劉雅琪

中國儀器儀表學會會展部主任沙旋進入會展業(yè)已近十年，信息化專業(yè)出身的他，親眼見證了會展領域的科技運用給行業(yè)帶來的巨大飛躍。

消失的環(huán)節(jié)與疏漏

沙旋表示，首先，科技的進入讓主辦方節(jié)省人力物力，工作更有效率，也更好地服務企業(yè)。若放在以前，招展的流程大致是這樣：確認企業(yè)參展，參展企業(yè)填寫諸多表格提供信息，主辦進行審核并回復。這其中會消耗大量的工作時間與參展企業(yè)反復確認溝通，比如會刊信息要求每家企業(yè)自我介紹字數(shù)在200字之內(nèi)，如果企業(yè)提供的字數(shù)過多，就得打電話給參展商要求刪減，導致來回溝通，主辦方在這一點小事上就會花很多時間；現(xiàn)在網(wǎng)站上就給200字的輸入框，多了自己刪字數(shù)，量化下來十分便利，頂多發(fā)條短信催一下客戶就行。其他的展商胸卡信息、會刊信息、展板信息、展具租賃信息、邀約信息等等都在網(wǎng)絡上提交匯總，以前得不斷地去郵箱里收郵件，排信息，排版是否好看，格式對不對，還差什么，然后再去催；現(xiàn)在主辦方直接登錄展會網(wǎng)站，后臺審核通過，表格直接生成?！艾F(xiàn)在花的時間連以前的1%都不到，這個環(huán)節(jié)基本上可以說就消失了?！鄙承f道。

同時，展會科技的進步也能避免工作問題。沙旋舉例，比如銷售系統(tǒng)的展位圖，以前賣展位不小心就會賣重了，這個位置已經(jīng)賣了，但其他同事不知道，又賣一遍，發(fā)現(xiàn)了之后就得給人賠不是，還得協(xié)商送出別的展位，反而倒貼，為了避免這種情況，以前銷售人員天天都要開會碰頭，甚至要在辦公室大喊一聲通知其他人；而如今的系統(tǒng)直接就可以把展位鎖定，是否預留、預留多少時間、預留給哪個企業(yè)后臺都看得到，并能隨時統(tǒng)計顯示多少家多少面積已經(jīng)售出，多少家多少平米是在預留狀態(tài)，這樣一來輕松避免了這樣的工作問題。

但科技化的應用也不盡然適用于每個展會，比如展會面積較小、參展商數(shù)量不多，特別是新興的展會，展位面積還是要人工操作做個性化的引導和劃分，不能放到網(wǎng)上直接賣；規(guī)模更大的展會可以直接模塊化、標準化，一是展位充足，二是體量大，如果展位做有針對性調整的話成本高?！靶畔⒒m用的是減少重復勞動，所以規(guī)模越大反而越適合。”沙旋表示，使用更好的服務沒問題，但也要考慮成本和適用性。

沙旋在講述展會的智能化時一直十分注重這種“智能”的適用性，無論新科技多好，都要選擇適合自己的來運用。每一個展會都處在自身發(fā)展的不同時期，科技會解放出主辦方更多的精力和人員成本，從而把這些精力和人員投入到更有價值回報的工作中去。

精準對接 提高效率

除此之外，還有很重要的一個環(huán)節(jié)的提升——觀眾登記。沙旋告訴記者，作為主辦方，他們會提前給參展商一個鏈接，讓參展商登記自己的客戶，客戶來到展會，不用填表，做個胸卡直接過，掃碼后會發(fā)信息給當初登記這位客戶的參展商，提醒這位客戶入場了，可以提高參展商對自己客戶的服務。同時對于特邀客戶，主辦方也會給參展商鏈接讓其客戶填寫信息，展會現(xiàn)場給填寫過的客戶提供午飯、禮品，鼓勵大家來登記。這樣一來，展會平臺上可以看到那些企業(yè)客戶的登記信息，促進會上會下的交流洽談，可以說是給企業(yè)和展商的一個優(yōu)惠增值，能提升企業(yè)的參展體驗，提高服務質量，而這樣簡便的登記過程，以前卻只能靠展商現(xiàn)場挨個換名片完成，并且沒有這些好的會場體驗。

