劉昌勇

加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理對(duì)于促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政務(wù)公開(kāi)、完善基層事務(wù)管理、提高政府公信力具有十分積極的作用，隨著信息化時(shí)代的到來(lái)轉(zhuǎn)變鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理方式成為亟待解決的問(wèn)題。本文闡述了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的作用，分析了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的新特點(diǎn)，從構(gòu)建信息管理系統(tǒng)等方面探討了完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的對(duì)策，旨在為探索鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理提供新的思路和理論上的指導(dǎo)。

隨著我國(guó)社會(huì)政治經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展城鄉(xiāng)一體化進(jìn)程逐步加快，居民的生活生產(chǎn)水平提高，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理也成為鄉(xiāng)鎮(zhèn)高質(zhì)量發(fā)展和建設(shè)的重中之重。加之信息化時(shí)代的到來(lái)更是沖擊了傳統(tǒng)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化和有效性是十分有必要的。

1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的作用

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的作用主要有：第一，為后續(xù)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理工作提供依據(jù)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案是將鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作的具體做法用文字的形式保存下來(lái)，具備真實(shí)性和可靠性，而鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)的工作具有一定的重復(fù)性，那么在遇到性質(zhì)內(nèi)容相同的工作時(shí)之前的檔案就是一種很好的案例說(shuō)明。第二，有效保障鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)的利益不受侵害。檔案存在的目的就是為了證明之前工作的完整過(guò)程，在出現(xiàn)多方矛盾無(wú)法說(shuō)明清楚的時(shí)候可通過(guò)查閱之前的檔案說(shuō)明情況有效避免群眾的誤解。第三，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)后期的工作提供經(jīng)驗(yàn)保障。鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作繁雜檔案管理中仔細(xì)記錄了工作處理的方式、不足和今后改進(jìn)的方向，可有效避免在同樣的工作中出錯(cuò)。第四，服務(wù)社會(huì)，通過(guò)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政務(wù)信息公開(kāi)更多的群眾可以了解到政府的政策變化，也可以給其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)提供信息參考。

2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的新特點(diǎn)

2.1 數(shù)字化和信息化要求更高

鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)的檔案主要是分為全宗檔案和非全宗檔案兩類，全宗檔案就是整個(gè)單位事務(wù)的檔案管理，需要注意的是像人口普查、經(jīng)濟(jì)普查等是專門類別的要定為非全宗檔案。對(duì)于這些鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的管理傳統(tǒng)上是定期進(jìn)行文件材料的收集在年底統(tǒng)一整理歸檔查缺補(bǔ)漏后裝訂成冊(cè)，按照當(dāng)?shù)貦n案管理部門的規(guī)定進(jìn)行檔案存放。但是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的推廣對(duì)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的數(shù)字化和信息化提出了更高的要求，檔案管理不僅是收集存放各種紙質(zhì)的文件材料，更重要的是要將鄉(xiāng)鎮(zhèn)日常工作中出現(xiàn)的各種檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息存放在計(jì)算機(jī)平臺(tái)上，以便在日后的工作中查閱和檢索。

2.2 保管期限更長(zhǎng)，服務(wù)范圍更廣

傳統(tǒng)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理由于存放條件的限制使得檔案不能長(zhǎng)時(shí)間保存，但是在現(xiàn)代技術(shù)支撐下檔案保管的期限更長(zhǎng)、服務(wù)的范圍更廣。這主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，檔案收集類別劃分科學(xué)合理，服務(wù)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和進(jìn)步，在進(jìn)行檔案收集的時(shí)候可以將有利于推動(dòng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的歷史性資料單獨(dú)存在，在需要進(jìn)行做法借鑒的時(shí)候快速進(jìn)行調(diào)閱；第二，充分利用信息化平臺(tái)，對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案進(jìn)行加工處理，及時(shí)將鄉(xiāng)鎮(zhèn)的創(chuàng)新政策和檔案資料形成匯編，有限度進(jìn)行信息公開(kāi)，不僅保障了居民的知情權(quán)更為其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展提供了檔案信息方面的幫助，最大限度提高了檔案的有效性。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)要求更高

