孫江濤 徐建軍

摘 要：檔案作為一種記錄文字、圖像以及其他形式的原始材料，是十分珍貴的歷史記憶，具有提供歷史問題、歷史文獻(xiàn)和相關(guān)數(shù)據(jù)查詢的功能，對(duì)于企業(yè)及整個(gè)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展來說都是不可或缺的資源。作為查詢工作的中心內(nèi)容，企業(yè)的檔案管理工作主要是對(duì)本單位檔案資源的管理和對(duì)單位檔案中所包含信息的管理。為了適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展進(jìn)步對(duì)企業(yè)檔案管理工作提出的更高要求，本文著重分析了當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作所面臨的困境，并據(jù)此提出了企業(yè)檔案管理工作的應(yīng)對(duì)之策。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；困境；對(duì)策

當(dāng)前，隨著社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展，人們對(duì)信息的需求愈發(fā)強(qiáng)烈，獲取信息的真實(shí)性、及時(shí)性也愈發(fā)重要，這便對(duì)企業(yè)的檔案管理工作提出了更高的要求。在此情況下，借助科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，企業(yè)的檔案管理水平也逐步得到了改善。檔案管理作為一項(xiàng)專業(yè)性與事業(yè)性并存的工作，其發(fā)展進(jìn)程會(huì)受到各種因素的阻礙。首先，檔案管理的完整性原則對(duì)企業(yè)檔案的數(shù)量和成分提出了嚴(yán)格的要去，必須做到數(shù)量齊全、種類多樣，避免出現(xiàn)檔案的缺失和遺漏，保證卷宗的完整性。同時(shí)，要最大程度的建立起企業(yè)檔案間的歷史聯(lián)系，為查詢提供便利；其次，檔案管理的安全性原則要求企業(yè)檔案管理要采取各種措施，努力延長檔案的壽命，避免人為損壞以及自然腐蝕等現(xiàn)象的發(fā)生，保護(hù)其安全，因?yàn)闄n案是珍貴的歷史記錄，往往是孤本，一旦就丟就難以補(bǔ)回。所以，不斷提高企業(yè)檔案管理工作的水平，最大限度的發(fā)揮檔案管理的信息查詢功能勢在必行。

一、企業(yè)檔案管理工作所遇困境

對(duì)信息的處理與控制是企業(yè)檔案管理的主要表現(xiàn)，這就需要建立起一套完整的信息處理與控制系統(tǒng)來進(jìn)行有效的檔案管理。但是，在這套系統(tǒng)的建立過程中面臨著一些困境，阻礙了檔案管理工作水平的進(jìn)一步提高，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（一）檔案管理工作具有一定的密閉性

企業(yè)的檔案由于與其形成者的自身利益相關(guān)聯(lián)，所以檔案在形成之后會(huì)對(duì)外界進(jìn)行一定時(shí)間的保密，這雖然保護(hù)了形成者的自身利益，但檔案管理的密閉性直接導(dǎo)致了檔案存儲(chǔ)與利用之間產(chǎn)生矛盾，并始終伴隨著檔案管理發(fā)展的整個(gè)進(jìn)程當(dāng)中，需要有效的手段進(jìn)行調(diào)和。

（二）檔案管理工作面臨不同階段的轉(zhuǎn)化

對(duì)于檔案的管理都有一個(gè)不同階段的轉(zhuǎn)化過程，即從檔案室管理向檔案館管理轉(zhuǎn)化的過程。為了適應(yīng)不同階段檔案所發(fā)揮的作用、服務(wù)的對(duì)象以及具有的價(jià)值，企業(yè)的檔案管理必須也要采取相應(yīng)的方式方法。這就要求在設(shè)施配備、工作人員專業(yè)素養(yǎng)、檔案管理制度規(guī)則等方面為兩個(gè)階段的順利轉(zhuǎn)化提供保障。

（三）檔案管理工作沒有引起足夠重視

一直以來，人們都對(duì)檔案管理抱著可有可無的態(tài)度，其歷史價(jià)值以及現(xiàn)實(shí)價(jià)值都沒有引起人們的足夠重視，這導(dǎo)致許多企業(yè)并沒有將檔案管理工作的重要性進(jìn)行宣傳與推廣，員工對(duì)檔案的管理、利用方面的知識(shí)也是知之甚少。檔案的功能得不到全面和深入地開發(fā)，在工作中也不能充分地進(jìn)行利用。

