畢莉

摘 要：在企業(yè)整體運(yùn)行過(guò)程中，檔案管理發(fā)揮了極為重要的作用，在社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)下，企業(yè)還需要不斷完善檔案管理工作，提高檔案管理效率，從而將企業(yè)檔案的作用充分發(fā)揮出來(lái)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

企業(yè)檔案是指和企業(yè)發(fā)展活動(dòng)相關(guān)的文字以及媒體形式的資料，如科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案等。將所有有價(jià)值的資料整理歸檔，科學(xué)歸范地管理檔案，是一個(gè)單位業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。檔案管理工作是企業(yè)日常科研、生產(chǎn)、建設(shè)和管理環(huán)節(jié)中一項(xiàng)不可或缺的基礎(chǔ)性工作， 是一個(gè)企業(yè)健康發(fā)展的需要，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。

1 做好企業(yè)檔案管理工作對(duì)企業(yè)的影響

能夠推動(dòng)企業(yè)向前發(fā)展的重要資源就是所謂的檔案管理工作，也是提高企業(yè)管理質(zhì)量的先決條件。而且對(duì)于企業(yè)的健康和安全發(fā)展也是一個(gè)基礎(chǔ)上的管理，企業(yè)檔案主要是記錄企業(yè)的發(fā)展歷程。例如企業(yè)的管理與經(jīng)營(yíng)、技術(shù)的開(kāi)發(fā)以及產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)憑證等，這些都離不開(kāi)企業(yè)原始和現(xiàn)有的供銷(xiāo)、人物等基礎(chǔ)性條件的確鑿數(shù)據(jù)。就個(gè)人而言，檔案的意義是每個(gè)人在學(xué)習(xí)和工作中的重要依據(jù)，而作為檔案的管理人員就要正確認(rèn)識(shí)其重要性，并進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的監(jiān)管力度，科學(xué)并且規(guī)范地整理檔案，才能促使檔案發(fā)揮其有效作用。因?yàn)闄n案的準(zhǔn)確與否，關(guān)乎所有人員的發(fā)展，因此所有人員都應(yīng)該重視起來(lái)。

檔案對(duì)于公司運(yùn)營(yíng)來(lái)說(shuō)是一個(gè)好教材，其為企業(yè)制訂了一個(gè)好的發(fā)展方向。做好企業(yè)檔案管理工作，一方面為企業(yè)的高級(jí)人員隨時(shí)可以查閱和了解單位的整體情況提供服務(wù)；另一方面有利于各部門(mén)對(duì)各方面的企業(yè)工作有個(gè)準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)，為企業(yè)與各公司進(jìn)行合作提供了保障。因此，做好企業(yè)檔案管理工作有利于推動(dòng)我國(guó)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。但是，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的全面發(fā)展，企業(yè)部門(mén)及工作人員不能總是按照陳舊的規(guī)則運(yùn)行，也應(yīng)該不斷更新思想觀念，更新檔案管理觀念，勇敢創(chuàng)新，大膽嘗試新形勢(shì)下的檔案管理方式，不斷提高企業(yè)檔案的管理效率。只有這樣，企業(yè)檔案管理工作才能正常運(yùn)行，才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

做好企業(yè)檔案管理工作還能提高企業(yè)信譽(yù)額度，信譽(yù)對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)是一種無(wú)形的資產(chǎn)?，F(xiàn)如今社會(huì)講究的是誠(chéng)信，人們也越來(lái)越重視，特別是在各個(gè)企業(yè)及經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)，企業(yè)信譽(yù)關(guān)系著企業(yè)的成敗。在這個(gè)充滿(mǎn)競(jìng)爭(zhēng)的社會(huì)中，不管是正在工作還是在找工作的人，首先考慮的就是企業(yè)的信譽(yù)度，其原因是關(guān)乎著市場(chǎng)及人員的發(fā)展前景，如果信譽(yù)額度上去了，那么工作人員的積極性也就調(diào)動(dòng)起來(lái)了，在無(wú)形之中就提高了對(duì)工作的信心。因此，做好企業(yè)檔案管理工作已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的核心力量，在提高企業(yè)信譽(yù)度的同時(shí)幫助企業(yè)、員工走向成功。

2檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1企業(yè)對(duì)檔案管理工作重視程度不足

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)管理階層的注意力主要集中在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)方面，以企業(yè)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益為第一要素，檔案管理部門(mén)處于企業(yè)管理考慮的邊緣部門(mén)，檔案管理工作也流于形式，不論資金投入還是人員配置都亟待完善，造成檔案管理工作過(guò)程中漏洞百出，企業(yè)檔案丟失、泄密的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制在不斷發(fā)展和成熟，企業(yè)高層管理者對(duì)檔案管理部門(mén)及其工作也逐步重視，努力推動(dòng)企業(yè)檔案管理向信息化發(fā)展，使檔案管理部門(mén)發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2.2檔案管理方法落后

據(jù)筆者了解，受傳統(tǒng)檔案管理方式的影響，我國(guó)很多企業(yè)的檔案管理工作方法仍停留在手工操作階段，這已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿(mǎn)足不了新時(shí)期企業(yè)發(fā)展的需要。比如在有些檔案主題中，還存在多種資料、多個(gè)部門(mén)混亂不堪的現(xiàn)象，在移交整體檔案資料時(shí)會(huì)有很多重復(fù)文件，如何在龐大的文件庫(kù)中快速篩選出有效的資料信息，并對(duì)這些信息加以處理和利用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化，是傳統(tǒng)手工檔案管理非常棘手的問(wèn)題。也有一些企業(yè)為跟上時(shí)代步伐為檔案管理部門(mén)建立了現(xiàn)代化的管理設(shè)備，但許多檔案管理者缺乏現(xiàn)代化專(zhuān)業(yè)的檔案管理能力，只會(huì)簡(jiǎn)單的目錄編制、資料統(tǒng)計(jì)和信息檢索，不能合理運(yùn)用計(jì)算機(jī)檔案管理軟件，隨著企業(yè)檔案數(shù)量的不斷增多，這種管理方法不能滿(mǎn)足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理的核心價(jià)值。

2.3檔案管理信息化水平較低

雖然很多企業(yè)開(kāi)始著手建立電子檔案，但大多只是對(duì)信息化這個(gè)名詞和電子設(shè)備本身的重視，對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足。檔案管理信息化的核心內(nèi)容是實(shí)現(xiàn)檔案管理的方便、簡(jiǎn)約、信息的重新組合及不斷優(yōu)化，我國(guó)企業(yè)檔案管理科學(xué)化進(jìn)程需要大量高素質(zhì)的計(jì)算機(jī)技術(shù)人才，通過(guò)科學(xué)有序的管理工作建立相對(duì)合理的檔案管理系統(tǒng)，為企業(yè)和職工提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3新形勢(shì)下如何做好企業(yè)檔案管理工作

3.1轉(zhuǎn)變理念，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

第一，在新形勢(shì)發(fā)展背景下，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)當(dāng)正確意識(shí)到檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，其在很大程度上影響著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展，所以必須要對(duì)該項(xiàng)工作予以充分重視，在企業(yè)重要議事日程中納入檔案管理工作，并將檔案管理和其他工作一同部署，形成齊抓共管的良好局面。第二，應(yīng)當(dāng)加大宣傳檔案管理的工作力度，充分利用視頻、網(wǎng)絡(luò)以及宣傳欄等途徑來(lái)進(jìn)行檔案管理的宣傳，并且組織企業(yè)工作人員學(xué)習(xí)《檔案法》和相關(guān)典型案例，讓企業(yè)員工都能夠正確認(rèn)識(shí)到檔案的應(yīng)用價(jià)值，并提高其檔案意識(shí)。除此之外，還可以運(yùn)用宣傳方式和各種輿論媒介將國(guó)家頒布的檔案工作相關(guān)的政策、方針以及法律法規(guī)等向員工進(jìn)行宣傳，并且也向其宣傳企業(yè)的檔案管理制度，建設(shè)一個(gè)良好的檔案宣傳氛圍，讓全體企業(yè)工作人員都能夠?qū)n案管理予以重視，讓其能夠主動(dòng)配合檔案管理工作的開(kāi)展，將需要?dú)w檔的資料及時(shí)上交。

3.2完善制度，規(guī)范檔案管理

完善的檔案管理制度是確保企業(yè)檔案管理工作高效運(yùn)行的重要前提。第一，企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合企業(yè)檔案管理情況，對(duì)現(xiàn)有檔案管理制度進(jìn)行積極改進(jìn)，并對(duì)檔案借閱、歸檔以及保管等工作進(jìn)行規(guī)范，并對(duì)相關(guān)檔案崗位職責(zé)進(jìn)行明確，防止相互推諉情況出現(xiàn)。第二，對(duì)檔案管理績(jī)效考核體制進(jìn)行完善，將檔案管理業(yè)績(jī)與工作人員薪資待遇相掛鉤，將干部任免和人事聘用制度掛鉤，以不斷規(guī)范化檔案管理工作。第三，加強(qiáng)監(jiān)管企業(yè)檔案管理的工作力度，采取不定期和定期檢查的方法，在第一時(shí)間內(nèi)發(fā)現(xiàn)檔案工作中所存在的問(wèn)題，并予以解決，以提高檔案管理質(zhì)量。

