任蓮麗

摘要：雖然現(xiàn)代的檔案管理工作之中被加入了很多信息技術(shù)，大部分檔案材料完成了從紙質(zhì)形式向電子形式進(jìn)行轉(zhuǎn)換的任務(wù)，管理檔案這項工作也變得更加便捷。但是電子檔案具有的劣勢也需要被檔案管理者注意到，雖然能夠通過具有信息化特點的電子檔案來實現(xiàn)管理需要，但是從當(dāng)前的信息化管理檔案的情況來看，紙質(zhì)檔案并不能完全被取代，管理人員需要正確地看待紙質(zhì)檔案在檔案管理工作之中的作用，本文根據(jù)對紙質(zhì)檔案的了解，對其在信息化檔案管理中的重要性進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化技術(shù)；紙質(zhì)檔案；重要性

在檔案信息的現(xiàn)代化管理階段逐漸實現(xiàn)了電子化管理，這對檔案信息管理工作質(zhì)量有著多方面的提升，但在全面實行信息化管理的階段中工作人員對是否保留紙質(zhì)類型文件存在著一些爭議，紙質(zhì)類型檔案和電子類型檔案相比，雖然在儲存方式上以及管理模式上存在一定的不足，但紙質(zhì)類型文件也因其不容易被修改而具有更高的真實度，應(yīng)將紙質(zhì)類型檔案管理方式和電子類型檔案管理方式相結(jié)合才能真正做到檔案管理的科學(xué)化以及高效化。

一、紙質(zhì)檔案基本情況分析

對紙質(zhì)檔案在信息化的檔案管理體系之中的重要性進(jìn)行了解之前，首先需要對紙質(zhì)檔案的基本情況進(jìn)行了解，主要需要對其具有的幾點優(yōu)勢進(jìn)行明確，與新型電子檔案相比，紙質(zhì)檔案材料具有以下幾方面優(yōu)勢：

首先紙質(zhì)檔案材料可以保持較強(qiáng)的依附性，這種依附性主要體現(xiàn)在信息內(nèi)容與載體之間的依附性，相對電子材料，對紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行更改的難度更大，可以使器內(nèi)部的信息更加穩(wěn)定，將檔案載體與信息進(jìn)行充分融合，在這種依附性的影響之下，檔案材料可以具有更高的真實價值；其次，借助檔案材料，還能對相關(guān)的原始憑證進(jìn)行體現(xiàn)，紙質(zhì)檔案材料的記錄內(nèi)容包括材料發(fā)生的時間，而這種準(zhǔn)確的歷史時間可以增強(qiáng)檔案材料的可信度，比起時間元素較為模糊的電子文檔，能夠使材料具有更高的接受度；最后檔案材料受到其載體的影響，具有更高的耐久度，一般紙質(zhì)材料能夠被存儲的時間比較長，如果儲存環(huán)境相對優(yōu)越，其受到損傷的可能性也比較低，管理人員可以對其進(jìn)行長期保存，檔案材料的壽命也會被有效延長。

紙質(zhì)檔案材料具有缺點也需要被檔案管理人員正視，以便可以使管理工作具有更高的合理度，對紙質(zhì)的檔案材料進(jìn)行管理時，其耗費的物力以及人力比電子檔案管理工作更多，管理人員需要花費在材料整理工作中的時間也更多，因此會使信息化管理檔案這項工作的效率降低，使管理檔案的時間被延長，在紙質(zhì)檔案材料的影響之下，檔案材料的共享活動難以被實現(xiàn)，紙質(zhì)檔案突顯的出來的主要特點是信息的獨占性，因此會降低檔案材料原有的利用率，紙質(zhì)檔案占有的空間也相對比較大，如果對其的日常管理活動沒有被做好，就會使紙質(zhì)檔案因受到損害而出現(xiàn)不完整的問題，以上紙質(zhì)檔案的缺陷都是需要被管理者注意的。

二、重要性分析

雖然紙質(zhì)檔案材料的管理活動使檔案管理人員的工作難度加大，但是管理人員仍舊需要正視這種材料的重要性，以便可以更好地規(guī)劃其管理工作。

（一）提升檔案材料的真實性。

檔案生命力最基本的體現(xiàn)就在于檔案的原始證據(jù)和法律憑證作用兩大方面。對檔案來說，完全實現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)上應(yīng)用就必須解決好電子檔案的真實性及其法律效力兩個問題，對于管理完善的紙質(zhì)檔案來說，其真實性是確定無疑的。紙質(zhì)檔案的真實性和法律效力比電子檔案要高出很多。在檔信息化管理過程中，因為真實性在電子檔案中的難以確定性，對于那些比較重要的文件檔案，若利用電子文檔，就需要保存原始紙質(zhì)檔案來使其真實性和法律效力有可靠的保證。

