長倉克枝

當(dāng)下，同事之間即時溝通的需求日益增加。社交軟件的辦公版和即時辦公通訊軟件應(yīng)運而生，并且漸漸流行起來。這些軟件的優(yōu)勢在于，無論您身處何處，都能與同事及時溝通、共享靈感，而且無需像編輯電子郵件那樣過度注重措辭。辦公通訊的新時代即將到來，工作溝通即將超越空間的界限。

比打電話靈活的軟件

東京藥劑中心藥房在日本首都開設(shè)有15家分店，負責(zé)區(qū)域協(xié)調(diào)工作的佐藤哲郎，人來都是智能手機和平板電腦不離手。他原本的工作只需坐在辦公室處理，最近卻要每天去實體店或者養(yǎng)老機構(gòu)配送藥品。采訪時，佐藤的手機屏幕顯示著日本人熟悉的聊天軟件LINE的群組畫面。他在對話框輸入：“田園調(diào)布店出現(xiàn)藥品不足，有沒有誰能去送—下？”頓了頓繼續(xù)寫道：“那我去吧?！?/p>

乍看之下.他使用的就是尋常的LINE軟件，其實這是面向企業(yè)開發(fā)的APP“LINE WORKS”。佐藤常常需要和其他店鋪的員工及總部人員進行溝通.休息日也會承擔(dān)向設(shè)施或個人住宅配送藥物的工作。東京藥劑中心藥房從幾年前開始與醫(yī)療、療養(yǎng)機構(gòu)合作，員工出差去外地的機會不斷增多.但乘車時不方便長時間打電話.電子郵件也只能在辦公室閱讀。佐藤自作主張地用自己的LINE個人賬戶創(chuàng)建了聊天群，把和他一樣經(jīng)常外出的職員、需要與其他店鋪密切溝通的藥房局長拉進群里。但是.使用個人賬戶進行工作交流，職場與私人生活的界限就會變得模糊不清。從去年3月開始，藥房決定啟用LINEWORKS，這個企業(yè)版軟件的外觀和使用方法與普通的LINE并沒有太大的區(qū)別。

藥房局長和總部員工總計30人先試用了軟件，均表示好評。當(dāng)需要委派業(yè)務(wù)員去其他門店或設(shè)施配送藥品，或者從其他店取回庫存不足的藥品時，手機軟件比打電話靈活得多?，F(xiàn)在半數(shù)以上的藥房員工積極地使用LINE WORKS，尤其是經(jīng)常出差的那些人。佐藤說：“現(xiàn)在藥房不再像過去那樣.只是靜靜等待人們來買藥，我們與醫(yī)護機構(gòu)、研討會、醫(yī)務(wù)人員的合作以及去外地出差的機會在增多.大家走出辦公室的時間也多了起來.如果平時就經(jīng)常用LINEWORKS溝通，那么即便是出差在外，也能與同事們共享在辦公室里的感覺和氣氛。”

發(fā)郵件的難處

東京澀谷區(qū)的日本移動辦公公司執(zhí)行董事荻原雅裕說：“在商務(wù)速度加快的過程中.為了騰出與貿(mào)易對象和客戶等外部人士溝通的時間，人們也在努力改善公司內(nèi)部的交流程序。”

現(xiàn)實中存在內(nèi)部溝通問題的企業(yè)不在少數(shù)。去年8月，日本HR總研網(wǎng)以企業(yè)人事負責(zé)人為對象進行了網(wǎng)絡(luò)調(diào)查，結(jié)果顯示近八成企業(yè)有溝通難的問題。

其中問題最多的是發(fā)郵件。在本刊主頁的問卷調(diào)查中，95%的網(wǎng)站會員表示工作中會收發(fā)電子郵件。面對面溝通花費的時間比較多，打電話又需要顧忌雙方是否有空，郵件發(fā)揮了重要的作用，可是越來越多的人認為過于細致的郵件溝通浪費了他們太多的精力。

