張平

摘 要 隨著社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步特別是我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善和人事制度改革的進(jìn)一步深入舊的規(guī)章制度條例無(wú)法解決新出現(xiàn)的問(wèn)題傳統(tǒng)的管理方式不能適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要人事檔案的管理出現(xiàn)了一些混亂狀況在不同程度上存在著許多問(wèn)題已不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要亟待人們加以解決。

關(guān)鍵詞 人事檔案 存在問(wèn)題

1當(dāng)前人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1檔案管理人員管理水平不高，管理手段落后

由于檔案管理人員大多數(shù)是兼職，因此導(dǎo)致了管檔人員工作變動(dòng)頻繁，新手占70%，加之各級(jí)管檔部門(mén)沒(méi)有組織專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，難以適應(yīng)干部檔案管理工作。又因?yàn)榇蠖鄶?shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，因此會(huì)嚴(yán)重影響了檔案管理水平。管理手段也較陳舊，調(diào)閱檔案時(shí)都是采用原始的手工操作方式，由于反復(fù)調(diào)用原件，陽(yáng)光多次照射，造成紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整與安全。

1.2人事檔案收集工作力度不夠

由于收集歸檔工作制度不健全，導(dǎo)致檔案管理人員執(zhí)行不嚴(yán)格，收集歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)。而且收集歸檔的材料不全面，有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，如一些鑒定、考核和評(píng)價(jià)材料大多是套話，給人以“千篇一律”、“同出一轍”的感覺(jué)，不能準(zhǔn)確反映每個(gè)人的真實(shí)情況。這些都嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量，降低了檔案的利用率。

1.3人檔分離的情況愈加嚴(yán)重

隨著社會(huì)的發(fā)展，特別是隨著人才資源配置市場(chǎng)化，人才流動(dòng)日益頻繁，越來(lái)越多的“單位人”變?yōu)椤吧鐣?huì)人”，人才的流動(dòng)造成人檔分離，棄檔不用的人員越來(lái)越多。并且由于許多公司、單位對(duì)檔案沒(méi)什么要求，導(dǎo)致了這種人檔分離的情況愈加嚴(yán)重。

1.4人事檔案材料內(nèi)容質(zhì)量不高

由于上述原因當(dāng)前許多人的人事檔案質(zhì)量不高缺乏利用價(jià)值其人事檔案材料空洞的、形式的多細(xì)致的、實(shí)際性的少；反映個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、工資、政治面貌等一般情況的多反映個(gè)人道德品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專長(zhǎng)的少；反映過(guò)去情況的多反映當(dāng)前情況的少。尤其是一些材料定性結(jié)論多定量描述少；或者只講優(yōu)點(diǎn)避免缺點(diǎn)；內(nèi)容空乏個(gè)人總結(jié)和組織意見(jiàn)盡是套話無(wú)法全面、公正的評(píng)價(jià)和反映一個(gè)人的情況。

1.5人事檔案管理的信息化程度不高

隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計(jì)算機(jī)信息的水平也在不斷提高，但有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒(méi)有充分挖掘和發(fā)揮，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒(méi)有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用，這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費(fèi)。

2檔案管理問(wèn)題形成的原因

2.1收集的對(duì)象范圍太窄

一些的人事部門(mén)只關(guān)注收集單位主要領(lǐng)導(dǎo)人及高層干部的材料而忽視了廣大普通職工的材料收集造成了領(lǐng)導(dǎo)干部的材料多普通職工的材料少的現(xiàn)象。事實(shí)上人事檔案并不是人物檔案或名人檔案其收集的對(duì)象范圍不應(yīng)只局限于著名人物和主要領(lǐng)導(dǎo)人而應(yīng)是單位的每一個(gè)員工。無(wú)論員工現(xiàn)任何職是否出眾都是該單位寶貴的人力資源有關(guān)其個(gè)人的材料都是單位的寶貴財(cái)富人事部門(mén)均應(yīng)根據(jù)規(guī)定收集齊全。

2.2整理不規(guī)范

整理人事檔案是一項(xiàng)細(xì)致的技術(shù)性較強(qiáng)的工作在《干部檔案整理工作細(xì)則》中曾明確要求整理工作做到“認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。”“通過(guò)整理使每一個(gè)檔案達(dá)到完整、真實(shí)、精練、實(shí)用”的目的。同樣對(duì)于人事檔案工作來(lái)說(shuō)也應(yīng)如此。把個(gè)人材料歸檔成冊(cè)是人事檔案規(guī)范化的基本前提許多單位在這個(gè)方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂甚至根本沒(méi)有清理有些單位檔案隨已立卷成冊(cè)但沒(méi)按要求的格式進(jìn)行分類處理給檔案利用帶來(lái)了諸多不便。

2.3員工人事檔案意識(shí)淡薄

有一部分員工對(duì)于自己的人事檔案不夠重視或根本不重視認(rèn)為人事檔案是“身外之物”可有可無(wú)要用時(shí)想到、不用時(shí)不要認(rèn)為人事檔案根本不影響自己的發(fā)展有意無(wú)意地就遺棄了檔案。中心網(wǎng)曾經(jīng)公布了一項(xiàng)調(diào)查數(shù)據(jù)：在2068名被調(diào)查者中認(rèn)為“工作中注重的是能力檔案沒(méi)用”的占到被調(diào)查者人數(shù)的49.03%另有12.33%的人表示“無(wú)所謂”只有38.64%的人認(rèn)為“擇業(yè)自由但檔案不能遺棄”。這些數(shù)據(jù)將目前社會(huì)上人事檔案意識(shí)淡薄的事實(shí)擺在我們面前機(jī)制不適應(yīng)或規(guī)定不合理等因素可以很快改進(jìn)但這種社會(huì)整體意識(shí)上的欠缺是非常嚴(yán)重的這是導(dǎo)致大量棄檔現(xiàn)象發(fā)生的最主要的原因。

2.4加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

人事檔案是人才信息資源庫(kù)，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)人事檔案壽命的目的。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，是人事檔案服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要，是我國(guó)整個(gè)社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個(gè)具體組成部分，也是適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。這就要求檔案管理部門(mén)進(jìn)一步提高工作效率，準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時(shí)效性。要提高工作效率，就需要對(duì)人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過(guò)屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時(shí)要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會(huì)共享，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。通過(guò)檔案管理工作的不斷完善，檔案管理必將更有效，檔案管理工作必將上一個(gè)新臺(tái)階。