值得注意的是，這樣的一個預登記過程并不僅限于企業(yè)和個人的信息。沙旋向記者展示了2017年《展后報告》，其中的“觀眾分析”板塊以柱狀圖、餅狀圖的形式展現(xiàn)觀眾成分，十分搶眼，他表示，這些數(shù)據(jù)大部分就是來自觀眾預登記的時候所填寫的表格，這還是比較簡單直觀的，另外還有專門的數(shù)據(jù)分析專家在寫更為詳細的報告，能了解本屆展會的各方面情況，并為來年辦展做更充分的準備。

沙旋認為，展會最需要用科技手段提升的就是服務，即對客戶的精準邀約、對接，展會這幾天最重要的就是展商見到客戶，所以主辦方要知道展商要見哪些行業(yè)的哪些人，數(shù)據(jù)庫一定要龐大而精細，然后進行精準的宣傳，讓展商對接到想要的企業(yè)。

選擇好用的科技服務

另外，2017年的展會開展了“紅包節(jié)”來預熱，“效果特別厲害，都是幾十萬次的點擊量”，沙旋贊嘆道。所謂“紅包節(jié)”，就是在微信上，“企業(yè)發(fā)紅包，轉發(fā)搶紅包”，大家互相轉發(fā)展會鏈接、關注展會微信公眾號，起到了很好的宣傳作用。不僅如此，規(guī)則設定20塊錢以上的紅包必須到展會現(xiàn)場領取，這樣能盡量保證讓專業(yè)人士到場，沙旋說：“展會現(xiàn)場有人氣，對于展會主辦方來說是特別高興的事情。”

沙旋介紹，中國儀器儀表學會現(xiàn)在合作的這家信息化服務公司，做得非常好。出于專業(yè)背景，在服務商和信息化供應商選擇上，他有一套自己的想法，“它完全符合我對信息化發(fā)展的要求”——第一，做一個信息化項目不能只看眼前利益，甲方乙方要很好的溝通、做朋友，共同保障項目的成功，如果只是簡單的甲方乙方的關系，提出需求就要付錢，甚至付錢也不答應，強制按“規(guī)矩”來，不利于解決問題；第二，一個信息化項目，就像一個孩子，甲方乙方更像母親和父親，大家可能會因為教育孩子有沖突，但需要去協(xié)調，最重要的是一起解決問題，更好地培養(yǎng)它。沙旋說：“只要對方有這樣的能力和態(tài)度，我就會與之合作，但是這樣簡單的要求你會發(fā)現(xiàn)，特別不好找，很多只會看眼前的利益?！比缃窨萍夹畔⒒瘽B透到展會前中后的所有方面，出現(xiàn)問題的時候，沙旋壓力非常大，所以在選擇服務商時，其合作態(tài)度十分重要。

智慧展會在沙旋看來更多是展覽形式的科技提升，帶來體驗和服務的升級，從而增強展會的核心競爭力，但不能為了智慧而智慧，人工智能、大數(shù)據(jù)等科技產(chǎn)品，最終是要讓主辦方買單，而主辦方又要服務于展商的需求——會展科技生產(chǎn)企業(yè)要踏踏實實的解決“上帝的上帝”，也就是展商的問題，提高對展商的服務，增強展會的效果和體驗度。

智慧展會在不斷的創(chuàng)新和發(fā)展中，著力點應該放在體驗和效果上，且最終是要以盈利為目的，所以，適用性很關鍵。另一方面，沙旋也提到，有些展會創(chuàng)新需要互聯(lián)網(wǎng)思維，比如“紅包節(jié)”這種活動技術含量不算高，但效果非常好，所以在硬件之外，“智慧”的思維方式也很重要。