吳佳興

檔案是歷史的縮影，它真實(shí)地記錄了一個(gè)國(guó)家、一個(gè)民族、一個(gè)地區(qū)乃至一個(gè)單位的發(fā)展進(jìn)程。對(duì)我們正確地總結(jié)過(guò)去，指導(dǎo)現(xiàn)在，規(guī)劃將來(lái)都具有十分重要的參考價(jià)值，同樣檔案工作的好壞也直接影響著一個(gè)單位的工作作風(fēng)和工作效率，檔案和檔案工作的這一本質(zhì)特點(diǎn)是我們認(rèn)識(shí)做好文書(shū)檔案工作的基點(diǎn)。幾年來(lái)，我們?cè)诰贮h委的重視和支持下，在上級(jí)業(yè)務(wù)部門的指導(dǎo)下，從加強(qiáng)文書(shū)檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)著手，認(rèn)真做好機(jī)關(guān)文書(shū)檔案工作，有效地促進(jìn)了機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的開(kāi)展。

一、加強(qiáng)文書(shū)檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)

文書(shū)檔案工作的一大特點(diǎn)，就是平時(shí)不起眼，也不引人注目。但是如果平時(shí)基礎(chǔ)工作沒(méi)做好，到用再來(lái)補(bǔ)做，就會(huì)影響工作，為使機(jī)關(guān)文書(shū)檔案工作適應(yīng)新時(shí)期水利系統(tǒng)事業(yè)發(fā)展的需要，我以為主要應(yīng)從以下幾項(xiàng)工作做起。

1.做好收集工作，豐富檔案資源。文書(shū)收集是檔案工作的起點(diǎn)，是檔案的來(lái)源，它在整個(gè)文書(shū)檔案工作中是一個(gè)極為重要的環(huán)節(jié)。為此，從收集的宣傳工作做起，結(jié)合本單位的實(shí)際情況和過(guò)去的教訓(xùn)，利用多種形式廣泛宣傳檔案集中管理的好處和重要性，宣傳過(guò)去檔案散失造成的損失和教訓(xùn)，積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視和全局同志的支持。其次，建立收集制度。根據(jù)以前在收集工作中存在的問(wèn)題，建立平時(shí)歸檔制度，在機(jī)關(guān)的檔案材料分類編目，做到平時(shí)按目歸檔，按材料的機(jī)密程度分開(kāi)保管，“收得進(jìn)”“拿得出”解決了過(guò)去檔案沒(méi)有人及時(shí)收，或者交了不放心、不方便的后顧之憂，從而保證了收集工作的正常展開(kāi)。同時(shí)在平時(shí)的收集工作中，做檔案收集的有心人。遇事先思考兩件事：一是要收些什么？二是要提供些什么？用收集促提供，由提供促收集。為此，在收集工作上做到：勤記、勤收、勤催。上同領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，下同各科室、基層單位聯(lián)系，把住發(fā)文關(guān)、打印關(guān)、印章關(guān)、會(huì)議關(guān)、動(dòng)向關(guān)，確保檔案材料收集齊全。僅2006年，我們收集整理材料共458件，收集整理；照片檔案三百多張，建立了照片檔案，完成了整理任務(wù)，也大大豐富了我局的檔案內(nèi)容。

2.加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，深化檔案內(nèi)涵。所謂檔案基礎(chǔ)主要是整理檔案，熟悉檔案，使檔案分類排列清楚、條線性強(qiáng)、對(duì)保存的檔案內(nèi)容做到心中有數(shù)，了如指掌，為提供利用檔案打好基礎(chǔ)。在整理檔案中，我認(rèn)為檔案人員要在三個(gè)基本功上下功夫，即一要明確分類的標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)分類標(biāo)準(zhǔn)選定后，在檔案材料整理中，就不能今年采用這種分類，明年采用那種分類，造成分類的混亂狀態(tài)。二是熟悉各種分類方法的特性，掌握每種分類的適用情況。三要掌握本單位的組織變動(dòng)情況、職能情況、檔案材料形成情況。按照這三個(gè)要求，根據(jù)水利系統(tǒng)的機(jī)構(gòu)設(shè)置多變，總職能任務(wù)不變的特點(diǎn)，選擇年度結(jié)合問(wèn)題的分類方法，采用這種方法進(jìn)行分類整理既保持了文件之間的聯(lián)系，又保持人與檔案的連續(xù)性和檔案分類的穩(wěn)定性，如實(shí)反映水利系統(tǒng)工作的歷史面貌。在組卷上，從方便利用的角度去考慮，采用了專題組卷，專題組卷在整理上、鑒定上、編目上、保管上、利用上都比較方便。另外，做好檔案編研工作。我們根據(jù)單位的實(shí)際情況和各種檢索工具的特點(diǎn)，在檔案整理的基礎(chǔ)上編制若干種配合的實(shí)用的檔案檢索工具。比如：在內(nèi)容著錄上采用卡片式檢索工具、在裝訂結(jié)構(gòu)上采用薄冊(cè)式檢索工具。這種檢索工具具有內(nèi)容簡(jiǎn)便、易懂、易查、保管方便、添減靈活的特點(diǎn)，為更好開(kāi)展檔案利用工作服務(wù)。