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員在以前很可能會(huì)在鄉(xiāng)鎮(zhèn)內(nèi)部找一些文化水平不高的居民負(fù)責(zé)，一方面拉近了群眾和政府之間的關(guān)系，另一方面有效節(jié)約了鄉(xiāng)鎮(zhèn)的財(cái)政開(kāi)支。但是隨著計(jì)算機(jī)在鄉(xiāng)鎮(zhèn)日常管理中的使用和普及檔案管理也需要將原先紙質(zhì)的文件材料更多保存在計(jì)算機(jī)中，這就要求管理人員不僅要具備熟練的計(jì)算機(jī)操作能力還要有辨別鄉(xiāng)鎮(zhèn)日常事務(wù)分類的能力、政務(wù)信息公開(kāi)的能力等等。

3 完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的對(duì)策

3.1 樹(shù)立正確檔案管理觀念，構(gòu)建完善的檔案管理體系

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理是鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理的重要環(huán)節(jié)，首先，鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，要認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要作用。只有鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)足夠重視才可能投入更多的時(shí)間和精力在檔案管理方面。其次，鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)要在班子會(huì)議上進(jìn)行研究，制定出適合鄉(xiāng)鎮(zhèn)日常事務(wù)運(yùn)行的檔案管理制度，制度不僅要落實(shí)檔案管理的時(shí)間節(jié)點(diǎn)還要將管理責(zé)任落實(shí)到人。最后，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理體系的建立需要定期進(jìn)行完善，也需要加大對(duì)其的財(cái)力支持，確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。

3.2 搭建檔案管理信息化平臺(tái)，創(chuàng)新檔案管理模式

鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)想要實(shí)現(xiàn)新發(fā)展，就需要時(shí)刻關(guān)注社會(huì)的變化，在檔案管理方面想要搭建檔案管理的信息化平臺(tái)，首先需要購(gòu)買先進(jìn)的設(shè)備，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、信息化的基礎(chǔ)和前提。只有擁有了先進(jìn)的設(shè)備才能把更多紙質(zhì)的文化轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的信息，才能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的存儲(chǔ)和檢索，才能上傳至政務(wù)信息公開(kāi)系統(tǒng)服務(wù)于社會(huì)大眾。其次，要經(jīng)常性對(duì)檔案管理平臺(tái)進(jìn)行安全性維護(hù)避免出現(xiàn)平臺(tái)癱瘓或者受到病毒攻擊等情況。再次，加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理模式的學(xué)習(xí)，要積極引進(jìn)適合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實(shí)際情況且新穎有效的管理模式。同時(shí)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)要引導(dǎo)檔案管理人員加強(qiáng)管理模式上的探索、創(chuàng)新。

3.3 加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)指導(dǎo)，提升檔案管理人員素質(zhì)

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)而又復(fù)雜繁瑣的工作需要專業(yè)性強(qiáng)有責(zé)任心的工作人員擔(dān)任，這就要求相關(guān)部門在安排人員的時(shí)候要慎重。想要不斷提升檔案管理人員的素質(zhì)需要做到：第一，要根據(jù)實(shí)際情況定期組織檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容要針對(duì)檔案管理人員當(dāng)前存在的不足和問(wèn)題，要能夠切實(shí)提高其業(yè)務(wù)水平。培訓(xùn)方式可以采取外出學(xué)習(xí)和邀請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富的行業(yè)人員現(xiàn)場(chǎng)授課相結(jié)合的方式。第二，對(duì)于檔案管理人員自身來(lái)說(shuō)，要加強(qiáng)自主學(xué)習(xí)的能力，不斷進(jìn)行自我提升。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案是記錄整個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)整體發(fā)展的重要載體，也是促進(jìn)其經(jīng)濟(jì)發(fā)展的助推器。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不再適應(yīng)現(xiàn)代鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作的需要。想要實(shí)現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的數(shù)字化、信息化，就需要鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)清現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，了解信息化時(shí)代背景下鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的新特點(diǎn)，從而轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的認(rèn)識(shí)，重視構(gòu)建新的檔案管理模式，不斷引進(jìn)新設(shè)備做后盾，配備專業(yè)管理人員進(jìn)行文件材料的搜集分類整理。只有這樣，才后期需要使用鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的時(shí)候才能在最短的時(shí)間內(nèi)找到，才能更好發(fā)揮信息共享、服務(wù)社會(huì)的作用。