可以聊天、共享信息的企業(yè)專用社交軟件吸引了大眾的矚目。個人使用率極高的LINE和臉書等軟件紛紛推出了正式企業(yè)版LINE WORKS和Workplace，與個人版不同的是企業(yè)版在收取費用的同時，提升了安全保密性IT企業(yè)和風(fēng)投公司大多使用Slack等溝通工具，而制造，零售、建筑、服務(wù)行業(yè)等領(lǐng)域的企業(yè)大多用LINE WORKS或Workplace。

東京的土屋皮具制造廠從2016年16月開始引入Workplace。工場一層是生產(chǎn)車間，二層是員工內(nèi)勤辦公室。雖然工廠配備有方便大家面對面交流的空間，但隨著員工人數(shù)的不斷增多，為了讓部門之間的協(xié)作更加便捷，以銷售部為中心，各部門的員工開始應(yīng)用Workplace。

廣告室的三角茜說，除了與同事共享媒體內(nèi)容等參考消息，她還會和同事在Workplace上簡單的交接，比如交代文件的存放位置。她有時會用手機APP，但大部分時間還是調(diào)用電腦版Workplace。另一名員工表示：“如果我有需要他人稍加確認的事項，就會發(fā)到Workplace上，其他人只要簡單回復(fù)‘可以：就能很快完成溝通，迅速做出決定?！?/p>

手機軟件的作用不容忽視。九成以上的LINE WORKS用戶使用的是手機或平板電腦的移動端APP。荻原董事說：“大部分人選擇用手機端社交軟件辦公，這樣一來，外出時也可以應(yīng)對工作需要，還能給他人發(fā)送照片和錄像，實現(xiàn)迅速且信息量豐富的溝通?！?h3>輕松聯(lián)絡(luò)領(lǐng)導(dǎo)

設(shè)計公司AOI Pro的業(yè)務(wù)包含廣告制作，不少員工需要外出與客戶商談或進行拍攝。2017年1月.AOI Pro啟用了Workplace。過去員工溝通的手段主要是電子郵件、短信等等，為了提高公司內(nèi)部信息的傳遞效率，AOI引入了企業(yè)版臉書Workplace.在公司為450名員工配備的lphone手機上安裝APP并注冊賬號，創(chuàng)建部門和項目群組用以日常溝通。

“制作部急需攝影小道具.有誰帶了嗎？”

“我們正在為下次錄像招募解說員，有沒有誰認識合適的人？”

通過Workplace，員工可以選擇將消息發(fā)給特定部門或者公司全員，現(xiàn)在公司內(nèi)部的交流基本都在Workplace里進行。經(jīng)營企劃部部長服部貴志說，他給員工發(fā)郵件的次數(shù)減少了.而與董事討論經(jīng)營會議題等問題也比以前輕松了。

繼面談、電話、郵件之后，社交軟件將成為職場的第四種常用交流工具，然而，這項工具的引入過程也存在碰壁現(xiàn)象.這個壁壘就是“代溝”。尤其是涵蓋各個年齡層員工的職場環(huán)境下.不同的人對科技產(chǎn)品的適應(yīng)性差別巨大，難以破壁。

日本總務(wù)省發(fā)布的《2017年版信息通信白皮書》顯示.2016年二三十歲人群的智能手機持有率超過90%.40歲人群為79.9%，60歲人群為33.4%，而繼電話和郵件之后，作為溝通工具得到普及的臉書、Line等軟件的使用率也因年齡的不同有差別。

盡管如此，在家庭內(nèi)部等私人場合，使用社交軟件的人在不斷增多。本刊主頁的網(wǎng)上調(diào)查中，94%的參與者表示日常中會用電子郵件，而在“最常使用的社交工具”一欄，46%的人的答案是LINE。很多人表示正是因為平時就在用LINE和臉書.才會覺得將企業(yè)版引入職場非常簡單。

那么將社交軟件引入職場時有什么秘訣呢？秘訣包括“從上而下”和“從下而上”兩種。

例如，前文提到的AOI Pro公司在2017年1月引入Workplace時，恰逢社長中江康人進行新年致辭，于是他向全體員工傳達了“多使用Workplace，少發(fā)郵件”的訊息，之后又制定了“80%的員工3天內(nèi)使用1次以上企業(yè)版臉書”的具體目標(biāo)，管理層也積極使用軟件，原本更新于公司主頁的信息也漸漸轉(zhuǎn)移至Worlplace。現(xiàn)在有九成以上員工習(xí)慣了日常使用這項工具。

