郭子剛

烈士陵園檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作，也是保證烈士檔案資料完整性的重要工作，受到國(guó)家、社會(huì)以及人們的廣泛關(guān)注。積極做好烈士陵園檔案管理工作不僅是國(guó)家賦予的使命，也是時(shí)代賦予的重任。經(jīng)過(guò)多年來(lái)的規(guī)范管理，革命烈士陵園檔案的保管、利用工作已經(jīng)取得了長(zhǎng)足發(fā)展與進(jìn)步，隨著企業(yè)的不斷地發(fā)展，對(duì)檔案信息利用工作的要求越來(lái)越高，積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)利用，根據(jù)不同的利用需求，有針對(duì)性地提供檔案。在實(shí)際工作中，檔案利用效率較低，為此，我認(rèn)真分析了檔案利用工作所面臨的新情況新特點(diǎn)，提出提高檔案利用效率的解決途徑。

1 檔案利用工作現(xiàn)狀

1）烈士陵園檔案的保管不到位。有些烈士陵園檔案材料是從烈士家屬或戰(zhàn)友那里征集而來(lái)的，在接收進(jìn)館前由于保管不科學(xué)，被放在陰暗或潮濕的地方，致使這些材料被征集進(jìn)館以后，增加了保管難度，稍不注意就會(huì)加速檔案材料的破損。在這種情況下，如果陵園管理部門(mén)對(duì)烈士陵園檔案管理工作不重視，烈士陵園檔案管理人員沒(méi)有及時(shí)地對(duì)接收的材料進(jìn)行技術(shù)處理，那么這些材料將會(huì)出現(xiàn)破損或霉變，嚴(yán)重影響烈士身份的辨別，從而造成不應(yīng)有的損失。

2）對(duì)烈士陵園檔案管理工作重視不夠。目前，有些人認(rèn)為烈士陵園檔案管理工作很簡(jiǎn)單，只要保證烈士陵園檔案不丟失、不損壞就可以了。其實(shí)從本質(zhì)上分析，烈士陵園檔案管理工作不僅要保證烈士檔案的完整性，還要提高檔案的利用率。

3）對(duì)烈士陵園檔案整理不到位。從當(dāng)前的發(fā)展情況看，大多數(shù)烈士陵園檔案紀(jì)念館內(nèi)珍藏著具有重要價(jià)值的烈士檔案，根據(jù)調(diào)查，烈士陵園檔案的載體豐富，內(nèi)容多樣，比如，女烈士生前的刺繡，長(zhǎng)征途中老紅軍穿過(guò)的草鞋和衣物，甚至還有老革命家的手稿、宣傳報(bào)紙等珍貴檔案。烈士陵園檔案的豐富性決定了管理工作的特殊性。烈士陵園檔案種類(lèi)雖然比較多，但是很多紀(jì)念館并沒(méi)有遵循相應(yīng)的原則對(duì)檔案進(jìn)行擺放，也沒(méi)有針對(duì)性地進(jìn)行分類(lèi)，導(dǎo)致烈士陵園檔案管理呈現(xiàn)出混亂局面，造成在利用時(shí)無(wú)法找到、甚至丟失的后果。在這種情況下，很難核查烈士身份。

4）檔案利用的流程繁瑣。目前檔案利用是通過(guò)檔案管理系統(tǒng)操作而完成的，員工對(duì)系統(tǒng)使用不熟悉，流程沒(méi)有掌握是造成工作效率低下的一個(gè)重要原因，例如員工如果要借閱檔案，首先通過(guò)自己的用戶名和密碼登陸檔案管理系統(tǒng)，在新建借閱申請(qǐng)，通過(guò)檢索找到相關(guān)資料后，選擇送審部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核通過(guò)后還需主管領(lǐng)導(dǎo)同意后才能流轉(zhuǎn)到檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)處，檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)同意后檔案員才能辦理手續(xù)，這樣流轉(zhuǎn)時(shí)間較長(zhǎng)，影響利用效率。

5）檔案服務(wù)工作缺乏主動(dòng)性。從我國(guó)烈士陵園檔案工作的狀態(tài)看，目前我們的檔案服務(wù)工作基本上是坐等利用者上門(mén)，利用者需要什么檔案，檔案人員就查什么檔案，缺乏主動(dòng)性。對(duì)檔案服務(wù)人員來(lái)說(shuō)，僅僅做到這些是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，應(yīng)為在很多時(shí)候，檔案利用者很難充分、準(zhǔn)確、及時(shí)地表達(dá)他們的需求，需要烈士陵園檔案工作者主動(dòng)地為他們服務(wù)。

