楊國芝

（廣西柳州市柳江區(qū)林業(yè)局 廣西柳州 545100）

1 目前我國工會檔案管理的具體職責(zé)

所謂的工會檔案，指的就是在為工會工作當(dāng)中進行服務(wù)的時候，要盡量的在從事保障職工權(quán)益和開展各項活動當(dāng)中，直接形成具有保存價值的文字或者是圖標等不同載體的文采資料。而且工會檔案管理工作屬于十分重要的內(nèi)容，能夠更好的對于工會日常當(dāng)中的工作進行了記錄，也可以很好的便于后續(xù)工作的進行。而且，工會檔案管理屬于工會工作當(dāng)中的組成部分，是整個工會組織的寶貴財富。

工會當(dāng)中的檔案管理承載了多項本職工作：①需要及時的完成上級下達的有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作，認真地執(zhí)行有關(guān)的命令，完成有關(guān)的工作內(nèi)容。②還需要認真地貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的一些法令、政策以及不同的要求等等，嚴格按照有關(guān)的順序和流程進行整理。還要根據(jù)每個工會當(dāng)中的實際情況制定出相關(guān)的管理政策和制度，不斷加強工會管理工作的規(guī)范性和標準化，提高整個工會的管理水平。

工會有關(guān)的負責(zé)人員通過將資料進行收集、整理、分類、鑒定，然后再加以統(tǒng)計和管理，就可以制定出有關(guān)的數(shù)據(jù)資料，完成職工的整個檔案管理。但是在進行檔案資料整理的時候，也具有一定的要求，必須嚴格按照國家保密法的規(guī)定，不能隨意向外界人員透露干部職工的資料信息，而且工會組織還需要做好相應(yīng)的檔案密級調(diào)整工作，做到合理、合規(guī)地利用檔案。還需要編制出相應(yīng)的檢索工具，根據(jù)相關(guān)的參考資料，積極開發(fā)有關(guān)人員檔案的信息資源。而且，工會要高度重視檔案管理工作，要充分認識到工會工作當(dāng)中的檔案管理工作是十分重要的內(nèi)容，為了可以更好的確保工會檔案工作的發(fā)展和管理更加符合現(xiàn)代化的需求，保持與時俱進、共同發(fā)展，那么就必須要加強對于工會檔案的管理和制約，不斷促使工會變得越來越標準化和規(guī)范化，只有這樣，才可以更好的利用有關(guān)檔案的資源信息，更好地為工會服務(wù)。

2 工會檔案管理的具體應(yīng)用

2.1 工會檔案管理的具體范圍

圖1 檔案管理流程圖（辦公室）

整體工會檔案管理應(yīng)該具體負責(zé)好有關(guān)的職責(zé)和責(zé)任，切實做好自己的本責(zé)，認真地完成有關(guān)檔案的立卷、歸檔、分類、編號等等各種事項。而且工會檔案歸檔的范圍還應(yīng)該包括到以下具體內(nèi)容：①職工代表大會的會議材料和工會制定的各種規(guī)章制度，會議材料包括了有關(guān)各種文件的通知、請示、報告等等，對于這些材料都要嚴格的記錄，而且材料的內(nèi)容一定要確保真實性，不能出現(xiàn)材料虛假的現(xiàn)象。②還包括了工會委員會、職工代表大會所制定出的工作計劃、工作總結(jié)、會議通知、會議記錄、調(diào)查材料或者其他資料等等。對于在一些商業(yè)活動或者是一些日常活動當(dāng)中所形成的資料，也要嚴格的進行管理，做成有關(guān)的資料管理記錄。③包括工會檔案工作人員的提拔以及先進個人的通知、評選先進集體和個人名單上報的資料、先進事跡、表彰事跡等等都要進行嚴格的記錄。此外，還包括一些關(guān)于組織變革和重大事件等等，都要進行完整的統(tǒng)計和管理。

2.2 工會工作當(dāng)中檔案管理的重要性分析

首先就是可以很大提高了工會工作人員基本信息的準確性。從根本上來說，工會工作的最主要內(nèi)容就是要切身關(guān)注好職工的生活和工作。隨著近些年經(jīng)濟的快速發(fā)展，我國整體的改革趨勢也在不斷的深入進行，各行業(yè)之間的競爭也越來越激烈，而且還面臨著結(jié)構(gòu)調(diào)整的趨勢，這些形式的發(fā)展給單位帶來了嚴重的挑戰(zhàn)，這些挑戰(zhàn)主要表現(xiàn)在職工隊伍結(jié)構(gòu)、退休工人、養(yǎng)老問題以及工作人員的思想動態(tài)問題上面，這些問題都給工會工作帶來了極大的挑戰(zhàn)。