3.3積極創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變服務(wù)理念

我國(guó)大多數(shù)企業(yè)沿用重藏輕用、被動(dòng)服務(wù)的傳統(tǒng)模式。通常很少會(huì)將心思放在企業(yè)檔案信息的開(kāi)發(fā)以及利用率的提高上。在新形勢(shì)下，企業(yè)檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)要樹(shù)立起主動(dòng)服務(wù)的理念，并積極參與到企業(yè)的生產(chǎn)與經(jīng)驗(yàn)過(guò)程中，全面掌握企業(yè)檔案利用的需求，從而有針對(duì)性地對(duì)檔案服務(wù)的內(nèi)容、形式以及范圍進(jìn)行策劃與設(shè)計(jì)，并有計(jì)劃地開(kāi)發(fā)、轉(zhuǎn)化以及加工電子文件信息資源，將檔案制作成信息產(chǎn)品來(lái)為用戶(hù)提供服務(wù)。第二，在確定信息服務(wù)方法時(shí)，不但要將用戶(hù)利用信息的需求考慮在內(nèi)，建設(shè)一個(gè)信息利用平臺(tái)，而且還要有效調(diào)整需求，建立專(zhuān)題，收集、篩選、深層加工相關(guān)信息，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)把專(zhuān)題信息制作成光盤(pán)，形成信息產(chǎn)品，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門(mén)提供信息服務(wù)。第三，提供跨時(shí)間、空間的服務(wù)，讓用戶(hù)能夠遠(yuǎn)程完成檔案操作。

3.4增加資金投入，完善檔案設(shè)施

要想確保檔案管理工作的高效開(kāi)展，完善的檔案設(shè)施是關(guān)鍵，并且這會(huì)在很大程度上影響企業(yè)檔案資源的利用和檔案的安全保管。所以在新形勢(shì)下，企業(yè)應(yīng)當(dāng)要增加對(duì)檔案管理的資金投入，設(shè)置專(zhuān)項(xiàng)費(fèi)用，以有效完善企業(yè)檔案管理的設(shè)施，確保檔案管理工作的高效進(jìn)行。第一，結(jié)合《檔案法》規(guī)定，設(shè)置單獨(dú)的庫(kù)房來(lái)作為檔案庫(kù)房，且盡可能避免在辦公樓底層設(shè)置檔案庫(kù)房，防止檔案被偷盜。第二，需做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防塵、防高溫等工作，以確保檔案資料的完整性。所以企業(yè)要配備有防盜門(mén)、吸塵器、紅外線報(bào)警器、滅菌機(jī)、專(zhuān)門(mén)的庫(kù)房恒溫恒濕設(shè)備等。此外，還需要配備打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化管理設(shè)備，逐步提升企業(yè)檔案信息化管理水平。

3.5 提高檔案管理人員素質(zhì)與能力

首先對(duì)工作人員的素養(yǎng)及能力狀況進(jìn)行評(píng)估，為專(zhuān)職的檔案管理人員進(jìn)行素質(zhì)提升和專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，更重要的是要培訓(xùn)工作人員關(guān)聯(lián)檔案管理方面的法律法規(guī)、合同以及保密等相關(guān)內(nèi)容。系統(tǒng)的培訓(xùn)所有的管理人員熟練掌握檔案管理工作的流程、內(nèi)容，提高對(duì)先進(jìn)辦公轉(zhuǎn)件的使用能力。

4 結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)檔案主要指的是企業(yè)的生產(chǎn)、運(yùn)營(yíng)以及管理等活動(dòng)中形成的各類(lèi)具有保存價(jià)值資料的總和，其對(duì)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理有著極為重要的意義。然而在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案管理模式已難以滿(mǎn)足新形勢(shì)發(fā)展的需求，所以企業(yè)必須要采取有效的檔案管理方法來(lái)不斷提高檔案管理水平，讓企業(yè)能夠更好更快地發(fā)展。

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