孫晶

摘 要：在事業(yè)單位的內(nèi)部，檔案管理扮演著重要的角色，這可以進(jìn)行更準(zhǔn)確的決策.文章通過分析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容，研究了事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的不足，有針對(duì)性的提出了信息化背景下事業(yè)單位檔案管理的措施，為相關(guān)的工作人員提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；信息化；檔案管理

1 引言

伴隨著時(shí)代的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，事業(yè)單位檔案管理工作面臨著發(fā)展機(jī)遇，相關(guān)的事業(yè)單位檔案管理部門必須加大對(duì)于信息化背景檔案管理工作的重視力度，下面是筆者對(duì)信息化背景下事業(yè)單位檔案管理的研究。

2 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的必要性分析

首先，通過檔案管理信息化可以提高檔案管理的可靠性，過去的檔案管理工作里，檔案材料是以紙質(zhì)材料為載體的，這些紙質(zhì)材料很容易受到多種因素的影響，一旦遭到破壞就很難修復(fù)，必然會(huì)對(duì)事業(yè)單位自身造成損失。通過現(xiàn)代的信息化手段可以把原本需要紙質(zhì)材料保存的檔案存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)里，防止檔案被破壞。一方面可以實(shí)現(xiàn)檔案資料的長(zhǎng)期保存，另一方面還可以更快的檢索信息。

其次，檔案管理信息化更便于實(shí)現(xiàn)檔案檢索使用。將檔案資料合理進(jìn)行分類歸檔儲(chǔ)存以后，通過檔案管理信息系統(tǒng)以及各種檔案管理軟件的使用，可以直接進(jìn)行有關(guān)檔案資料的線上查詢檢所使用，取代了傳統(tǒng)的借閱方式，不僅有利于保護(hù)檔案資料，更有利于提高檔案管理效率，提升檔案工作為事業(yè)單位內(nèi)部管理和業(yè)務(wù)服務(wù)的水平。

3 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化存在的問題分析

3.1 事業(yè)單位檔案管理信息化的制度體系不完善

事業(yè)單位檔案管理信息化工作必須借助于完整的制度體系，只有這樣才可以保障相關(guān)工作有序展開，但是現(xiàn)在的制度建設(shè)存在很多漏洞，造成了檔案管理信息化建設(shè)在推進(jìn)過程中缺少科學(xué)指導(dǎo)。

3.2 檔案信息化建設(shè)的規(guī)范化水平不高

對(duì)于一些事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)來說，他們意識(shí)到檔案管理工作信息化的價(jià)值，然后沒有針對(duì)歸檔的原始資料提出統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，不管是歸檔資料的格式要求，還是歸檔目錄設(shè)置等方面，不夠統(tǒng)一規(guī)范，有的歸檔檢索流程也不夠完善，一定程度上影響了檔案資源的共享利用。

3.3 檔案管理工作人才隊(duì)伍建設(shè)落后

檔案管理工作對(duì)于工作人員有非常高的要求，不過，現(xiàn)在很多事業(yè)單位的檔案管理者人才缺乏，而且培訓(xùn)投入力度也比較小，有些檔案管理工作人員能力水平難以適應(yīng)檔案信息化工作的實(shí)際需要，這對(duì)于整體檔案管理工作水平具有一定不利之處。

3.4 檔案管理手段落后，缺乏創(chuàng)新

從目前來看，事業(yè)單位的檔案管理工作并不主動(dòng)，很多信息需求者不能獲得足夠的信息，對(duì)于事業(yè)單位來說，它們的檔案管理部門僅僅是形式主義，未能主動(dòng)地去開發(fā)檔案信息資源，且其管理手段十分落后，過程繁瑣，效率低下，缺乏有時(shí)效性的管理創(chuàng)新方案。

3.5 事業(yè)單位檔案管理較為封閉，難以進(jìn)行共享

對(duì)于我國(guó)的事業(yè)單位來說，在進(jìn)行檔案管理時(shí)使用的都是過去的檔案管理模式，由于檔案信息都是非常保密的，所以常年以來都不公開檔案材料信息，造成事業(yè)單位的檔案信息處于半封閉狀態(tài)，其價(jià)值不能被充分地利用起來。

4 信息化背景下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新措施

4.1 按照信息化建設(shè)的相關(guān)要求對(duì)事業(yè)單位的檔案管理制度進(jìn)行規(guī)范完善

在信息化背景下，事業(yè)單位的檔案管理工作必須按照不同事業(yè)單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)以及實(shí)際業(yè)務(wù)管理需要等，進(jìn)一步完善事業(yè)單位的檔案管理制度。在設(shè)計(jì)具體的制度時(shí)，必須規(guī)定好具體的檔案管理內(nèi)容，保障各個(gè)工作可以有序進(jìn)行。

