員應(yīng)該具有較強(qiáng)的信息收集能力。同時(shí)，檔案的收集工作是檔案管理過程中最為復(fù)雜的一個(gè)環(huán)節(jié)。管理者需要將收集到的信息準(zhǔn)確無誤的輸入進(jìn)電子計(jì)算機(jī)，只有準(zhǔn)確的完成這一任務(wù)，檔案管理工作才能夠順利無誤的展開。在將檔案信息準(zhǔn)確無誤的輸入進(jìn)電子計(jì)算機(jī)之后，檔案信息的整理與歸納工作正式展開。需要注意的是，已錄入進(jìn)計(jì)算機(jī)的檔案信息中存在著許多不完善之處，需要管理人員在歸納的過程中逐步進(jìn)行完善。通過編寫計(jì)算機(jī)程序，實(shí)現(xiàn)檔案信息的分類與加工，將龐大的信息進(jìn)行有序的整理。信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的最終目的就在于可以輕松的通過輸入關(guān)鍵字進(jìn)行檔案內(nèi)容的檢索、查詢并提取。

（二）加強(qiáng)檔案信息的安全性。檔案信息是一個(gè)單位發(fā)展的重要資源，對(duì)于單位未來的發(fā)展有著很關(guān)鍵的借鑒以及參考價(jià)值。因此，如何將重要的檔案信息資源進(jìn)行妥善保管成為了檔案管理著研究的重點(diǎn)課題。而信息系統(tǒng)的出現(xiàn)很好地解決了這一問題，信息系統(tǒng)能夠通過網(wǎng)絡(luò)將檔案信息資源進(jìn)行上傳，通過建立網(wǎng)絡(luò)電子數(shù)據(jù)信息檔案資料庫，可以使需要檔案信息的人通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行閱覽與下載，同時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器加密等方式賦予特定人群訪問權(quán)限，是登錄人員在訪問過程中需要使用密碼驗(yàn)證身份。原有的管理模式存在著許多不安全因素，如突發(fā)的災(zāi)害、火災(zāi)、水災(zāi)等都會(huì)造成檔案資源無法彌補(bǔ)的損失。使用信息新通知后，利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸與共享已經(jīng)成為信息系統(tǒng)在檔案管理中的主要應(yīng)用方向，極大地保證了檔案信息的安全性與可靠性。

（三）利用信息系統(tǒng)提高檔案管理質(zhì)量。在信息系統(tǒng)應(yīng)用到檔案管理中之后，在很大程度上提高了檔案管理的管理水平。首先，信息系統(tǒng)可以將各部門的工作統(tǒng)一起來。原本的管理模式的局限性在于，對(duì)于一些大型單位或企業(yè)，檔案的管理容易出現(xiàn)斷點(diǎn)，一旦出現(xiàn)問題，檢查漏洞的工作會(huì)變得十分繁瑣。信息系統(tǒng)應(yīng)用到檔案管理中去之后，利用互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)等方式實(shí)現(xiàn)了檔案信息的及時(shí)更新，保證檔案資料的更新進(jìn)度，減少工作漏洞。另外，無紙化的檔案管理模式還能夠在一定程度上節(jié)約管理空間，改變?cè)屑堎|(zhì)檔案管理的堆放問題，一旦出現(xiàn)需要銷毀的檔案，管理人員只需在計(jì)算機(jī)上操作即可，較少了污染與浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

三、檔案管理信息系統(tǒng)未來的發(fā)展趨勢(shì)

通過以上論點(diǎn)的探討我們可以很清楚的看出使用信息系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行管理的必要性以及信息系統(tǒng)在檔案信息管理中應(yīng)用的各個(gè)方面。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，未來的信息系統(tǒng)必然會(huì)變得更加高效與科學(xué)。下面本論點(diǎn)將具體討論未來檔案信息管理的發(fā)展趨勢(shì)。

（一）功能更加全面，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。未來的信息系統(tǒng)檔案管理的發(fā)展肯定是一個(gè)全方面發(fā)展的趨勢(shì)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)的普及，檔案管理信息系統(tǒng)將會(huì)朝著更加專業(yè)、系統(tǒng)的方向進(jìn)行開發(fā)。與此同時(shí)，適用于企業(yè)檔案管理、學(xué)校檔案管理、公共機(jī)構(gòu)檔案管理的信息管理系統(tǒng)會(huì)被逐漸研制出來應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域的檔案管理工作中，再提供檔案管理的過程中，還會(huì)逐步將辦公自動(dòng)化，不斷提高辦公效率與管理質(zhì)量。

（二）檔案管理上升到知識(shí)管理。檔案管理所面臨的未來是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的未來，因此未來檔案信息管理系統(tǒng)在發(fā)展過程中也會(huì)有原來的單一檔案管理轉(zhuǎn)化為知識(shí)管理。將將檔案資源進(jìn)行收集整理的過程中，收集者將會(huì)更加注重將檔案中的知識(shí)資源進(jìn)行提取，將有效的知識(shí)資源通過信息系統(tǒng)進(jìn)行共享，提高檔案的利用效率與實(shí)際效益。

四、結(jié)語

通過以上文章的分析與探討我們可以很清楚的看出信息系統(tǒng)在檔案管理中的應(yīng)用以及未來信息系統(tǒng)在檔案管理中的發(fā)展趨勢(shì)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，信息系統(tǒng)會(huì)逐漸應(yīng)用到人們生產(chǎn)生活的各個(gè)領(lǐng)域，相信檔案管理也會(huì)隨著信息技術(shù)的發(fā)展變得更加便利。在信息化大趨勢(shì)的推進(jìn)之下，未來信息檔案資源會(huì)以更高的效率進(jìn)行資源的收集、分類、以及管理。在科技與經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的未來，信息化更成為了一種資源。相信隨著相關(guān)學(xué)者與研究人員的進(jìn)一步努力與探索，更加科學(xué)高效的信息管理系統(tǒng)會(huì)被研制出來，不斷的應(yīng)用到檔案信息管理系統(tǒng)之中。