姜帆

摘 要：在當前網絡環(huán)境下，紙質的人事檔案越來越無法適應當前人才流動性的發(fā)展需要求。因此在當前人事檔案管理工作中，數(shù)字化已成為人事檔案發(fā)展的主要趨勢。目前各單位都積極開展人事檔案數(shù)字化管理，以此來提高人事檔案的利用水平。文中分析了人事檔案數(shù)字化管理工作的優(yōu)勢，并進一步對加強人事檔案數(shù)字化管理工作的措施進行了具體的闡述。

關鍵詞：人事檔案：數(shù)字化管理；優(yōu)勢；策略

在市場經濟環(huán)境下，人才流動性較大，事業(yè)發(fā)展過程中對于人才需求量不斷增加，在這種新形勢下，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式越來越無法與當前人事管理工作相適應。在當前信息社會環(huán)境下，網絡成為人們工作和生活中不可或缺的重要工具，在當前人事檔案管理工作中，也需要充分的運用網絡信息技術來加快推動人事檔案數(shù)字化發(fā)展，以此來為檔案利用者提供更具便捷性和高效的檔案信息，有效的提高人事檔案管理工作的效率，更好的發(fā)揮出人事檔案信息的重要價值。

1 人事檔案數(shù)字化管理工作的優(yōu)勢

1.1 保護檔案，縮短查找時間

在人事檔案數(shù)字化管理工作中，通過運用掃描技術來實現(xiàn)人事檔案信息的數(shù)字化處理，并將人事檔案信息上傳至計算機系統(tǒng)中，形成人事檔案數(shù)字化副本，這不僅實現(xiàn)了對原始紙質檔案的有效保護，而且擴大了人事檔案的使用范圍，為相關人員對人事檔案信息的查找和更新提供了更多的便利。

1.2 備份存儲，防止惡意篡改

通過實現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化管理，在日常使用過程中主要是利用數(shù)字檔案，可以有效的保證紙質檔案的存儲安全。而且人事檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)，可以實現(xiàn)對檔案信息的有效備份，確保數(shù)字檔案與紙質檔案信息的一致性，這樣通過備份對比，能夠及時發(fā)現(xiàn)被自發(fā)的檔案信息。而且在對人事檔案進行處理過程中，將其分批次進行處理，并將檔案信息進行異地存儲，對于需要修改的檔案要多個部門聯(lián)動審核，有效的保證了人事檔案的安全性。

1.3 一勞永逸，形成規(guī)范定式

實現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化管理，在紙質檔案數(shù)字化轉化過程中會對人事檔案有一個系統(tǒng)的整理，進一步規(guī)范人事檔案流程，實現(xiàn)人事檔案記錄流程的自動化，這樣可以有效的實現(xiàn)人力資源的節(jié)約，全面提高人事檔案管理水平。

1.4 快速定位，方便人才調度

人事檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)，單位在人員調度及部分轉換工作過程中，能夠快速對人事檔案信息進行篩選，準確找到與要求相符合的人員信息。而且基于人事檔案數(shù)字化管理的基礎上，可以通過增設人才管理中心合理記錄和反饋工作人員日常的情況，為人事檔案數(shù)字化管理工作的開展提供更多的便利條件。

2 加強事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理的策略

2.1 增強單位人事檔案管理意識

當前事業(yè)單位各項改革工作的不斷深入，這也使人事檔案受到更多的關注。在當前人事檔案數(shù)字化建設進程推動過程中，需要全面提高人事檔案數(shù)字化管理的意識，加快檔案管理理念的轉變，在實際工作中能夠嚴格按照相關政策和制度要求，做好人事檔案信息的實時更新，強化對人事檔案數(shù)字化管理工作的監(jiān)督，為人事檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)奠定良好的基礎。

2.2 構建科學、規(guī)范的人事檔案信息數(shù)字化管理系統(tǒng)