4.2 提高事業(yè)單位檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平

要想提高事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化，就要做好內(nèi)部流程的管理工作，制定好相關(guān)的檔案管理工作流程標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范好具體的檔案管理工作。重點(diǎn)是對(duì)事業(yè)單位的檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)字檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、電子檔案歸檔和管理、檔案信息化利用、數(shù)字檔案資源的價(jià)值挖掘、信息化安全標(biāo)準(zhǔn)等關(guān)系到事業(yè)單位檔案工作基礎(chǔ)、業(yè)務(wù)要求、技術(shù)處理等方面的內(nèi)容，進(jìn)行系統(tǒng)的規(guī)定，通過高標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范事業(yè)單位檔案管理工作，有利于提高事業(yè)單位檔案管理工作水平。

4.3 改進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化管理技術(shù)水平

要想提高事業(yè)單位檔案信息化管理水平就要重視技術(shù)的作用，具體來看要從以下幾個(gè)角度出發(fā)：第一，要在事業(yè)單位建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，并將事業(yè)單位的檔案管理信息系統(tǒng)與事業(yè)單位內(nèi)部的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之間進(jìn)行有效的銜接，以實(shí)現(xiàn)有關(guān)檔案資料電子文件的全過程管理和前端控制；第二，不斷優(yōu)化現(xiàn)在的信息檢索技術(shù)，借助于多樣化的搜索技術(shù)來提高整體檢索效率；第三，加大對(duì)于信息技術(shù)的安全管理，重視技術(shù)保密工作，特別是對(duì)聯(lián)網(wǎng)的檔案管理，更應(yīng)該加強(qiáng)病毒防范以及木馬侵襲等問題，確保事業(yè)單位檔案管理的保密性。

4.4 加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作人員的培訓(xùn)教育

事實(shí)上，在影響事業(yè)單位檔案管理工作水平的眾多因素里，工作人員的綜合素質(zhì)是最關(guān)鍵的因素，要想提高檔案管理工作信息化，就要重視檔案管理人才隊(duì)伍水平提高，具體來看，要從以下幾個(gè)方面采取措施：首先，要讓員工們掌握好基礎(chǔ)的知識(shí)。特別是強(qiáng)化對(duì)事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)、檔案管理法律法規(guī)、檔案資料開發(fā)利用等方面的培訓(xùn)，強(qiáng)化基礎(chǔ)業(yè)務(wù)能力保障；其次，必須加大對(duì)于事業(yè)單位檔案管理人員技術(shù)水平的培訓(xùn)，這樣可以提升事業(yè)單位檔案管理工作整體水平。

4.5 管理人員要注重檔案系統(tǒng)的硬件安全

要想在信息化背景下建設(shè)事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)，就要加大對(duì)于硬件安全的重視力度，這里所提及的設(shè)備安全主要包含系統(tǒng)硬件自身的安全和其他因素對(duì)于硬件設(shè)施的影響。分開來看，系統(tǒng)硬件本身的安全問題，例如網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的安全，其中包括存儲(chǔ)設(shè)備的安全、服務(wù)器的安全、操作設(shè)備的安全等。周圍的影響因素主要有各種災(zāi)害的影響等，所以相關(guān)的工作人員必須及時(shí)做好檢查工作，預(yù)防出現(xiàn)安全事故?？偟脕碚f，系統(tǒng)硬件會(huì)對(duì)整個(gè)數(shù)字檔案存儲(chǔ)工作產(chǎn)生直接的影響，必須加大對(duì)其重視力度。

4.6 事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理者要重視信息技術(shù)的管理、運(yùn)用與軟件系統(tǒng)安全

事業(yè)單位的數(shù)字化檔案可以更好的共享信息，同時(shí)對(duì)于事業(yè)單位自身工作也具有重要意義。在事業(yè)單位數(shù)字化檔案作用下，那些非法分子很容易盜取事業(yè)單位檔案信息，因而，網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)必須得到重視和運(yùn)用。通過設(shè)置安全密碼來存儲(chǔ)信息，相關(guān)管理者還要及時(shí)做好檢查工作，防止病毒侵入，做好對(duì)數(shù)據(jù)的備份，加設(shè)一些認(rèn)證身份的環(huán)節(jié)，積極預(yù)防潛在風(fēng)險(xiǎn)，將危險(xiǎn)拒之門外。另外，對(duì)于事業(yè)單位來說，必須意識(shí)到檔案信息的價(jià)值，及時(shí)備份信息，包括紙質(zhì)檔案?jìng)浞?，并且要建立恢?fù)機(jī)制，在數(shù)字檔案遭到破壞的時(shí)候，能夠進(jìn)行“災(zāi)后重建”及時(shí)恢復(fù)相關(guān)數(shù)據(jù)。

5 結(jié)束語(yǔ)

通過上面的分析可以得知，在信息化背景下事業(yè)單位檔案管理信息化具有重要意義，相關(guān)的管理人員必須意識(shí)到信息化檔案管理的價(jià)值，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理途徑，同時(shí)還要不斷完善檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理技術(shù)手段，提高檔案管理工作人員的素質(zhì)水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。文章通過分析事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的必要性，研究了事業(yè)單位檔案管理信息化存在的問題，有針對(duì)性的提出了解決措施，為相關(guān)事業(yè)單位工作者提供參考和借鑒。

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