（二）提升檔案材料的安全性。

因為計算機(jī)軟硬件系統(tǒng)及信息存儲的本身就有缺陷和不足，與紙質(zhì)檔案比較起來，電子檔案在傳輸、存儲和利用中的安全性就相對比較弱，也就比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案難以進(jìn)行信息安全防護(hù)。很多存在于電子檔案中的信息安全問題不可能出現(xiàn)在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案中，且紙質(zhì)檔案安全管理的模式和經(jīng)驗都已經(jīng)非常成熟。要確保信息環(huán)境下的電子檔案的安全可靠，不僅需要開發(fā)和應(yīng)用諸多類型的信息安全與技術(shù)手段，紙質(zhì)檔案提供的安全保障也有著不可替代的作用。

（三）保障材料的永久性價值。

因為電子文件必須在光盤、磁盤等電子介質(zhì)的虛擬空間中存儲，就不可避免地被存儲載體、技術(shù)條件和外部環(huán)境等因素影響，與紙質(zhì)實體檔案相比，有著比較低的保存和使用壽命。紙質(zhì)檔案安全保存產(chǎn)生威脅的環(huán)境，對電子檔案存儲載體和使用設(shè)施保管的要求更為苛刻。對紙質(zhì)檔案來說，為其提供冷熱干濕條件適宜、遠(yuǎn)離自然災(zāi)害和人為盜取破壞等因素的環(huán)境，則其有著可以超過一千年以上的長期壽命。

三、發(fā)揮紙質(zhì)檔案的作用的方法

在對紙質(zhì)檔案材料的重要性有所了解之后，就可以對能夠使其價值完全被展現(xiàn)出來的管理方法進(jìn)行研究。

（一）革新管理觀念。

長期以來，紙質(zhì)檔案都是檔案管理人員的管理客體，檔案管理人員已習(xí)慣于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式和方法。但是，由于紙質(zhì)檔案與電子檔案共存是一個無法避免的發(fā)展趨勢，這就要求檔案管理人員面對現(xiàn)代檔案管理信息化大趨勢盡快使自己的思想觀念實現(xiàn)從傳統(tǒng)到現(xiàn)代的轉(zhuǎn)變，以全面型檔案管理人才的標(biāo)準(zhǔn)要求自己，與時代的要求合拍，科學(xué)管理電子檔案。檔案管理人員只有在不斷提高自己綜合素質(zhì)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步強(qiáng)化自我創(chuàng)新能力，才能樹立起現(xiàn)代檔案管理人員的新形象。

（二）完善管理制度。

檔案信息化管理離不開與計算機(jī)技術(shù)的結(jié)合。數(shù)據(jù)的質(zhì)量決定著檔案信息的質(zhì)量，合格的數(shù)據(jù)格式必須將相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)建立和完善。同時，還要推進(jìn)新型檔案信息載體存貯格式與轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)、多媒體設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)等項目。因此，必須將完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與制度建立起來，進(jìn)一步規(guī)范電子檔案和紙質(zhì)檔案工作。

四、結(jié)束語

本文首先對紙質(zhì)檔案的基本情況進(jìn)行了研究，然后將紙質(zhì)檔案材料放到了信息化的檔案管理環(huán)境之中，對其重要性進(jìn)行了論述，檔案管理人員需要對紙質(zhì)檔案保持正確的認(rèn)識，雖然紙質(zhì)檔案向電子化轉(zhuǎn)變是一種檔案事業(yè)的必然發(fā)展趨勢，但是紙質(zhì)檔案仍舊在管理活動中處于一種不可被撼動的地位，紙質(zhì)檔案能夠?qū)﹄娮訖n案現(xiàn)有的缺陷進(jìn)行彌補，管理人員在對檔案材料進(jìn)行管理的時候，需要堅持將紙質(zhì)檔案與電子檔案進(jìn)行結(jié)合管理，保證在信息化技術(shù)的支持之下，現(xiàn)代化的檔案管理體系能夠呈現(xiàn)出更為完善的管理效果。

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