而土屋皮具制造廠活用的則是“從下而上”的訣竅。最早開始用Workplace的職員會特意去找不太適應(yīng)軟件的年長同事，當(dāng)面問問對方：“剛剛是只查閱了一下嗎？”慢慢的，不太熟悉數(shù)碼軟件的員工也學(xué)會了社交軟件的用法。開會的時候，意見相左的人往往抱有精神壓力，可以即時溝通的社交軟件讓他們隨時發(fā)言討論，在活躍的交流中產(chǎn)生全新的想法，改善業(yè)務(wù)。

迅速應(yīng)對現(xiàn)場狀況

千葉縣市原市的昭和電工電子公司懷著共享靈感的目的引入Workplace。昭和電工電子的業(yè)務(wù)是開發(fā)制造硬盤，在競爭激烈的行業(yè)內(nèi)，細微的靈光一閃都有可能事關(guān)公司存亡。2016年昭和電工開始嘗試引入Workplace，首先為保全、供應(yīng)鏈、系統(tǒng)管理3個部門約100名員工訂購了安全系數(shù)強化的lpodtouch，安裝軟件，逐步實現(xiàn)社交軟件的應(yīng)用。副廠長鹽見大介說：“回到辦公室面對面匯報的時候，我們往往會丟掉很多關(guān)鍵信息，假使現(xiàn)場人員一發(fā)現(xiàn)問題，立刻拍照或錄像傳送至Workplace，大家就能共享即時信息?！?/p>

如今90%以上的員工會每天在Workplace上傳生產(chǎn)現(xiàn)場的問題。比如，有人提問：“怎么才能讓工作更有效率？”熟悉機械的同事、了解電氣知識的同事，或是擅長其他技能的同事就會各抒己見。鹽見說：“這樣一來，生產(chǎn)車間萌發(fā)了許多嶄新的發(fā)現(xiàn)，即便達不到做匯報的程度，或許也是重要的信息，我不希望員工們忽略這一點。”

未來的VR會議

將來，使用社交軟件作為溝通工具或許會成為企業(yè)的必修課。

下一步，職場或許會引入VR（虛擬現(xiàn)實技術(shù)）。在頭部佩戴VR設(shè)備，雙手戴上控制器，就能在VR空間自由操作虛擬角色，與同處這一空間的人聊天、游戲、自拍……在VR空間里，每個人都可以自由自在地表達意見。VR交流方式很快就會走入我們的日常生活。

美國《連線》雜志的創(chuàng)始主編凱文凱利說：“在社交媒體中，VR是社交性最強的一種，它將成為新的社交平臺，這種變化必然發(fā)生?！?/p>

實際上，即便臉書已擁有20億用戶，它也打算靠VR鞏固其作為次世代交流工具的地位。2014年，臉書公司收購了VR頭部設(shè)備制造商Ocuius公司，2014年4月公開發(fā)表了VR軟件“臉書空間”（FacebookSpaces），戴上VR設(shè)備，你就可以與你的臉書好友談天、觸摸空間內(nèi)物品、繪畫等等。

2016年被稱為“日本的VR普及元年”，均價幾萬日元的VR設(shè)備紛紛上市，面向一般消費者出售。盡管現(xiàn)在VR主要是在電子游戲業(yè)進行推廣但有預(yù)言稱它將成為未來人類溝通的基礎(chǔ)工具，人們無需碰面，就能與多人共享信息。

緊盯VR開發(fā)的不止臉書一家企業(yè)。日本VR社交公司Cluster已于2017年6月正式開始制作VR空間房，人們可以在這個“房間”召開會議或舉辦活動。只要持有電腦和VR設(shè)備，任何人都可以免費使用這一空間。CEO加藤直人說：“利用VR開會可以省去無謂的出行，還能與無法在現(xiàn)實中會面的人討論問題。我們在召開開發(fā)人員會議的時候，舊金山的一位著名VR開發(fā)者就突然出現(xiàn)在虛擬會場，參與了會議?！边^去只出現(xiàn)在科幻作品中的場景即將成為現(xiàn)實。

[譯自日本《AERA》周刊]