3.建立健全規(guī)章制度，逐步實(shí)現(xiàn)“以法治檔”。給做好檔案工作指引方向?！稒n案法》的頒布，機(jī)關(guān)文書(shū)檔案工作也必須建立健全必要的規(guī)章制度才能使機(jī)關(guān)文書(shū)、檔案工作做到有法可依，有章可循，我根據(jù)文書(shū)檔案工作的要求，制訂了“收文制度”“閱文制度”“借文制度”“整理制度”“立卷制度”等規(guī)范性文件，這些制度和規(guī)定，是我們機(jī)關(guān)文書(shū)檔案工作的準(zhǔn)則，人人要遵守，人人要照辦，使我局的文書(shū)檔案工作逐步走了管理制度化和業(yè)務(wù)規(guī)范化軌道。

二、主動(dòng)做好檔案的提供利用工作

提高思想認(rèn)識(shí)，明確服務(wù)方向，是主動(dòng)做好檔案利用工作的前提，提高思想認(rèn)識(shí)，就是思想上必須認(rèn)識(shí)兩點(diǎn)：一是認(rèn)清檔案工作在水利系統(tǒng)工作中的地位和作用，樹(shù)立起光榮感、責(zé)任感、緊迫感，增強(qiáng)事業(yè)性；二是認(rèn)清檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性工作，樹(shù)立為第一線服務(wù)的觀念，明確為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為各部門業(yè)務(wù)及本單位的中心工作服務(wù)的方向。熱愛(ài)本職工作，在檔案利用工作上真正做到主動(dòng)了解、熱情接待，細(xì)心詢問(wèn)，耐心查找。檔案的提供利用工作是一個(gè)單位文書(shū)檔案工作的最終目的，也是衡量一個(gè)單位文書(shū)檔案工作水平的尺度。幾年來(lái)，我們?cè)谔接懭绾巫龊脵n案的提供利用工作中，注重了檔案提供利用工作的“主動(dòng)性”“超前性”。比如在增打人畜飲水井階段，我們及時(shí)將國(guó)家、省廳、綏化市局有關(guān)增打人畜飲水井的方針、政策，以及外省市的經(jīng)驗(yàn)等有關(guān)材料準(zhǔn)備好，等待領(lǐng)導(dǎo)利用，后來(lái)在局領(lǐng)導(dǎo)要制訂規(guī)劃決策時(shí)，我們預(yù)先準(zhǔn)備的檔案材料全部被利用上了。

三、加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

1.加大投入力度。要應(yīng)積極培養(yǎng)、選拔高素質(zhì)的專業(yè)人才，編輯檔案管理軟件，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的真實(shí)性、完整性和有效性；要配置掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化，徹底解決老檔案破損、遺失問(wèn)題，確保原件的永久保存。

2.建立了專業(yè)檔案網(wǎng)站。并與市政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實(shí)施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會(huì)提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽，展示本地兩個(gè)文明建設(shè)的成果；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開(kāi)，營(yíng)造有利于當(dāng)?shù)厥薪?jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的良好環(huán)境。

3.加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來(lái)數(shù)字檔案最主要的來(lái)源。我們要實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并歸檔，促進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案室的電子化進(jìn)程。

4.領(lǐng)導(dǎo)要高度重視。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，尤其主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，每年至少要研究一兩次檔案工作的重大事項(xiàng)、重要課題，定期聽(tīng)取檔案工作匯報(bào)，了解檔案工作現(xiàn)狀，提出要求，下達(dá)任務(wù)，指導(dǎo)檔案管理工作開(kāi)展，幫助解決工作中實(shí)際存在的困難和問(wèn)題。要重視和加強(qiáng)本系統(tǒng)內(nèi)的交流與合作，在本系統(tǒng)造成一種互幫互學(xué)，你追我趕的競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)，以先進(jìn)帶動(dòng)落后，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，彌補(bǔ)檔案現(xiàn)代化管理上的差異，取長(zhǎng)初短，共同提高。