操作系統(tǒng)作為現(xiàn)代人事檔案信息數(shù)字化管理的軟件基礎，需要和硬件相互匹配。針對軟件技術和操作系統(tǒng)的這個特征，在對人事檔案信息數(shù)字化管理操作系統(tǒng)進行選擇的時候，一定要注意該系統(tǒng)在技術方面是否符合要求以及是否具有前瞻性。人事檔案信息數(shù)字化管理的操作系統(tǒng)主要包括兩個方面的內容，即：硬件與軟件設施，二者匹配程度高才能夠使得人事檔案信息數(shù)字化管理系統(tǒng)的完整性更佳。所以說，在對檔案信息數(shù)字化管理操作系統(tǒng)進行篩選時，需要考慮計算機中原來儲存的數(shù)據(jù)以及信息是否被刪除掉。由于計算機操作系統(tǒng)存在的差異性很可能會對人事檔案信息的儲存格式進行改動，那么這就會導致信息的部分缺失或者無法準確讀出。為了預防此種情況的發(fā)生，應該注意充分考慮數(shù)據(jù)的丟失問題，是否被丟失、該信息操作系統(tǒng)是否有惡意插件或者帶有病毒等影響人事檔案信息安全的因素等。

2.3 建立大型數(shù)據(jù)庫

在人事檔案數(shù)字化重審工作推進過程中，需要基于單位自身的實際情況，根據(jù)紙質檔案的實際內容來實時編輯，并通過建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，將人事檔案信息轉化了數(shù)字化形式，導入到 計算機系統(tǒng)中，實現(xiàn)紙質檔案與數(shù)字檔案信息的一致性。建立人事檔案信息管理系統(tǒng)，其由前臺和后臺操作系統(tǒng)共同組成，后臺系統(tǒng)主要是為工作人員提供人事檔案信息的完事和修改工作，以此來保證檔案信息的收錄和存儲的完整性。前后系統(tǒng)則用于信息的檢索和查詢。在人事檔案信息數(shù)字化建設過程中，大型數(shù)據(jù)庫的建立是其必不可少硬件基礎，實現(xiàn)信息的載入和存儲，為人事檔案管理工作提供更多的便利，可以全面提高人事檔案信息的數(shù)字化化管理工作的效率和質量。

2.4 建立健全檔案管理安全機制

為推進事業(yè)單位人事檔案管理的數(shù)字化建設進程，也應配備完善的安全管理機制。事業(yè)單位中涉及到很多保密的人事檔案，管理人員應根據(jù)其需求，建立健全檔案信息管理制度，提高檔案管理安全保障系數(shù)，認真落實不同檔案信息的備份工作，利用數(shù)字化技術，保障檔案存儲工作的安全性。同時，領導人員應適時進行法律法規(guī)等教育工作，讓檔案管理人員意識到工作的重要性，在應用數(shù)字化技術的過程中注意做好保密工作，加入專業(yè)的保護措施。此外，在進行檔案數(shù)字化建設的過程中，應意識到使用互聯(lián)網就會對檔案管理工作產生相應的威脅，必須利用安全措施避免第三方攻擊，避免信息外泄等問題，樹立檔案管理人員良好的職業(yè)道德，嚴格按照相關標準使用電腦、存儲資料。

2.5 提高人事檔案管理人員的綜合素質

人事檔案數(shù)字化管理水平的高低與檔案管理人員的綜合素質息息相關。當前事業(yè)單位檔案管理人員整體存在老齡化的問題，檔案管理人員年齡普遍偏大，對于新知識接受能力較差，這就對人事檔案數(shù)字化建設工作的推進帶來了較大的影響。因此需要重視檔案管理人員的培訓工作，通過開展系統(tǒng)的計算機應用技術培訓，使檔案管理人員能夠扎實掌握計算機基礎知識，并能夠靈活應用各種新技術和新設備，全面提高人事檔案數(shù)字化管理的效率和質量。

3 結束語

在當前信息化環(huán)境下，人事檔案數(shù)字化已成為大勢所趨。通過加快推動人事檔案數(shù)字化建設，可以有效的縮短人事檔案查詢時間，提高人事檔案管理工作的效率。因此事業(yè)單位需要重視人事檔案數(shù)字化建設，積極轉變觀念，重視數(shù)字化檔案管理人才的培養(yǎng)，全面提高人事檔案數(shù)字化管理水平，進一步推動人事檔案管理工作的有序發(fā)展。

參考文獻

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