張鵬

在當前科學技術水平快速發(fā)展背景下，越來越多先進技術涌現(xiàn)，并廣泛應用在各個行業(yè)領域，作為社會前沿技術之一，信息技術在檔案管理工作中應用具有十分深遠的影響。檔案信息化建設是檔案事業(yè)本世紀一項重要的戰(zhàn)略選擇，信息技術的廣泛應用能夠有效提升檔案管理成效，降低人工勞動強度，規(guī)避人為失誤可能性，提升檔案管理工作質量。但同時，檔案信息化建設也是一項挑戰(zhàn)，其中存在的一系列問題仍然制約著檔案信息化建設活動有序開展，有待進一步完善。加強對檔案信息化建設中存在的問題和對策研究是十分有必要的，有助于為后續(xù)研究體提供參考。

一、檔案信息化建設必要性

1.檔案信息管理標準化

實現(xiàn)檔案管理工作標準化，主要是強調檔案實體管理轉變?yōu)樾畔⒒芾磉^程中的規(guī)范、標準，主要是由相關檔案上級主管部門制定發(fā)布，具體表現(xiàn)在以下幾個方面內容：（1）嚴格按照檔案管理的相關標準落實到著錄和標引檔案信息等工作。（2）根據(jù)檔案數(shù)字化存儲和管理的方式，制定相配套的規(guī)章制度和標準，促使檔案信息存儲標準化。（3）檔案新政管理部門制定信息管理標準，實現(xiàn)檔案信息管理更加標準化。（4）網(wǎng)絡信息質量和網(wǎng)絡體系結構規(guī)范制定相應標準，促使網(wǎng)絡信息能夠更快的傳輸和利用。

2.檔案信息存儲數(shù)字化建設

檔案信息存儲數(shù)字化建設是檔案信息化建設的根本基礎，檔案信息承載體逐漸從以往的紙質形態(tài)轉變?yōu)橛嬎銠C管理的數(shù)字形態(tài)，包括檔案信息輸入和接收。檔案數(shù)字化輸入和接收可以有效實現(xiàn)檔案管理信息化，構件檔案目錄中心，對檔案信息進行收集和傳輸；檔案專題進行信息加工，將編研成果采用數(shù)字化的形式加以處理，實現(xiàn)檔案編研成果數(shù)字化發(fā)展；手工輸入和圖像掃描，以此來實現(xiàn)檔案全文數(shù)字化輸入。

二、檔案信息化建設中存在的問題

1.檔案信息化建設存在誤區(qū)

有一些單位由于自身思想意識存在偏差，在檔案信息化建設終未能充分結合實際情況，指導思想上發(fā)生偏離，將信息化建設作為一種工作成績來開展，或是被動的應付上級主管部門下達的任務，促使檔案信息化建設敷衍了事。檔案信息化認知工作不充分，由于檔案信息化建設中涉及到眾多的數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡建設以及系統(tǒng)開發(fā)等眾多內容，這些內容復雜且難度大，實施起來很容易受到客觀因素影響，加之實際要求過高，難以取得預期成效。

2.缺乏統(tǒng)一規(guī)范和標準

我國當前檔案信息化工作標準化建設，計算機軟件在開發(fā)中缺乏整體的規(guī)劃性，在實用性方面存在較大的缺陷和不足；計算機相關設備檔次不一，未能科學合理配置硬件環(huán)境；檔案信息化建設缺少相應技術和系統(tǒng)管理的支持，管理缺乏明確的技術性標準，種種因素均在不同程度上制約著檔案信息化建設活動有序開展。

3.檔案信息化工作體制不完善

在檔案信息化建設過程中，內部各個部門之間缺少緊密的配合協(xié)作，工作效率偏低。管理檔案的文化事業(yè)機構性質相同，相應新時期面臨的挑戰(zhàn)也是相同的，但是由于彼此之間缺少充分的溝通和交流，導致檔案信息化開發(fā)和運作效率偏低，致使大量資源浪費。其次，檔案部門和其他信息管理機構之間缺少合作，由于傳統(tǒng)管理體制的影響，導致圖書、情報以及檔案部門并沒有站在一個平臺上，共同研發(fā)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)信息網(wǎng)絡。

三、加強檔案信息化建設的對策

1.結合實際情況，制定科學合理的規(guī)劃部署

檔案信息化建設應該摒棄以往思想上的局限，堅持對檔案信息的開發(fā)和利用為主，充分發(fā)揮檔案信息化建設的作用。從實際情況出發(fā)，突出工作重點，充分結合檔案利用特點，有針對性開展檔案信息化建設工作，確保工作能夠落實到實處，充分發(fā)揮投資效益。檔案信息化建設作為一項系統(tǒng)且復雜的工程，應該進行統(tǒng)籌規(guī)劃，有計劃、有重點的開展工作。與此同時，還應該做好檔案信息化建設的硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)，構建統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，打下堅實的基礎。

2.加強組織協(xié)調，科學合理配置信息資源

檔案信息化建設作為一項系統(tǒng)工程，在設計工作開展中只有高效的組織機構才能有序開展工作，這就需要加強組織協(xié)調能力，明確各個部門機構的職責要求。優(yōu)于檔案信息化建設核心工作是檔案信息資源建設，通過協(xié)調各個組織機構來配置檔案信息資源，充分開發(fā)和利用檔案信息資源，為檔案信息化工作開展提供更加堅實的保障。

3.加強高素質創(chuàng)新人才培養(yǎng)，確保工作能夠有效開展

檔案信息化建設中，對于高素質創(chuàng)新人才的培養(yǎng)是尤為重要的，根據(jù)檔案信息化建設的實際需求，堅持以人為本的原則，有針對性開展檔案信息化建設活動。首先，應該轉變以往陳舊的思想觀念，樹立正確的檔案創(chuàng)新型人才培養(yǎng)觀念，建立統(tǒng)一的評價標準，定期組織人員培訓和考核，提升人才培養(yǎng)成效。

綜上所述，檔案信息化建設是一項十分復雜、系統(tǒng)化的工程，在實際工作開展中涉及內容較廣，很容易受到客觀因素影響，這就需要堅持以人為本的原則，培養(yǎng)更多創(chuàng)新型人才，結合檔案信息化建設的要求和相關標準，有針對性落實到檔案信息化建設工作，做好各個部門之間的協(xié)調工作，科學合理配置檔案信息資源，提升工作成效。