（四）檔案管理技術(shù)化水平不高

當(dāng)前，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)企業(yè)檔案管理工作的需要，必須盡快將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)廣泛應(yīng)用到檔案管理中。但是，許多企業(yè)并沒有抓緊展開檔案管理的信息化工作，仍然采用傳統(tǒng)收集和保存檔案的方式。這嚴(yán)重制約了企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化水平，不利于檔案的開發(fā)和管理。

（五）檔案管理人員、制度配備不健全

制度是檔案管理工作實(shí)行的重要保障。但是，很多企業(yè)并沒有一套完整的檔案管理制度，有的即使建立了制度，也存在著各種缺陷，具體執(zhí)行時(shí)往往不能嚴(yán)格按照制度行事。同時(shí)，許多檔案管理人員對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)、管理原則和管理流程都不能熟練的掌握，缺乏創(chuàng)新的觀念，不能主動(dòng)學(xué)習(xí)新的知識(shí)，仍然沿襲傳統(tǒng)的人工模式進(jìn)行檔案管理。檔案管理人員作為檔案管理的直接執(zhí)行人員，其素質(zhì)的高低會(huì)直接對(duì)檔案管理水平產(chǎn)生影響。

二、企業(yè)檔案管理工作的應(yīng)對(duì)之策

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

檔案管理的重要性對(duì)于企業(yè)的發(fā)展來說是不言而喻的，因此，必須時(shí)刻將檔案管理工作擺在重要的位置上。檔案管理工作人員更要懷有責(zé)任感，開拓思想，更新觀念，緊跟時(shí)代步伐，不斷對(duì)檔案工作進(jìn)行改進(jìn)，通過現(xiàn)代化的技術(shù)手段，努力建設(shè)一套完整的現(xiàn)代化檔案管理流程。

（二）采用電子信息化的檔案管理模式

在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，加大信息化、數(shù)字建設(shè)的資金投入，完善企業(yè)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施配備，加強(qiáng)信息化檔案的人才隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的建立健全，并做好檔案信息數(shù)據(jù)安全保障工作，提升查詢的便捷性。

（三）配備專業(yè)性的檔案管理技術(shù)人才

企業(yè)要把提升檔案管理專業(yè)技術(shù)人員的檔案意識(shí)和檔案思維作為重點(diǎn)，讓其充分認(rèn)識(shí)到檔案資源是一種潛在的價(jià)值來源。當(dāng)前，隨著企業(yè)現(xiàn)代化管理進(jìn)程的不斷推進(jìn)，檔案管理工作已成為企業(yè)管理的重要組成部分，打造一批技術(shù)過硬的檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍則是重中之重。為了吸引人才、留住人才，必須從提高工資待遇、加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)等方面入手，調(diào)動(dòng)起其工作、學(xué)習(xí)的積極性，使其能夠自覺參與到檔案管理工作中去。

（四）建立健全檔案管理的相關(guān)制度與標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理制度只有不斷健全與完善，將各個(gè)部門的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，才能夠與企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程相匹配。完善制度建設(shè)是保證檔案管理工作者進(jìn)行再教育的前提和保證。與此同時(shí)，要不斷推行企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。這就要求檔案管理必須符合檔案的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容、編號(hào)、分類以及目錄，每個(gè)項(xiàng)目都嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化的要求，符合各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。如此一來便可做到有章可循，使得檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都條理清晰、目的明確，從而保證檔案的完整性。

三、結(jié)論

企業(yè)檔案管理的發(fā)展進(jìn)程并不是一帆風(fēng)順的，面臨著各方面的困境，只有各種具體而全面的措施相結(jié)合，才能幫助其走出困境。在這個(gè)過程中，需要完善的基礎(chǔ)設(shè)施、先進(jìn)的管理規(guī)范、優(yōu)秀的專業(yè)人員以及嚴(yán)謹(jǐn)?shù)陌踩胧┑雀鞣矫娴木C合配合。只有這樣，企業(yè)的檔案管理水平才能從本質(zhì)上得到提升，檔案管理工作才能為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展保駕護(hù)航，從而更好的發(fā)揮出其應(yīng)有的價(jià)值。

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