6）檔案利用意識(shí)薄弱。受各種因素影響，檔案在很長(zhǎng)一段時(shí)間過(guò)分強(qiáng)調(diào)保密性，使檔案和檔案利用工作蒙上了一層神秘的面紗，檔案部門(mén)被視為“保密重地”，許多人不敢輕易地踏進(jìn)檔案室的大門(mén)。員工的檔案意識(shí)較淡薄，很多人不知檔案為何物，不了解檔案有什么作用，跟自己有什么關(guān)系。還有一些員工為了自己使用方便，有些該歸檔的沒(méi)有歸檔，歸檔率低使得檔案利用意識(shí)更低。雖然隨著烈士陵園檔案工作部門(mén)的努力，員工的歸檔意識(shí)有所增強(qiáng)，檔案的利用人次和卷數(shù)也在不斷上升，但仍然難以使檔案發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。

2 提高檔案利用效率的對(duì)策

提高陵園檔案的利用效率，讓“死”檔案變成“活”檔案，需要從多角度入手。

1）簡(jiǎn)化借閱流程。逐級(jí)開(kāi)放檔案，除涉及企業(yè)核心技術(shù)、安全生產(chǎn)等檔案需要逐級(jí)審批外，應(yīng)最大限度的公開(kāi)檔案，借閱者只要檢索就能馬上查閱。例如，某員工有查閱關(guān)聘任檔案時(shí)，可以不通過(guò)審批，直接檢索到條目就能打開(kāi)文件。

2）堅(jiān)持問(wèn)題導(dǎo)向。檔案的利用取決于檔案利用者的需要。同利用者進(jìn)行雙向的信息交流，是提高檔案利用率的重要環(huán)節(jié)。檔案部門(mén)只有加強(qiáng)調(diào)查研究，牢牢把握利用者的需求，才能有針對(duì)地開(kāi)展檔案利用工作，最大限度限度地滿足員工需求，提高檔案利用率。

3）加大宣傳力度，提高員工檔案意識(shí)。加強(qiáng)宣傳，引導(dǎo)人們正確利用檔案。一是利用宣傳展牌、宣傳專欄、用文字、圖片、音像資料等形式向檔案利用者介紹館藏檔案概況、檔案利用成果等，使利用者能夠較快地對(duì)檔案利用有一個(gè)理性的認(rèn)識(shí)。二是積極配合企業(yè)管理，利用檔案信息編研成果向員工宣傳烈士陵園檔案工作的重要作用，使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)了解、關(guān)心、重視、支持檔案利用工作，從人力、物力、財(cái)力上支持檔案管理工作。

4）增強(qiáng)意識(shí)，優(yōu)化服務(wù)。建立檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享；要進(jìn)一步增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，更新服務(wù)觀念，提高檔案服務(wù)的主動(dòng)性、及時(shí)性、針對(duì)性和現(xiàn)實(shí)性。要提高檔案利用效益，必須解放思想，增強(qiáng)意識(shí)。

在烈士陵園檔案工作者中樹(shù)立危機(jī)意識(shí)，增強(qiáng)危機(jī)感，調(diào)動(dòng)檔案員工作的積極性，要自覺(jué)地不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，面對(duì)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的時(shí)代，現(xiàn)代技術(shù)的不斷提高，學(xué)科的邊緣性和交叉性越來(lái)越明顯，一技之長(zhǎng)已不能適應(yīng)競(jìng)爭(zhēng)的要求，烈士陵園檔案工作者必須具備強(qiáng)烈的求知欲和自學(xué)能力，要加強(qiáng)自學(xué)，使自己的眼界更寬，知識(shí)面更廣，學(xué)識(shí)更博。優(yōu)化服務(wù)方式和手段，提高自身素質(zhì)。

檔案利用服務(wù)在日趨激烈的競(jìng)爭(zhēng)中要致立于建立一個(gè)品牌，使利用者在檔案利用的信息查詢中得到滿意的服務(wù)，使他們對(duì)檔案利用產(chǎn)生一種信賴感，重塑檔案利用的形象。

要破除安于現(xiàn)狀，不思進(jìn)取的思想，在管理中不斷創(chuàng)新，在服務(wù)上不斷追求創(chuàng)新，以努力滿足利用者的各種需求，提供相應(yīng)的優(yōu)質(zhì)服務(wù)為目的。