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        淺談秘書人員如何做好企業(yè)辦公室業(yè)務

        2018-08-06 13:00:10孫淋莉
        魅力中國 2018年19期
        關鍵詞:思想觀念秘書著力

        孫淋莉

        辦公室是企業(yè)當中較為特殊的一個部門,它不同于技術、財務、經(jīng)營等職能部門具有技術性、專業(yè)性的特點,對工作人員的綜合素質要求很高。所以作為辦公室秘書人員,要具備五種基本能力,才能把本職工作做實、做細、做活。

        首先,要著力培養(yǎng)學習的能力。學習是工作之基,能力之源。對一個合格的秘書人員來說,具備淵博的知識,是做好自身工作的根本基礎。辦公室主要工作就是接人待物,行文發(fā)文,資料編寫,這三項工作對工作人員的知識水平、業(yè)務能力要求很高,既要熟悉企業(yè)的基本工作,又要有較高的政治理論水平。這就需要深厚的知識積累。那么,如何通過學習來提高工作能力呢?一是加大學習頻率。積極參加企業(yè)組織的業(yè)務培訓、技能考試等活動。對秘書人員來說,這些培訓都有很強的針對性,都是日常工作必需的,要真正把這些機會利用起來。二是豐富學習內(nèi)容。企業(yè)組織的各種培訓活動,對做好工作來說是遠遠不夠的,要利用工作之余,既要立足工作需要設置學習內(nèi)容,又要有目的、有針對性地多去接觸工作之外的知識,以達到開闊視野、增長才干的目的。

        其次,要著力培養(yǎng)綜合協(xié)調(diào)的能力。辦公室是企業(yè)的綜合管理部門,主要承擔服務的職能,對外對內(nèi)對上對下起著聯(lián)絡平衡、上情下達、下情上達的作用,是整個企業(yè)的紐帶和樞紐。這就需要秘書人員具備較強的綜合協(xié)調(diào)能力。所謂協(xié),就是幫助,所謂調(diào),就是平衡。兩者加起來,說明辦公室工作就是要在千絲萬縷的工作中,使工作做的順暢順便。如何才能在繁雜的辦公室工作中,變得游刃有余、左右逢源呢?一是正確定位工作角色。在具體工作處理中,角色定位出現(xiàn)偏差往往給工作帶來不必要的麻煩。怎么處理與上級、平級,與其他部門之間的關系,很大程度上決定著工作的成敗。所以,一定要擺正自己的位置。二是理順工作關系。領導布置的任務,牽涉哪些部門、哪些人員,相互之間是什么關系,需要怎么溝通聯(lián)系,一定要心中有數(shù),切忌盲目處置,造成工作難以推進。三是正確處理人際關系。在工作中,既要重視工作效率,又要重視人際關系,盡量營造和諧融洽的氛圍,不要因為追求工作進度,而使自己處于尷尬的境地。

        再次,要著力培養(yǎng)多謀善斷的能力。辦公室工作紛繁復雜,需要經(jīng)常處置一些突發(fā)問題,更加需要秘書人員多謀善斷,以有效應對各種可以預料和難以預料的困難和挑戰(zhàn)。多謀就是長于謀略、謀劃,做到全面的謀,多方面的謀。全面的謀、多方面的謀,就是在事件處理過程中,既能抓住主要矛盾,又能帶動解決各種次要矛盾,既能把困難估計的充分,又能把辦法想的周全。這樣才能在復雜多變的形勢中贏得主動。善斷就是善于決策決斷。對秘書人員來說,越是情況復雜,越需要果斷決策的能力。能根據(jù)調(diào)查研究,制定各種解決方案,取長補短,優(yōu)中選優(yōu),使得事件處置快速有效。

        第四,要著力培養(yǎng)創(chuàng)新巧干的能力。辦公室工作千頭萬緒,既需要埋頭苦干的精神,更需要創(chuàng)新巧干的能力。就是說要會干事、干成事,用最好的方法、最快的時間,使各項工作完善完美的解決掉。這就需要秘書人員具備創(chuàng)新作為的能力。一是突破慣性思維。思想觀念決定思維方式。思想觀念解放了,就能以觀念障礙的突破帶動瓶頸制約的突破,以思想觀念的解放帶動打開工作的新局面。所以,秘書人員在思考問題時,要打破條條框框,多用逆向思維,跳出圈外看問題,就能把問題看的更清楚,方法想的更合理,工作處理的更順暢。二是創(chuàng)新工作方式。面對工作,要學會在千頭萬緒中抓住影響全局的關節(jié)點,少談“不可以”,多說“怎么辦”,多準備幾套方案,優(yōu)中選優(yōu),就能使工作處理的更為迅速。

        第五,要著力培養(yǎng)膽大心細的能力。辦公室工作多半責大擔重,工作要求嚴格,必須做到百密而無一疏。這就需要秘書人員,既要敢想敢干,又要謹慎穩(wěn)妥。遇到工作不畏首不畏尾,能拿得起放得下,大膽的去干,集中全部心思和精力去推動落實,多想辦法,少談困難,多辦實事,少說空話。同時,又要認真對待自己所負責的工作,做起事來緊張不毛躁,一絲不茍,做到“踏石留印,抓鐵有痕”,不放過一絲疏漏。這樣才能把工作做的圓滿成功。

        這五種能力是對辦公室秘書人員的最基本要求。作為辦公室秘書人員,一定要努力培養(yǎng)這五種能力。只有這樣,才能在零亂復雜的工作中,變得游刃有余、如魚得水。

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