通過建立起完善的工會檔案管理體系，可以很好的為工會的活動提供了極大的支持和便利。如果工會組織探望一些老弱病殘退休人員的時候，沒有詳細的檔案資料，那么就不能深入地了解到干部職工的家庭住址或者聯(lián)系方式等等各種信息，但如果建立了完善的干部職工的檔案資料，工會組織工作人員通過尋找有關(guān)的資料和信息，就可以詳細的了解到職工的年齡、家庭住址、聯(lián)系方式等等，而且還可以將需要探視工作人員進行分組，然后再建立起組織小組，委派其中的組長，確保工作不出現(xiàn)疏漏。這些都為進行有關(guān)的組織活動提供了極大的便利條件，而且還可以更加體現(xiàn)了工會組織關(guān)系職工的職能，避免了在探望過程當(dāng)中出現(xiàn)混亂或者是人員分散的現(xiàn)象，更加加快了活動的開展速度，提高了工會工作的效率。

工會當(dāng)中工作人員檔案資料的管理還可以很好的提高了工作人員的真實性。工會本身的特點就是具有著很強的群眾性和社會性，而且整體工會的資源還應(yīng)該更好的應(yīng)用于工會工作人員當(dāng)中，資料來源于職工，因此也應(yīng)該完完全全的應(yīng)用于職工本身。工會工作中的檔案管理工作通過詳細的信息歸類以及存儲，可以使得工會的日?；顒幼兊酶忧逦髁?，這就可以很大的提高了工會的真實性。比如工會在對單位當(dāng)中患有重大疾病的干部職工開展探望的時候，根據(jù)工作人員管理的患病職工的病情檔案以及家庭情況等等，就可以進行針對性的幫扶工作，而且這些妥善保管的原始票據(jù)也為工作的開展提供了極大的真實性。其次，工會也可以在開展意外傷害統(tǒng)計調(diào)查的時候，具有了一定的保障力度和可信度。

3 工會檔案的管理工作

整體的檔案資料屬于國家各項事業(yè)當(dāng)中的重要組成部分，而且還參與到了我國的經(jīng)濟建設(shè)、政治建設(shè)以及社會主義建設(shè)，在其中發(fā)揮了不可替代的作用，因此就必須要不斷加強我國工會當(dāng)中的檔案管理工作，認真的加以管理。

3.1 檔案管理干部職工工作的基本原則

首先要說的就是工會集中統(tǒng)一管理的原則，整體檔案管理的立卷歸檔、檔案保管、檔案鑒定、檔案利用、檔案登記統(tǒng)計等等，開發(fā)有關(guān)的檔案資源信息，都需要積極主動的提供便利，這樣可以確保更加的統(tǒng)一管理，不會出現(xiàn)任何的差錯和重復(fù)性操作。

確保整體檔案管理工作的安全性，對于一些歸檔的文件必須要收集齊全，而且還應(yīng)該分門別類地立卷歸檔，在歸檔以后任何人員都不能以任何理由進行銷毀或者是篡改，確保整體檔案管理工作的安全性。除了安全性，還要尤其注重檔案管理工作當(dāng)中的真實性，檔案管理過程當(dāng)中的資料、信息、圖片等等都需要進行真實的確定，相應(yīng)的文件還必須要使用紅頭和公章，不能使用復(fù)印件，確保檔案管理資料的真實性。

3.2 工會檔案的精細化管理

首先就是在檔案歸檔的時候，工作人員一定要收集好歸檔的范圍、時間以及相應(yīng)的資料信息等等。而且檔案管理還應(yīng)該注重科學(xué)性，標題明顯、書寫工整、裝訂整齊，這樣可以方便后續(xù)的查閱和利用。而且現(xiàn)在也可以逐漸的利用計算機系統(tǒng)來進行有關(guān)的檔案管理，更好地為檔案管理服務(wù)。

4 結(jié)束語

作為工會當(dāng)中的一個重要組成部分，工會的檔案管理和應(yīng)用可以更好地為工會工作開展提供相應(yīng)的參考和借鑒。而且隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷進步，那么就使得檔案管理工作人員需要不斷掌握有關(guān)的檔案管理知識，積極學(xué)習(xí)一些新型技術(shù)，不斷的為檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化做出貢獻。

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